Процесс построения дерева целей системы управления предприятием

Процесс построения дерева целей системы управления предприятием

 

Содержание

 

Введение 3

1. Понятие «дерево целей» и теория метода 5

2. Понятие «цель» 6

3. Элементы формулировки целей 7

4. Построение целевой модели. Требования при построении дерева целей 12

Заключение 16

Список  литература 17

 

 

 

Введение

 

Для организации процесс  формирования целей является очень  важным фактором на пути к успеху. Целевое  начало в деятельности организации  возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь ориентиры, чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении. В первую очередь целевое  начало в деятельности организации  возникает потому, что организация - это объединение людей, преследующих определенные цели. Когда идет речь о целевом начале в поведении  организации и соответственно о  целевом начале в управлении организацией, то обычно говорят о двух составляющих: миссии и целях. Установление того и  другого, а также выработка стратегии  поведения, обеспечивающей выполнение миссии и достижение организацией своих  целей, является одной из основных задач  высшего руководства и соответственно составляет очень важную часть стратегического  управления. Определение цели системы  является одним из наиболее важных, сложных и трудно разрешаемых  вопросов. Его важность не вызывает сомнений – неправильное или недостаточно четкое определение цели приводит к  весьма серьезным последствиям для  системы в целом, обрекает ее на "слепое" блуждание в динамически изменяющихся условиях внешней среды.

Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое  строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.

Один из методов, используемых в для совершенствования в управления организацией – построение «дерева целей», именно он подлежит рассмотрению в данной работе.

Задачи работы:

- рассмотреть теоретические  основы данного метода;

- определить понятие целей   и элементы их формулировки;

- рассмотреть процесс  построения дерева целей.

Теоретической базой для  выполнения работы послужили учебные  пособия по исследованию систем управления. 

1. Понятие «дерево целей» и теория метода

 

Дерево целей – понятие довольно распространенное среди менеджеров и владельцев своего дела. Это один из самых эффективных методов планирования. Он не представляет собой ничего сверхъестественного, и является отражением всех общих принципов планирования.

Идея метода дерева целей впервые  была предложена американскими исследователями  Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 году. Свое название схема получила благодаря сходству с перевернутым деревом.

Концепция «дерева целей» представляет собой упорядочивающий инструмент (подобный организационной схеме  компании), используемый для формирования элементов общей целевой программы  развития компании (главных или генеральных  целей) и соотнесения со специфическими целями различных уровней и областей деятельности¹.

Новизна метода, предложенного Ч. Черчменом и Р. Акоффом, заключалась в том, что ими предпринималась попытка придать различным функциональным подсистемам количественные веса и коэффициенты с целью выявить, какие из возможных комбинаций обеспечивают наилучшую отдачу.

Термин «дерево» подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней или, начиная с некоторого уровня — функциями.

Как правило, термин «дерево целей» используется для иерархических  структур, имеющих отношения строго древовидного порядка, но сам метод  иногда применяется и в случае «слабых» иерархий.

Данный метод широко применяется  для прогнозирования возможных  направлений развития науки, техники и технологий.

Таким образом, так называемое дерево целей, тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня.

2. Понятие «цель»

 

Понятие «цель» и связанные  с ним понятия целесообразности, целенаправленности лежат в основе развития системы.

Процесс целеобразования и соответствующий ему процесс обоснования целей в организационных системах весьма сложен. На протяжении всего периода развития философии и теории познания происходило развитие представлений о цели. Анализ определений цели и связанных с ней понятий показывает, что в зависимости от стадии познания объекта, этапа системного анализа, в понятие "цель" вкладывают различные оттенки - от идеальных устремлений (цели, достижение которых невозможно, но к которым можно непрерывно приближаться), до конкретных целей - конечных результатов, достижимых в пределах некоторого интервала времени.

В некоторых определениях цель как бы трансформируется, принимая различные оттенки в пределах условной "шкалы" - от идеальных  устремлении к материальному  воплощению, конечному результату деятельности (рис.1).

 

Идеальные устремления                                              Конечный результат

 

       Побуждение к                                                 Достижимость

       деятельности

Рисунок 1 – Понятие цели

Наряду с приведенным  выше определением, целью называется "то, к чему стремится, чему поклоняется  и за что борется человек" ("борется" подразумевает достижимость в определенном интервале времени);  под целью  понимается "модель желаемого будущего" (при этом в понятие "модель" можно вкладывать различные оттенки  реализуемости) и, кроме того, вводится понятие, характеризующее разновидность  цели ("мечта - это цель, не обеспеченная средствами ее достижения".

Противоречие, заключенное  в понятии "цель", необходимость  быть побуждением к действию, "опережающим  отражением" или "опережающей  идеей", и одновременно материальным воплощением этой идеи, т. е. быть достижимой, - проявлялось с момента возникновения этого понятия: так, древнеиндийское "цель" означало одновременно "мотив", "причину", "желание", "цель" и даже - "способ".

В русском языке вообще не было термина "цель". Этот термин заимствован из немецкого и имеет  значение близкое к понятию "мишень", "финиш", "точка попадания".

Диалектико-материалистическое понимание цели очень важно при  организации процессов коллективного  принятия решений в системах управления. В реальных ситуациях необходимо оговаривать, а каком смысле на данной этапе рассмотрения системы используется понятие "цель", что в большей степени должно быть отражено в ее формулировке - идеальные устремления, которые помогут коллективу лиц принимающих решение (ЛПР), увидеть перспективы, или реальные возможности обеспечивающие своевременность завершения очередного этапа на пути к желаемому будущему.

3. Элементы формулировки целей

 

Цель — это те основные результаты, к которым предприятие стремится в своей деятельности на протяжении длительного времени. Оттого насколько правильно выбрана цель и насколько четко и ясно она сформулирована, зависит успех предприятия. Непродуманное и нечеткое формулирование цели приводит к тому, что вся система управления работает неэффективно. Следовательно, в современном менеджменте без четкого определения цели, без выявления соотношения целей, средств достижения целей, оценки эффективности и путей достижения целей нельзя решать проблему эффективного управления предприятием².

В системе управления предприятием цели выполняют ряд важных функций:

− Во-первых, цели отражают философию предприятия, концепцию его деятельности и развития. А поскольку виды деятельности лежат в основе общей и управленческой структуры, именно цели определяют в конечном счете характер и особенности предприятия;

− Во-вторых, цели уменьшают неопределенность текущей деятельности как предприятия, так и отдельного человека, становясь для них ориентирами в окружающем мире, помогают приспособиться и сконцентрироваться на достижении желаемых результатов;

− В-третьих, цели составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности, направленной на их реализацию, а также материального и морального поощрения наиболее отличившихся сотрудников.

При формулировании цели необходимо делать акцент на ее актуальность и значимость.

Актуальность цели проверяется как можно чаще по мере изменения основных факторов и условий внешней и внутренней среды. Следовательно, цели и их приоритеты не являются постоянными, они могут пересматриваться, уточняться, если цель считается достигнутой, или оказалась невыполненной или нереальной.

Отсюда следует, что любая  деятельность в системе управления оправдана в том случае, если учитываются следующие требования: конкретность, измеряемость, реальность, гибкость, совместимость, взаимоподдерживаемость³.

Во-первых, цель должна быть конкретной, т. е. выражена не только качественными, но и количественными показателями.

Во-вторых, цель должна быть реальной, достижимой в данных условиях.

В-третьих, цель должна быть гибкой, способной к трансформации и корректировке в соответствии сменяющимися условиями деятельности предприятия.

В-четвертых, цель достигается в результате совместной деятельности всего персонала, так как оказывает существенное влияние на мотивацию работников, которые хотят достичь реализации цели, установленной для предприятия. Если цель не достижима, стремление работников к успеху будет заблокировано и их мотивация ослабнет, т.к. в повседневной жизни принято связывать вознаграждение и повышение по службе с достижением цели предприятия.

В-пятых, цели должны быть совместимыми друг с другом во времени и пространстве и не ориентировать персонал на действия, противоречащие друг другу.

В-шестых, цель должна быть измеряемой. С точки зрения измеряемости цели, важно знать:

− что измерить;

− как измерить;

− конкретные функции измерения;

− каковы издержки измерения;

− обеспеченность методологической и информационной базы данных;

− выбор конечных критериев (показателей) для измерения.

Цели, которые ставит перед  собой организация, можно классифицировать по следующим признакам:

1. по источникам возникновения:

• определенные потребностями  окружающей среды, в которой функционирует  данная организация;

• возникающие в результате необходимости удовлетворения потребностей участников организации;

2. с точки зрения комплексности:

• простые;

• сложные, которые декомпозируются  на подцели;

3. по степени важности:

• стратегические, которые  ставятся для решения перспективных  масштабных проблем;

• тактические, которые разрабатываются  для достижения стратегических целей;

4. по времени, необходимому для их реализации:

• долгосрочные (свыше 5 лет);

• среднесрочные (от года до 5 лет);

• краткосрочные (до одного года);

5. по содержанию:

• технологические, которые  ставятся для компьютеризации организации  и обеспечения ее новыми технологиями;

• экономические, необходимые  для достижения финансовой устойчивости;

• маркетинговые, которые разрабатываются для формирования нового продукта и выхода на новый рынок, и др.;

6. с точки зрения приоритетности:

• необходимые, которые обеспечивают функционирование организации;

• желательные, достижение которых благоприятно скажется на организации;

• возможные, которые никак  не скажутся на существовании и развитии организации в настоящее время;

7. по направленности:

• на конечный результат, например выпуск товара или предоставление той  или иной услуги;

• осуществление той или  иной деятельности, например улучшение  рабочих условий на производстве;

• достижение определенного  состояния объекта управления, например повышение квалификации или приобретение работником новой профессии;