Система управления персоналом

   Другой  характеристикой системы управления персоналом является ее сложность. «Чем сложнее система, тем шире состав выполняемых ею функций, тем более многообразные формы может принимать управление. Усложнение объекта влечет за собой усложнение управляющей им системы». Объективной основой усложнения системы является, с одной стороны, усложнение объекта управления - персонала (демократизация, развитие законодательства о труде, социального партнерства, потребностей, интересов и мотивов трудовой деятельности работников, усиление самоорганизующих начал и пр.). С другой стороны, усложнением самого процесса управления (совершенствование методов управления, преобладание интенсивных факторов развития организации, возникновение порожденных рыночными отношениями новых субъектов управления персоналом, процессы глобализации и пр.).

   Как и любая организационная система, система управления персоналом является открытой. Открытую систему принято схематически представлять в виде «черного ящика» (см. рис. 2).

   Рис. 2. Иллюстрация открытой системы 

   В рамках системы управления персоналом вопрос открытости-закрытости решается относительно, путем установления границ между системой и средой. «Отсутствие  границы не гарантирует наличие  хороших связей со средой, но размывает  систему и делает ее плохо управляемой». Поэтому создание систем управления персоналом, при которых функции  «размыты», слишком рассредоточены и организационно не оформлены, следует  признать неэффективным.

   Относительная открытость системы управления персоналом проявляется как в системе  в целом, так и в ее отдельных  элементах. Так, например, выделяют «открытую  кадровую политику» и «закрытую  кадровую политику».

   Проблема  открытости-закрытости системы управления персоналом тесно связана с ее автономностью. Будучи зависимой от среды, система может и должна функционировать относительно автономно. Обозначая цели и функции системы, среда предполагает, что частные вопросы будут решаться внутри системы. Это ставит перед системой управления персоналом по меньшей мере две группы проблем.

   Во-первых, система должна иметь необходимый  объем полномочий и прав в решении  поставленных перед ней задач, она  должна иметь свободу в принятии решений в той области и  в той мере, в какой она компетентна  это сделать. Так, во многих организациях, особенно с бюрократической структурой управления, для реализации каких-либо действий требуется чрезмерно большое  количество согласований и уточнений  со смежными системами управления даже по самым мелким и незначительным вопросам. При этом отметим, что персонал как объект управления отличается высокой  динамичностью, что требует оперативности  системы. В результате этих согласований теряется актуальность вопроса, и он находит свое решение вне системы.

   Во-вторых, пределы автономности также имеют  существенное значение. Этот тезис  можно воспринимать как предостережение  системе, когда она может работать на себя, не обеспечивая в должной  мере выполнение целей, поставленных средой. Чрезмерная «деформация работы на себя»  при снижении эффективности функционирования системы приводит к непродуктивному  использованию ресурсов, выделенных системе, и ставит вопрос о принципиальной необходимости ее существования. Анализ практики управления показывает, что  часто встречаются случаи, когда  служба управления персоналом увлекается своими внутренними реорганизациями, поиском и покупкой не столько  необходимых, сколько возможных  и «модных» методик и технологий управления персоналом. Если это сопровождается существенными сбоями и неэффективной  работой службы, то возникает конфликт между средой и системой, угрожающий самому существованию системы как  таковой.

   Немецкие  ученые заметили, что «излишняя автономизация  часто приводит к разрастанию  системы, включению в ее состав неактуальных элементов, бюрократизации управления, работе «на себя». В таких системах преобладают внутрисистемные интересы, реализация которых идет в ущерб  выполнения главной функции и  назначению системы в организации».

   Открытый  характер системы обуславливает  следующее ее качество - динамичность, что позволяет говорить о возможностях изменения состояния и параметров системы, закономерностях и тенденциях развития, факторах. Источниками изменения системы могут быть:

   - инерция движения, то есть сохранение  в течение некоторого времени  тенденций развития, приобретенных  системой в предшествующий период;

   - взаимодействие с внешней средой (внешние относительно организации  условия деятельности и внутриорганизационные  условия), которая изменяет цели  системы, условия функционирования;

   - внутренние источники, возникающие  в результате взаимодействия  элементов. Это могут быть изменения  в качественных и количественных  характеристиках персонала, в  составе и квалификации субъектов  управления, совершенствование методов  управления и пр.

   Относительно  сходными являются такие качества системы  управления персоналом, как адаптивность и способность к самоорганизации. «Самоорганизация - есть процесс настройки, адаптации системы к условиям ее существования». «Адаптация системы - способность системы возвращаться в состояние равновесия после того, как она под влиянием различных факторов была выведена из этого состояния, а также способность системы обеспечивать определенную устойчивость и защиту от разрушительных внешних воздействий». Для обеспечения способности к адаптации система должна иметь в себе избыточность, обусловленную необходимостью выживания в непредсказуемых экстремальных условиях.

   С точки зрения сложившейся в организациях России ситуации, адаптивность систем управления персоналом чрезвычайно  низка. Исследования показали, что изменения  внешней и внутриорганизационной  среды воспринимаются ею как «аврал». Причина такого положения видится  в низком уровне развития системы (преобладает  тип «отдел кадров») и слабый уровень  прогнозирования ситуации. Вместе с  тем, излишняя адаптивность может привести к консервативности системы, препятствующей смене ее типа.

   Наряду  с наличием качества самоорганизации, как следствия объективности  протекания в организации социально-трудовых процессов, система управления персоналом является также и управляемой, что  обусловлено вхождением в нее  субъекта управления. Уровень управляемости  системы зависит от того, насколько  полон охват процессов функциями  управления, совершенны ли использующиеся методы. Данные проведенного в организациях г. Омска исследования свидетельствуют, что из отмеченных в содержательной структуре процессов-функций в  среднем 38 % включены в сферу управления. В 37 % средних и крупных организаций  целенаправленными управленческими  воздействиями охвачено не более  трех процессов (чаще всего это стимулирование труда, разделение труда и высвобождение  персонала), в 48 % - не более пяти, и  лишь 9 % организаций в той или  иной мере управляют всеми процессами.

   Характеристики  системы управления персоналом, с  одной стороны, как динамичной и  изменяющейся, а с другой стороны, как относительно автономной, самоорганизующейся и управляемой, позволяют говорить об этапах и особых механизмах ее развития.

   Замечено, что внутренние качественные характеристики системы управления зависят от стадии жизненного цикла организации. Этап развития организации, по нашему мнению, является интегральным базовым фактором, определяющим содержание системы управления персоналом, что является следствием отнесения ее к числу организационных.

   Вместе  с тем, как и любая другая экономическая  и социальная система, система управления персоналом априори должна иметь  свои особенные закономерности, этапы  и стадии развития, что, однако, в  научной литературе не находит достаточно глубокого освещения. Хотя постановка такого вопроса подготовлена наработками  многих ученых и обоснована тем, что, во-первых, управление персоналом рассматривается  как система, во-вторых, доказывается, что любая социально-экономическая  система имеет свой жизненный  цикл. «Социальный цикл, как регулярно  повторяющаяся последовательность событий и состояний динамики социальной системы, является основным элементом организации социальной динамики, обеспечивающим стабильное воспроизводство и изменение  системы, соответственно, цикличность - один из атрибутов этой динамики, неотъемлемое ее качество».

   Основываясь на этом, Апенько С.Н. под жизненным  циклом системы управления персоналом понимает последовательную, регулярно  повторяющуюся во времени смену  определенных состояний системы, когда  на каждой новой стадии система приобретает  принципиально новые черты и  характеристики, повторяя некоторые  приобретенные ранее сходные  черты аналогичных стадий.

   Включенность  в общую систему управления организации, а также сквозной характер протекания внутриорганизационных социально-трудовых процессов обуславливает зависимость  системы управления персоналом с  жизненными циклами не только всей организации, но и отдельных ее элементов - продукции, материально-технической  базы, персонала и т.п. Однако, по нашему мнению, существует и определенная их изолированность, поскольку каждый из циклов имеет свою внутреннюю природу  и в соответствии с ней может  самостоятельно развиваться. Возможность  такого аспекта проблемы связана  с выделением большого цикла (развитие организации в целом) и малого цикла (развитие подсистемы организации), где последний является составной  частью первого и оказывает существенное влияние на характер и продолжительность  его стадий. «... наивысшая экономическая  эффективность производственной системы  может быть достигнута лишь в случаях  совпадения, совмещения циклов жизни  продукции с циклами и стадиями жизни элементов производства (материалов, оборудования, трудового и технологического процесса)». Поэтому цикл развития системы  управления персоналом по своим временным  параметрам короче цикла развития организации, он быстрее «оборачивается», поскольку  является его составной частью. 

   Итак, в течение своего жизненного цикла  система управления персоналом проходит определенные стадии. Мы предлагаем рассматривать  такие наиболее часто встречающиеся  в литературе при описании организационной  динамики стадии, как: создания, развития, стабилизации и спада. На каждой из этих стадий происходят существенные изменения как в целом всей системы управления персоналом, так  и ее отдельных элементов.

   Стадии  системы управления персоналом несколько  раз повторяются на этапах интенсивного роста, стабилизации, спада производства. Это связано с тем, что система  управления персоналом находится в  наиболее тесной зависимости от развития производства продукции, которая систематически модернизируется или обновляется  и, как следствие, изменяются сначала  средства труда, трудовой процесс, требования к персоналу, его структура и  характеристики, а затем и система  управления персоналом.

   Замечена  и относительная независимость  цикличности системы управления персоналом зависит и от многих цикличных  процессов, происходящих с персоналом. В частности, существуют циклы устаревания  знаний и навыков работников: «... нормой устаревания ... профессиональных знаний в развитых странах являются примерно 8 лет, а в наиболее продвинутых  технически и технологически отраслях - 5 лет, то есть за этот период обесценивается 20-30 % специальных знаний работника». Выделяют и циклы развития карьеры  персонала, овладения работником новой работой, эволюции трудовой группы. Наличие этих объективных закономерностей развития работников и трудовых групп неизбежно влияет на стадии жизненного цикла системы управления персоналом.

   Развитие  стадий жизненного цикла осуществляется в рамках определенного типа. Система  управления каждого типа в своем  развитии проходит стадии создания, развития, стабилизации и спада (см. рис. 3).

   На  стадии создания осуществляется первоначальное определение концептуальной модели, стратегии, политики управления персоналом конкретного предприятия в соответствии со сложившимися внешними и внутренними  факторами его функционирования. Разрабатывается и начинает строиться  организационная структура системы  управления персоналом. Определяются субъекты управления, распределяются между ними функции, права, полномочия в области управления персоналом. Подготавливается база для формирования и совершенствования деятельности структурного подразделения, выполняющего функции управления персоналом. Осуществляется оценка актуальности тех или иных функций и направлений управления персоналом и создаются условия  для их развития. Поскольку процесс  управления персоналом объективен и  начинает действовать сразу же, как  только в организацию включается объект (персонал), то еще на стадии создания система должна начинать выполнять  наиболее актуальные для организации  функции. Но качество их выполнения еще  не может быть достаточно высоким, так  как механизмы взаимодействия элементов  системы еще не отработаны.

   Рис. 3. Типы, стадии и этапы  развития системы  управления персоналом 

   На  стадии роста и развития уточняется стратегия развития системы управления персоналом с учетом динамичных факторов, и на основе этого детализируется политика. Изменяется состав субъектов  управления персоналом. Происходит рост эффективности функционирования службы управления персоналом. Накапливается  и совершенствуется методическая база для осуществления технологий управления персоналом. Идет активная адаптация  технологий, методов и средств  управления персоналом к условиям организации, постепенно достигается их системная  взаимосвязь.