Основы менеджмента

       Количество людей, подотчетных  одному менеджеру, называют нормой  управляемости. Это важнейший  аспект организационной структуры.  Если одному менеджеру подчиняется  много работников, то норма управляемости  велика, что в результате дает  плоскую структуру организации.  Если же норма управляемости  мала, значит, организация имеет  высокую структуру. Как правило,  крупные организации с плоской  структурой имеют меньше уровней  управления, чем организации сопоставимого  размера с высокой структурой.

       «Идеальной» нормы управляемости  не существует; на этот показатель  влияет множество переменных  внутри организации и во внешней  среде. Более того, ни норма  управляемости, ни высота организационной  структуры не зависят от размера  организации. Например, цели и  направление деятельности римской  католической церкви и розничной  торговой сети Sears очень сильно отличаются, но они обе знамениты огромной нормой управляемости и небольшим количеством уровней управления. Церковь — организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире, — имеет всего четыре уровня, а стандартная армейская структура, объединяющая сто человек, включает десяток воинских званий. 

     Инфраструктура  менеджмента.

     Инфраструктура (от лат. infra — ниже, под и structura — строение, расположение) — совокупность сооружений, зданий, систем и служб, необходимых для функционирования отраслей материального производства и обеспечения условий жизнедеятельности общества. Различают производственную (дороги, каналы, порты, склады, системы связи и др.) и социальную (школы, больницы, театры, стадионы и др.) инфраструктуру. Иногда термином «инфраструктура» обозначают комплекс так называемых инфраструктурных отраслей хозяйства (транспорт, связь, образование, здравоохранение и др.). 

     Исходя  из этого определения инфраструктура менеджмента должна включать условия, материальные и социальные факторы, обеспечивающие управление организацией. В общем случае нужен субъект управления, нужен объект управления, нужны каналы управления, нужна власть и другие рычаги воздействия, нужны компетенция управленцев, авторитет руководителя. 

     На  каждом уровне менеджмента, в зависимости  от ситуации, специфики менеджмента, объекта управления, требуются также  специфицированные виды обеспечения  управления из следующего набора: 

     • научно-методическое обеспечение: включает разработку оригинальных или использование  имеющихся современных научных  методологий и методов осуществления  процесса управления, исследование управляемых  систем, передового отечественного и  зарубежного опыта, выбор инструментария управления, проведение исследований рынков труда, проведение исследований перспектив развития организации; 

     •    финансовое обеспечение: включает обоснование, планирование и получение финансовых средств на проведение работ по управлению объектом (бюджетирование), составление  сметы затрат на управление и контроль за ее исполнением; 

     •    материально-техническое обеспечение: наличие средств

       организационной техники, получения  и обработки информации, необходимой  для управления; 

     •    организационное обеспечение: включает разработку и реализацию проектов разделения труда, организации, специализации  и кооперации рабочих мест на основе современных принципов,  организацию  ведения  информационно-справочного  аппарата, структуризацию системы управления; 

     •    правовое обеспечение включает подведение основательной

     правовой  базы под все действия, связанные  с управлением, включая хозяйственное, гражданское, административное, трудовое и другие виды права, а также нормативные  документы всех уровней, регламентирующие деятельность работников, подразделений, организации в целом; 

     •    информационное обеспечение: получение  и обработка всей

     доступной информации для принятия управленческих решений, включая сведения о состоянии  и тенденциях во внешней среде  и в самой организации; 

     кадровое  обеспечение: наличие в самой  системе управления на всех позициях квалифицированного персонала, который  в состоянии провести весь вышеперечисленный  спектр работ самостоятельно либо с  привлечением специалистов.

     Внутренняя  и внешняя среда  организации.

     Внешняя среда организации

     Характеристика  внешней среды организации и ее основные элементы

       В настоящее время менеджерам  необходимо учитывать действие  факторов, находящихся вне организаций,  поскольку организация как открытая  система зависит от внешнего  мира в отношении поставок  ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять  существенные факторы в окружении,  которые повлияют на его организацию,  подбирать методы и способы  реагирования на внешние воздействия.  Организации вынуждены приспосабливаться  к среде, чтобы выжить и сохранить  эффективность.

       Выделяют следующие основные  характеристики внешней среды:

     взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения  может обуславливать изменение  других;

     сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана  реагировать, а также уровень  вариативности каждого фактора;

     подвижность среды — скорость, с которой  происходят изменения в окружении  организации. Окружение современных  организаций изменяется с нарастающей  скоростью. Подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация  или подразделение должны опираться  на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные  решения;

     неопределенность  внешней среды — соотношение  между количеством информации о  среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные  решения.

     Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации. К ним  относят поставщиков, акционеров, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребителей и конкурентов.

       Под средой косвенного воздействия  понимают факторы, которые могут  не оказывать прямого немедленного  воздействия на организацию, но  сказываются на ее функционировании. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический  прогресс, социокультурные и политические  изменения, влияние групповых  интересов и существенные для  организации события в других  странах.

     Внутренняя  среда организации и ее основные элементы

       Инфopмaция o внyтpeннeй cpeдe фиpмы нeoбxoдимa мeнeджepy, чтoбы oпpeдeлить внyтpeнниe вoзмoжнocти, пoтeнциaл, нa кoтopыe фиpмa мoжeт paccчитывaть в кoнкypeнтнoй бopьбe для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй. Анaлиз внyтpeннeй cpeды пoзвoляeт тaкжe лyчшe yяcнить цeли и зaдaчи opгaнизaции. Вaжнo тo, чтo пoмимo пpoизвoдcтвa пpoдyкции, oкaзaния ycлyг opгaнизaция oбecпeчивaeт вoзмoжнocть cyщecтвoвaния cвoим paбoтникaм, coздaeт oпpeдeлeнныe coциaльныe ycлoвия для иx жизнeдeятeльнocти.

     Анaлиз внyтpeннeй cpeды пpoвoдят пo cлeдyющим нaпpaвлeниям:

     пpoизвoдcтвo: oбъeм, cтpyктypa, тeмпы пpoизвoдcтвa; нoмeнклaтypa пpoдyкции пpeдпpиятия; oбecпeчeннocть cыpьeм и мaтepиaлaми, ypoвeнь зaпacoв, cкopocть иx иcпoльзoвaния, cиcтeмa кoнтpoля зaпacoв; нaличный пapк oбopyдoвaния и cтeпeнь eгo иcпoльзoвaния, peзepвныe мoщнocти, тexничecкaя эффeктивнocть мoщнocтeй; мecтoнaxoждeниe пpoизвoдcтвa и нaличиe инфpacтpyктypы; экoлoгия пpoизвoдcтвa; кoнтpoль кaчecтвa, издepжки и кaчecтвo тexнoлoгий; пaтeнты, тopгoвыe мapки и т.п.;

     пepcoнaл: cтpyктypa, пoтeнциaл, квaлификaция, кoличecтвeнный cocтaв paбoтникoв, пpoизвoдитeльнocть тpyдa, тeкyчecть кaдpoв, cтoимocть paбoчeй cилы, интepecы и пoтpeбнocти paбoтникoв;

     opгaнизaция yпpaвлeния: opгaнизaциoннaя cтpyктypa, cиcтeмa yпpaвлeния; ypoвeнь мeнeджмeнтa, квaлификaция, cпocoбнocти и интepecы выcшeгo pyкoвoдcтвa; фиpмeннaя кyльтypa; пpecтиж и имидж фиpмы; opгaнизaция cиcтeмы кoммyникaций;

     мapкeтинг: тoвapы, пpoизвeдeнныe фиpмoй, дoля нa pынкe; вoзмoжнocть coбиpaть нeoбxoдимyю инфopмaцию o pынкax; кaнaлы pacпpeдeлeния и cбытa; мapкeтингoвый бюджeт и eгo иcпoлнeниe; мapкeтингoвыe плaны и пpoгpaммы; нoвoввeдeния; имидж, peпyтaция и кaчecтвo тoвapoв; cтимyлиpoвaниe cбытa, peклaмa, цeнooбpaзoвaниe;

     финaнcы и yчeт: финaнcoвaя ycтoйчивocть и плaтeжecпocoбнocть; пpибыльнocть и peнтaбeльнocть (пo тoвapaм, peгиoнaм, кaнaлaм cбытa, пocpeдникaм); coбcтвeнныe и зaeмныe cpeдcтвa и иx cooтнoшeниe; эффeктивнaя cиcтeмa yчeтa, в тoм чиcлe yчeтa издepжeк, фopмиpoвaния бюджeтa, плaниpoвaния пpибыли.

     Взаимосвязь внутренних и внешних  переменных.

     Формы организации системы  менеджмента.

     Организационная структура управления обеспечивает выполнение общих и конкретных функций  управления, сохраняет целесообразные вертикальные и горизонтальные связи  и разделение элементов управления. Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также  их подчиненностью и директивными отношениями. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам. Оно может  быть ориентировано на подпроцессы промышленного производства; изготавливаемые изделия; пространственные производственные условия. Организационная структура регулирует разделение задач по отделениям и подразделениям; их компетентность в решении определенных проблем; общее взаимодействие этих элементов. Тем самым фирма создается как иерархическая структура. 

     Задача  менеджеров состоит в том, чтобы  выбрать ту структуру, которая лучше  всего отвечает целям и задачам  организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторами. «Наилучшая» структура – это  та, которая наилучшим образом  позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней  средой, продуктивно и целесообразно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников и, таким образом, удовлетворять  потребности клиентов и достигать  своих целей с высокой эффективностью. 

     Организационная структура аппарата управления –  форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение  и должность создаются для  выполнения определенного набора функций  управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные  лица наделяются определенными правами  на распоряжение ресурсами и несут  ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.  

     Различают связи: линейные (административное подчинение), функциональные (по сфере деятельности без прямого административного  подчинения), межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня). 

     В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов  организационных структур управления: линейная (каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями  по всем видам деятельности); функциональная (реализует тесную связь административного  управления с осуществлением функционального  управления); линейно-функциональная (линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы; линейные руководители низших ступеней административно не подчинены  функциональным руководителям высших ступеней управления); матричная (характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой - руководитель программы или направления); дивизиональная (дивизионы или филиалы выделяются или по области деятельности или географически); множественная (объединяет различные структуры на разных ступенях управления, например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах – линейно-функциональная или матричная). 

     Эффективность управления фирмой во многом зависит  от четкого разграничения компетентности отдельных служб (подразделений) управления, их ответственности и обеспечения  в них нормальных рабочих взаимоотношений. Поэтому скелет управления – его  организационная структура –  должен обрастать «мускулатурой  управления». Этому способствуют следующие  нормативные документы: положения  об отделах и службах; должностные  инструкции. 

     Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Должностные  инструкции обеспечивают четкое разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками фирмы. Они содержат: общую часть; основные задачи и обязанности; права; ответственность работника. Обычно должностная инструкция является основой  аттестации сотрудника по результатам  его деятельности.