Организация управленческого труда

Планирование личной работы руководителя - это первое и важное звено в рациональной организации его личной работы. Оно обеспечивает рациональное использование самого ценного достояния – времени. Планирование предполагает установление определенных сроков, как достижения поставленных целей и решения задач, так и проведения мероприятий конкретного содержания, а чем больше времени руководитель затрачивает на планирование работ, тем меньше его уходит на непосредственное решение проблемы, а это тем самым экономит общее время. Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Рекомендуется составлять письменные планы, т. к. они имеют следующие положительные стороны:

1)  планы, удерживаемые просто в памяти, проигрывают в обзорности («с глаз долой, из сердца вон») и подвержены частым изменениям;

2)  письменное планирование означает разгрузку памяти;

3)  письменно зафиксированный план обладает психологическим эффектом самомотивации к деятельности, поэтому действия при осуществлении задач конкретного дня будут более целенаправленными и сориентированными на строгое выполнение запланированного;

4)  письменный план помогает меньше отвлекаться (т.е. концентрироваться), а это в свою очередь заставляет выполнять запланированные задания;

5)  благодаря контролю за выполнением плана на день, из виду не теряются невыполненные пункты (они переносятся на следующий день);

6)  письменный план помогает достичь большего успеха, т. к. позволяет лучше оценить потребность во времени и возможные помехи. Таким образом, можно запланировать «буферное время» для непредвиденных событий.

7)  письменные планы, собранные в скоросшивателе, одновременно являются информацией (документацией) о проделанной работе и в определенных случаях могут служить доказательством или протоколом деятельности или бездействия.

Одна из главных проблем  многих людей заключается в том, что они стремятся выполнить  одновременно слишком много дел. Это таит в себе опасность распыления. В конце напряженного рабочего дня  они чаще всего приходят к сознанию того, что, несмотря на большую проделанную  работу, важные дела остались невыполненными. Эффективным средством экономии рабочего времени является четкое установление приоритетов в управленческой деятельности и строгое следование им - сначала  необходимо решать немногие «жизненно  важные» проблемы, потом - многочисленные «второстепенные».

Производительность управленческого  труда находится в прямой зависимости  от организации рабочих мест и условий, в которых руководитель проводит основную часть своего рабочего времени. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет его работа. Рациональная организация рабочего места обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность и производительность работы. Существуют следующие требования, предъявляемые к организации рабочего места для работников управленческого труда:

1)  Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте. Стоит помнить, что в основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров).

2)  Наличие средств оргтехники. Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники должны быть с учётом требований эргономики (науки, изучающей взаимодействие человека и машины в конкретных условиях), технической эстетики и научной организации труда. От этого зависит содержание выполняемых трудовых операций, темп труда, расстояния и скорость перемещений, эргономические и эстетические условия труда, что является факторами, прямо влияющими на производительность труда.

3)  Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия. В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, уровни шума, освещённости, цвет мебели и т.д. Нормальными считаются условия труда с температурой воздуха от 17 до 22 °С, влажностью не более 75 %, скоростью потоков воздуха до 0,3 м/с, уровнем шума 70-90 децибел, освещенностью 100-300 люкс для поточных работ, 1500-5700 люкс для высокоточных работ.

Рациональный  режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день управленца делает необходимым установление ему гибкого графика с учётом утомляемости человека. Следует также учитывать естественные фазы биоритмов организма – физическое, психическое и интеллектуальное состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. Слишком продолжительная и интенсивная работа не эффективна, так как снижается концентрация внимания и работоспособность. Поэтому следует рассматривать перерывы не как потерю времени, а как время, необходимое для заряда новой энергией. Поэтому следует иметь в виду, что руководитель должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время.

Психологами и физиологами  установлено, что решение вопросов, требующих интенсивных затрат умственной и физической энергии, следует планировать  в дообеденные часы. Менее производительные часы рекомендуется отводить для  проведения совещаний, работы над корреспонденцией и т.д. Предполагают, что принимать  ответственные решения и вообще браться за какое-либо серьезное  дело лучше всего в 11, 17 и в 22 часа – именно в эти часы работоспособность  и внимание достигают своей наивысшей  точки. План работы руководителя должен быть реальным и не перегруженным, в нем должен содержаться резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (например, один час в день или полдня в неделю).

Важное место в деятельности управленческого аппарата занимают совещания. Деловые совещания – одна из важнейших форм деятельности руководителя, способ привлечения подчинённых к обмену информацией и выработке управленческих решений по актуальным и наиболее сложным проблемам, возникающим в организации. Достижение целей совещания осуществляется посредством соблюдения его обязательных этапов:

1)  Подготовка совещания, которая включает:

·  формулирование целей и задач совещания (решение о целесообразности и необходимости, главная тема совещания, условия, которым должен отвечать конечный результат);

·  определение ответственных за подготовительную работу (например, создание рабочей группы по подготовке повестки дня, назначение ответственного за ведение протокола, сбор участников и т.п.);

·  составление повестки дня, которая должна включать место проведения, дату, время начала, регламент и длительность совещания, перечень вопросов по предыдущим совещаниям и новые пункты для обсуждения, проект плана действий по всем пунктам, состав участников, применение аудиовизуальных и других технических средств и др.

2)  Проведение совещания. Совещание необходимо начинать в точно назначенное время. При этом необходимо помнить следующее. Научно доказано, что эффективность совещания зависит от его продолжительности. Чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его участников. Установлено, что оптимальная активность при совместной умственной деятельности большого числа людей продолжается, как правило, 40–45 минут, Затем у многих участников совещания ослабляется внимание, люди меняют позу, начинают разговаривать, падает интерес к обсуждаемым проблемам, возникает шум, движение, разговоры. Такое состояние продолжается около 30 минут, после чего дискуссия вспыхивает с новой силой, но наступает период «отрицательной активности». Он характеризуется тем, что человек становится малоуправляемым, ко всем относится нервозно и недоверчиво. Если же совещание продолжается без перерыва свыше 2 часов, то более 90 % участников готовы принять любое предложенное решение, лишь бы заседание скорее закончилось. Во время совещания следует контролировать, как достигаются поставленные цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их действия. Также, следует помнить о ведение протокола совещания, документа, на основании которого руководитель вправе требовать от участников выполнения порученных им заданий.

3)  Принятие решения и подведение итогов совещания. Решение может быть принято простым голосованием большинства голосов; обобщением руководителем выдвинутых предложений с формулировкой конечного решение; как утверждение окончательного варианта обсуждаемого проекта. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть выполнено. При подведении итогов совещания необходимо проверить точность протокола.

Регламентация – установление и строгое соблюдение определённых правил, положений, указаний, инструкций, нормативов и других нормативных документов, основанных на объективных закономерностях развития системы управления. При этом выделяется круг вопросов, подлежащих жёсткой регламентации, и вопросы, для которых нужны лишь рекомендации.

Временной фактор является главным при формализации управленческой деятельности в должностные регламенты, именно поэтому среди мер направленных на рационализацию организации управленческого  труда, особое место занимает её нормирование. Непосредственной задачей нормирования труда является определение трудоёмкости работ и необходимой для их выполнения численности работников. Без обоснованных норм невозможны рационализация процессов разделения и кооперации труда, разработка прогрессивных технологий, совершенствование методов работы аппарата управления.

Нормирование труда –  это вид деятельности по управлению производством, направленный на установление необходимых затрат и результатов  труда, а также необходимых соотношений  между численностью работников различных  групп, количеством групп оборудования. Эта функция показывает воздействие на поведение объекта, четкими и строгими нормами дисциплинирует разработку и реализацию производственных заданий, обеспечивая равномерный и ритмичный ход производства, его высокую эффективность.

Как правило, применяются  следующие виды норм:

1  Нормы времени. Устанавливают время выполнения одной единицы периодически повторяющихся чётко регламентированных работ и позволяют определить на их основе ежедневные (ежемесячные, ежеквартальные) задания, численность работников и т.д.;

2  Нормы выработки. Это величина, обратная норме времени и устанавливает, сколько работ необходимо выполнить в единицу времени;

3  Норма обслуживания. Обеспечивает качественное обслуживание данным работником определённого числа участков, оборудования, операций, устанавливается при неравномерной загрузке в различные периоды времени;

4  Норма управляемости (диапазон контроля). Это оптимальное число работников, подчинённых одному руководителю, и которым он может эффективно управлять, (определяется способностями руководителя, типом и важностью работы, размещением подчинённых, степенью их мотивации);

5  Нормативы численности аппарата управления. Показатели, как правило, укрупнённые – сколько и каких подразделений должно быть;

6  Нормативы соотношения численности различных квалификационно-должностных групп работников в организации или подразделении.

Применение нормативов, позволяет  определить трудоёмкость и требуемый  профессионально-квалификационный состав исполнителей, а следовательно, обоснованно  рассчитывать необходимые затраты  на оплату труда, необходимую численность  персонала и оценку производительности труда.

Расстановка кадров обеспечивает эффективное замещение рабочих  мест исходя из результатов комплексной  оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала. Расстановка кадров является одним  из важнейших составляющих эффективной  организации управленческого труда  и включает в себя три взаимосвязанные  задачи: планирование служебной карьеры  исходя из оценки потенциала работника  и его личных намерений; определение  условий и оплаты труда работника  и заключение с ним контракта; обеспечение движения кадров в системе  управления (повышение, понижение, выбытие).

Подбор и расстановка  кадров занимают особое место в ряду других управленческих функций, и хоть она закреплена за кадровыми службами, однако большой объем работы в  этой области ложится и непосредственно  на руководителей. Причем чем выше уровень  управления, чем ответственнее принимаемые решения. Прежде всего, руководитель должен организовать работу отдела кадров по подбору и расстановке кадров, так как от этого зависит эффективность выполнения принятых руководителем решений. Правильно поставленная научно обоснованная работа с кадрами в организации в значительной степени определяет эффективность всей ее деятельности. Функция подбора и расстановка кадров может успешно осуществляться лишь тогда, когда в решении вопросов о назначении или перемещении работника активное участие принимают его непосредственные руководители, которые должны быть компетентны в этой сфере. Первыми вопросами при этом являются следующие: каких и сколько должностей нужно иметь в принятой структуре, работников каких профессий и сколько. Сведения по этим вопросам можно получить из имеющихся методических указаний, однако многое руководителю приходится решать самому, опираясь на советы специалистов и с учетом конкретных условий. Следующим моментом является определение обязанностей по всем подразделениям и должностям. Важно также обеспечить правильные соотношения между различными категориями управленческого персонала. Как показывают исследования, на предприятиях и в организациях руководители и специалисты, как правило, до 50 и более процентов своего рабочего времени заняты выполнением несвойственных им технических функций. Одной из причин такого положения является нарушение оптимальных пропорций между численностью руководителей и специалистов, с одной стороны, и технических исполнителей — с другой. Поэтому при формировании аппарата управления необходимо обратить особое внимание на оптимальное соотношение между численностью работников различной квалификации, стремясь обеспечить использование каждого работника в соответствии с его квалификацией и личными качествами.