Принципы формирования команды проекта

Терминология

1. Командная работа – поведенческие аспекты отношений между членами команды, т.е. сотрудничество для успешной деятельности (но не управление командой)
2. Повышение сплоченности команды – специальные действия, в т.ч. вне офиса, направленные на сплочение членов команды и усиления чувства коллективизма
3. Интеграционная команда – команда, которая объединяет несколько разных команд для внедрения единого стандарта работы
4. Команда управления – команда, состоящая из руководителей, которая решает глобальные вопросы развития компании или решает важные тактические вопросы на уровне отделов
5. Самоуправляемая команда – команда, которая не имеет формального руководителя, где все члены команды в равной степени несут ответственность за конечный результат
6. Руководитель команды – член команды, который берет на себя функции координации и направления деятельности других членов команды, а также соблюдения общего принципа командной работы
7. Спонсор – инициатор и создатель команды, который определяет общее направление деятельности команды и оказывает ей финансовую и иную необходимую подержку
8. Член команды – участник группы, который выполняет в команде определенную работу и разделяет коллективную ответственность за конечный результат

Факторы, влияющие на успех  создания команды в бизнесе

I. Организационные факторы

§       Трудности и проблемы Вашей компании на рынке

§       Выбор: команда или рабочая группа?

§       Выбор типа команды, который более всего соответствует характеру проблемы

§       Определение квалификации и практического опыта руководителя и членов команды

§       Привлечение спонсора и команды управления для создания и развития команды

§       Изучение опыта других команд внутри организации

§       Совершенствование системы оплаты, обмена информацией, рабочих процессов под новую команду

§       Определение рамок и уровня полномочий команд

§       Привлечение финансовых и человеческих ресурсов для функционирования команды

§       Выбор оптимального подхода при переходе на командный принцип работы: эксперимент, поэтапный переход, полное погружение

II. Управленческие факторы

§       Определение цели команды и ожидаемых от нее результатов

§       Поддержка и направление команды, развитие навыков фасилитации, т.е. содействия процессам

§       Получение материальных и нематериальных ресурсов для обеспечения деятельности команды

§       Поиски внешних партнеров команды

§       Определение препятствий, с которыми может столкнуться команда, и поиск путей их устранения

§       Оценка собственной готовности делегировать полномочия и ответственность другим членам команды

III. Индивидуальные факторы

§       Развитие технических и межличностных навыков у членов команды

§       Подбор специалистов с хорошим потенциалом и перспективами работы

§       Оценка необходимости дополнительного обучения сотрудников

§       Мотивация каждого члена команды и преодоление сопротивления, которое может возникнуть при переходе на командный принцип работы

§       Определение ключевых ролей в команде и отбор сотрудников, которые могут справиться с ролями лучше всего

 

2. Принципы формирования команды проекта

2.1. Признаки команды проекта

 

Как было сказано выше, для управления любым проектом на период его осуществления создается  специфическая временная организационная  структура, возглавляемая руководителем  проекта.

По форме команда  проекта отражает существующую организационную структуру управления проектом, разделение функций, обязанностей и ответственности за принимаемые решения в процессе его реализации. На верхнем уровне структуры находится менеджер проекта, а на нижних – исполнители, отделы и специалисты, отвечающие за отдельные функциональные сферы.

По содержанию команда  проекта представляет собой группу специалистов высокой квалификации, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для эффективного достижения целей проекта.

Основной стратегический фактор создания и деятельности проектной  команды – реализация проекта  – длительное предприятие, обладающее повышенной долей риска и подверженное постоянным изменениям. Поэтому особой характеристикой проектной команды является предпринимательский характер ее деятельности, направленный на решение слабоструктурированных задач и быстрое реагирование на требования внешней среды и меняющиеся условия реализации проекта.

2.2. Состав команды проекта

 

Процесс командообразования принято рассматривать как образование  единого, целостного коллектива управленцев, способного эффективно достигать цели проекта. Командная кооперация персонала  позволяет увеличить производительность управленческого труда на 70-80%.

Команда проекта создается  руководителем проекта – юридическим  лицом-заказчиком. Задачей руководителя проекта при формировании команды  является подбор членов команды, которые  обеспечивали бы:

• соответствие количественного и качественного состава команды целям и требованиям проекта;
• эффективную групповую работу по управлению проектом;
• психологическую совместимость членов команды и создание активной стимулирующей «внутрипроектной» культуры;
• развернутое внутригрупповое общение и выработку оптимальных групповых решений проблем, возникающих во время реализаци проекта.

Руководитель проекта  назначает менеджера проекта, осуществляющего  общее руководство проектом, контролирующего  его основные параметры и координирующего  деятельность членов команды. Менеджер проекта с одобрения руководителя определяет необходимое число специалистов – членов команды, их квалификацию, проводит отбор и наем работников.

«Костяк» команды составляют ее постоянные члены – разработчики проекта. К себе в помощники они  могут привлекать специалистов интересующих их областей.

2.3. Стадии жизненного цикла команды проекта

 

Команда проекта имеет  свой жизненный цикл, в котором  можно выделить пять основных стадий: формирование, срабатываемость, функционирование, реорганизацию, расформирование.

При формировании команды набираемые специалисты подчас незнакомы друг с другом, не работали вместе. Для их эффективной совместной деятельности необходим определенный период, когда они определят отношения, адаптируются к условиям работы в команде, осознают себя единым целым. На стадии формирования происходит знакомство членов команды друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности.

Период срабатываемости  – это период начала совместной работы, развития сплоченности группы, решающей коллективную задачу. Обычно он характеризуется повышенным уровнем конфликтности, вызванным различием в характерах специалистов, подходах, стилях и методах решения проблем. На этой стадии внутри команды идет процесс выделения лидеров, определяются роли работников и их место в команде.

Наиболее продолжительной  считается рабочая стадия, когда  на основе сформированного командного чувства идет нормальный продуктивный процесс работы. Эта стадия характеризуется  максимальным раскрытием индивидуальных творческих способностей, члены команды учатся понимать и учитывать интересы друг друга.

При изменении проекта, изменении структуры управления проектом, завершении отдельных стадий проекта, замене работников в связи  с профессиональным несоответствием  приглашением временных специалистов и экспертов и в других случаях наступает стадия реорганизации. Задача менеджера на этой стадии заключается в организации адаптации новых членов команды к стилю и методам взаимоотношений в команде, в становлении их профессиональной роли, определении обязанностей и т.п.

При завершении отдельных  стадий и/или всего проекта расформировываются соответственно отдельные подразделения  и/или вся команда. При этом возможны два варианта дальнейших действий специалистов компании. В первом случае по окончании  проекта работники возвращаются в свои функциональные подразделения организации. Во втором случае, если команда проекта формировалась не из сотрудников данной организации, менеджер проекта сталкивается с проблемой дальнейшего трудоустройства работников, которые не имеют возможности вернуться на прежнее место работы. Руководителю команды рекомендуется проявлять внимание к дальнейшему трудоустройству специалистов в профессиональной сфере, предоставлять объективные рекомендации членам проектной группы с указанием их квалификации, знаний, навыков и опыта работы.

2.4. Определение функциональных обязанностей участников команды проекта

 

Особенностью распределения  обязанностей между членами команды  проекта является командная ответственность  за выполнение отдельных функций, за отдельные сферы деятельности, т.е. распределение обязанностей производится укрупнённо между подразделениями команды, а внутри подразделений наблюдается коллегиальное принятие решений и солидарная ответственность за результаты деятельности.

2.5. Отбор проектной команды

 

Отбором проектной команды  занимается менеджер проекта. Решение  по отбору и найму функциональных менеджеров принимается совместно  с непосредственным руководителем  соответствующего отдела. Специалистов в подразделения команды отбирает менеджер функционального подразделения.

Критериями отбора обычно выступают образование, опыт работы, медицинские данные (так как для  выполнения некоторых видов работ  по проекту могут потребоваться  определенные физические качества, которые  должны быть подтверждены соответствующими медицинскими документами).

При отборе команды проекта  помимо профессиональных требований необходимо учитывать следующие качества: умение работать в группе; самостоятельность, предприимчивость; желание брать  ответственность за принимаемые решения; умение принимать рискованные решения, работать в условиях неопределенности; коммуникабельность, устойчивость к стрессам; низкий уровень конфликтности; соответствие ценностных установок целям и ценностям проекта.

Для работы в проектной  команде предпочтителен возраст персонала от 25 до 45 лет, который характеризуется высокой активностью, высокой обучаемостью и способностью  к инновационному типу мышления.

 

3. Практическое применение методов командообразования

 

Название нашей команды - NEXT.

Девиз команды – «Будущее за нами!».

Наша команда является отделом по вопросам образования  городской управы  города Энск.

Миссией команды является повышение уровня и качества образования  в городе.

Начальник отдела - ЕМ.

Заместитель начальника отдела - Е Е.

Специалист отдела по дошкольному образованию – ВЮ.

Специалист отдела по школьному образованию - КО.

Специалист отдела по высшему образованию – РН.

Специалист отдела по вопросам финансирования - ЗЕ.

Специалист отдела по юридическим вопросам - ЛЮ.

Сферу образования наша команда выбрала потому, что она очень важна для полноценного функционирования государства, для воспитания будущих поколений, для создания фундамента рабочей силы страны. Современный мир развивается в жестких условиях конкуренции. На рынке существует огромное количество предприятий, предлагающие различные виды товаров и услуг. Чтобы данные компании успешно развивались им необходимы специалисты, которые обладали бы  новыми, инновационными знаниями, специалисты, которые могли бы принять нестандартное решение при решении различных проблем. Наша страна сможет обладать такими специалистами только в том случае, если система образования будет изучена, проанализирована и усовершенствована.

В данный период времени  в Росси существует множество  проблем в системе как дошкольного, так и школьного и вузовского образования. Путем решения этих проблем можно улучшить качество образования в России, повысить уровень подготавливаемых в ней специалистов и обеспечить тем самым стабильное будущее России.

1. Лидер глазами команды. Поскольку лидер команды является в какой-то мере ее лицом, то он должен обладать определенными как профессиональными, так и личностными качествами. Команда возлагает на лидера огромную ответственность принятия конечного решения, от которого зависит положение всей команды. Поэтому в нашей команде лидер обладает определенными знаниями в различных сферах, относящихся к деятельности всей команды, умеет применять эти знания на практике и обладает опытом работы в данной сфере, или аналогичной ей. Это человек, который пользуется полным доверием и уважением со стороны членов команды, он считается с мнением каждого из команды и имеет хорошие организаторский способности, т.к. деятельность лидера направлена на получение максимального результата для своей команды, а он напрямую зависит от эффективной организации работы членов команды. Также лидер – это человек, способный завоевывать уважение и расположение как членов команды, так и конкурентов, умеющий не допускать, или разрешать уже возникшие конфликтные ситуации. Наш лидер должен уметь налаживать с конкурентами эффективные коммуникации с целью установления с ними партнерских отношений. Получая информацию от членов команды, лидер должен уметь ее анализировать, выделяя главное, принимать единственно правильное решение, которое может быть основано не только на знаниях, но и на его интуиции. Как одну из важнейших составляющих образа лидера команды можно выделить и его волевые качества: предприимчивость, активность, умение выстоять в любой ситуации, не утратив как своего лица, так и лица команды, и как основной компонент - волю и стремление к победе, ориентацию на получение максимального результата.