Шпаргалка по "Менеджменту"

1) отправитель – лицо, собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение – собственно сама информация;

3) канал – средство передачи информации;

4) получатель – лицо, которому предназначена информация.

В процессе обмена информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных между  собой этапов:

1) зарождение идеи;

2) кодирование и выбор канала;

3) передача;

4) декодирование.

Коммуникации осуществляются в равной степени и при отправке сообщения кому-либо, и при его  получении.

При отправлении  сообщения мы стараемся вложить  определенный смысл в слова. При  получении сообщения каждый понимает его по-своему и в соответствии с этим даем соответствующий ответ.

Считается, что коммуникация была осуществлена эффективно, если собеседники, обсуждавшие какую-то тему или ситуацию, пришли к взаимопониманию и сделали  общие выводы.

Само зарождение идеи является начальным этапом коммуникационного  процесса. Именно здесь отправитель  информации принимает решение о  том, что идею или какое-либо сообщение  необходимо сделать предметом обмена.

На этом этапе  большое значение уделяется формированию и формулировке сообщения.

Коммуникации на предприятии делятся на два вида: вертикальные и горизонтальные, а  вертикальные, в свою очередь, – на восходящие и нисходящие.

Горизонтальные  коммуникации – это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня, например линейными  руководителями, которые не подчиняются  друг другу.

Горизонтальные  коммуникации происходят с целью  обмена результатами работ, опытом и  личной информацией.

Восходящие коммуникации – это процесс передачи информации от исполнителей к руководителю. Нисходящие коммуникации – это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным.

Процесс коммуникаций очень важен для эффективной  деятельности любой организации, а  мастерство общения – неотъемлемая часть профессионального менеджера.

50 КОНТРОЛЬ  В МЕНЕДЖМЕНТЕ 

Контроль – это  главная функция управления, которая  воспринимается как принуждение  и ограничение. Функция контроля, которую выполняет менеджер, состоит  в обеспечении подчинения кому-то или чему-то.

Предварительный контроль осуществляется перед началом выполняемой  работы (проверка качества сырья, готовности оборудования и др.). Выявление и  устранение на начальном этапе значительной массы препятствий в дальнейшем способствует снижению количества брака  в производстве. Различают три  направления проведения предварительного контроля:

1) при подборе персонала, когда работодатель выдвигает ряд жестких требований, которым должен соответствовать кандидат. Это касается, прежде всего, профессиональных навыков (квалификации);

2) при разработке материально-технической базы, когда работа строится на основе существующих стандартов (ГОСТов, ОСТов, ТУ и др.), предъявляемых к качеству сырья, продукции и техническим характеристикам оборудования;

3) при решении финансовых вопросов, когда составляется бюджет предприятия с указанием всех доходов и расходов, а также бизнес-плана на основе текущей деятельности предприятия.

Текущий контроль проводится в ходе выполнения работы (в процессе производства). Такой контроль проводится с целью выявления недостатков  в процессе выполняемой работы и  позволяет устранять возникающие  недоработки и причины, вызывающие их.

Недостаток этого  вида контроля – его дороговизна, что может привести к увеличению цены на готовую продукцию.

Итоговый контроль проводится по результатам деятельности предприятия. Его основной целью  является выявление недоброкачественной  продукции на этапе ее окончательного производства, с тем чтобы предотвратить  выход на рынок некачественной продукции.

Все перечисленные  выше виды контроля осуществляются в  три этапа.

1. Установление планируемых показателей. Это этап контроля, на котором ставятся определенные цели и задачи, которые необходимо решить для достижения той или иной цели.

2. Сопоставление планируемых результатов с действительными. На этом этапе осуществляется сравнение планируемых показателей реально полученными в результате завершения работы.

При несовпадении сравниваемых показателей определяется уровень  отклонений от заданных параметров, который  может быть отрицательным и положительным.

3. Процесс осуществления корректирующих мер. Это заключительный этап контроля, на котором осуществляется работа над ошибками. Предпринимается ряд действий, направленных на улучшение конкретного показателя в будущем.

51 ДЕЛОВОЕ  ОБЩЕНИЕ 

Деловое общение  – это прежде всего коммуникация, порождающая процесс непосредственного  или опосредованного взаимодействия участников общения. Отсюда можно сделать  вывод, что вначале возникает  взаимодействие, далее – общественные и психологические отношения между людьми. Поэтому необходимо правильно выбирать и использовать средства коммуникации, а также преодолевать коммуникационные барьеры непонимания.

Существует три  довольно распространенных способа  познания собеседника в общении:

1) идентификация – отождествление, которое предполагает уподобление себя собеседнику и попытку посмотреть на ситуацию как бы его глазами;

2) симпатия – сопереживание, т. е. постижения собеседника на основе чувств;

3) рефлексия (обращение назад) – это знание и понимание собеседника.

Существуют формы  делового общения.

1. Деловая беседа – устный контакт между собеседниками. К функциям деловой беседы относятся решение задач, общение между работниками одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов.

2. Деловая переписка. Основная форма – деловое письмо, может быть в виде официального документа, запроса, предложения и т. д.

При составлении  делового письма главным требованием  является актуальность. Оно должно быть кратким, логичным, убедительным, без излишней солидарности.

3. Деловое совещание – это дискуссия с целью разрешения организационных задач, включает в себя сбор и анализ информации.

Выделяют следующие  виды деловых совещаний:

1) по форме организации:

а) дискуссионное совещание – свободный обмен информацией;

б) диктаторское совещание;

в) кулуарное является продолжением другого совещания;

2) по целевой установке:

а) творческое, проводимое с целью поиска новых идей;

б) информационное – отчет о текущей деятельности.

Позиционный подход связан с наличием у собеседников двух альтернатив: уступать и не уступать.

Принципиальный  подход предполагает стремление участников к компромиссу и взаимной выгоде.

Публичное выступление  – это общение с большой  аудиторией с целью убеждения  ее в каких-либо идеях, выдвигаемых  оратором.

Публичное выступление  делится на три вида:

1) информационное;

2) побуждающее (например, митинг);

3) убеждающее – это торжественная речь в честь чего-либо.

Публичное выступление  являются одной из самых важных и  эффективных форм делового общения. Оратор должен обладать не только грамотно построенной речью, но и быть хорошим  психологом, четко следить за мимикой,

52 СУЩНОСТЬ  И КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  РЕШЕНИЙ 

Менеджером можно  назвать человека тогда, когда он принимает организационные решения  или реализует их через других людей. Принятие решений – составная  часть любой управленческой функции.

Управленческое  решение – это некий шаг (часть  деятельности менеджера), результатом  которого является осуществление действия для достижения цели предприятия. Данное понятие рассматривается как:

1) фиксированный управленческий акт, постановление, приказ и т. д.;

2) процесс разработки и реализации решения по разрешению проблемы;

3) выбор альтернативы при решении проблемы. Объектом управленческого решения могут быть проблемы, связанные с разрешением каких либо теоретических или практических вопросов.

Существуют требования, применяемые к управленческим решениям, – всесторонняя обоснованность решений; правомерность; непротиворечивость; своевременность; обеспеченность ресурсами; ясность и лаконичность.

Практически все  управленческие решения можно рассматривать  по нескольким основным критериям:

1) по масштабам:

а) глобальные (обязательные решения);

б) локальные (затрагивают конкретные структурные подразделения предприятия);

2) по продолжительности периода реализации:

а) краткосрочные (период менее 1 года);

б) среднесрочные (период от 1 года до 5 лет);

в) долгосрочные (период от 5 лет и более);

3) по направленности воздействия:

а) внешние,

б) внутренние;

4) по степени влияния на будущее организации:

а) стратегические (определяют общие цели, дальнейшего развития организации);

б) тактические – разработка определенных методов достижения долгосрочных целей;

5) по функциональному назначению:

а) регулирующие (метод выполнения тех или иных действий);

б) координирующие концентрируют усилия вокруг проблемы;

в) контролирующие;

6) по обязательности выполнения:

а) директивные (подлежат обязательному исполнению и принимаются только руководством фирмы);

б) рекомендательные (не являются обязательными для исполнения, так как принимаются совещательными органами фирмы);

7) по степени запрограммированности:

а) запрограммированные (принимаются на основе уже имеющегося опыта);

б) незапрограммированные (при принятии такого решения нет конкретного шаблона);

8) по сфере реализации:

а) в сфере исследований;

б) в сфере производства;

в) в сфере торговли;

г) в сфере услуг;

д) в сфере управления персоналом;

9) по способам принятия:

а) интуитивные;

б) адаптивные;

53 АЛГОРИТМ  ВЫРАБОТКИ, ПРИНЯТИЯ И РЕАЛИЗАЦИИ  УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 

Управленческое  решение – это деятельность, требующая  от менеджера ответственности, наличия  профессиональных знаний и навыков, а также информированности в  области новых технологий. От результатов  принимаемого решения зависит эффективность  деятельности всего предприятия.

Решения основывается на анализе текущей деятельности организации с выделением областей, требующих изменений. В таком  процессе определяются сущность и актуальность проблемы, требующей решения. В результате анализа формулируется проблема с перечнем причин, вызвавших эту  проблему. Только после этого осуществляется постановка цели, предполагающей решение  возникшей проблемы. Далее разрабатывается  несколько возможных вариантов  решения проблемы. В данном случае основным является принцип достижения максимального результата при наименьших затратах.

Каждое решение  представляет собой своего рода компромисс, так как изменение ситуации никогда  не может быть всесторонне положительным. Недостатки принимаемых решений  могут быть даже очень значительными, но с учетом сложившейся ситуации и конечного результата наиболее подходящими, поэтому руководитель должен уметь устранять их.

Определение причины  сложившегося затруднительного положения  уже наполовину означает ее решение. Критерии разрабатываются в зависимости  от возникшей ситуации, финансовых возможностей предприятия, потенциальных  препятствий и последствий, возникающих  после принятия решения. Разработка подобных критериев как бы оберегает  организацию от принятия решений, которые  будет невозможно реализовать.

После анализа ситуации необходимо разработать наибольшее количество возможных вариантов  решений подобной проблемы и составить  из них своеобразную базу данных. Такой  процесс позволяет в более  короткие сроки найти оптимальный  и объективный выход из сложившейся  ситуации.

Существуют методы принятия решений:

1) индивидуальный (решения принимаются только ответственным лицом, т. е. руководителем);

2) коллективный (решения принимаются в процессе совещания).

Выбор какой-либо альтернативы следует согласовать с исполнителями  и людьми, заинтересованными в  положительном исходе дела. После  выработки и принятия решения  оно реализуется. Для этого должна быть составлена детальная программа  по реализации решений, в которой  определяются сроки, средства, источники  этих средств. Контроль позволяет следить  за процессом исполнения и вносить  в него какие-либо изменения. Для  максимизации его эффективности  необходима четкая обратная связь между  руководящим звеном и исполнителями.