Сущность управленческого труда и его организация

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...2

Модели коммуникативных сетей, используемых в органах управления……..4

Понятие и виды управленческой информации………………………………….7

Сущность управленческого труда  и его организация…………………………11

Заключение………………………………………………………………………. 14

Список используемой литературы……………………………………………… 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Коммуникация  как функция управления представляет собой обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в  процессе взаимодействия социальных групп, общностей, личностей, экономических  систем.

Однако под управлением чаще всего понимают целенаправленное воздействие  со стороны людей на те объекты, которые поддаются регулированию. Управленческие связи реализуются через отношения людей. Общество представляет собой целостную организацию со сложной структурой. Отсюда потребность в выражении общей связи и единства социальных процессов.

Все функции управления требуют  принятия решения, коммуникации и обмена информацией. Основное требование для  принятия решения - наличие адекватной и точной информации. Коммуникации - единственный способ получения такой  информации.

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители для  достижения определенной цели, требует  эффективного обмена информацией - т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют  жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть  потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

По разным оценкам специалистов, руководители расходуют около 75 - 95% времени своего времени на работу с информацией, что вполне закономерно, так как наличие достоверной  информации и ее своевременная передача являются важнейшими предпосылками обеспечения эффективного управления.

Коммуникации играют важную роль для  управленческой и организационной  эффективности. Однако существуют оценки специалистов, в соответствии с которыми коммуникации являются основной причиной большинства возникающих в мире проблем.

Модели  коммуникативных сетей,

используемых  в органах управления

 

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся  явления, которые могут рассматриваться  как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных  подходов и различаются модели коммуникаций.

Коммуникация как действие ориентирована  на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому. В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем  превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее действие.

Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены на циркуляционные что делает ее сложной и неточной. Она показана на рис.3.

В рамках такой модели построения коммуникаций помимо однонаправленных связей введены циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию  обратной связи, и используются для  подтверждения правильности понимания  переданной информации.

Современная модель коммуникации является более полной, так как отражает коммуникацию как процесс. Принципиальное отличие заключается в отсутствии линейных или циркулярных связей и совпадении источника и получателя информации.

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

- отправитель - это лицо, которое  собирает или отбирает информацию  и передает ее; - сообщение - сущность  информации, передающейся устно  или закодированной с помощью  символов; - канал - средство передачи  информации; - получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Существуют следующие зависимости  получателя и отправителя информации:

активным в процессе коммуникации должен быть и отправитель, и получатель информации;

отправителю необходимо как можно  точнее знать получателей, для этого  нужны рыночные исследования;

отправителю надо удостовериться, что  его послание и получено, и понято - нужны маркетинговые исследования;

отправителю необходимо убеждать покупателя, что его послание заслуживает  внимания.

В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько  секунд. Однако на каждом этапе могут  возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности  общения, т.е. достижения взаимопонимания  людей, принимающих участие в  коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым  или искаженным. Соответственно, в  таком случае коммуникации являются неэффективными.

Для оценки сущности процесса обмена информацией и условий его  эффективности необходимо более  детально рассмотреть стадии процесса коммуникаций.

Коммуникационный процесс состоит  из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет  эффективно управлять процессом  коммуникации. Традиционно выделяются следующие этапы.

Этап посылки и кодирования  значения начинается с идентификации  индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Без идеи практически  не может состояться само сообщение  и коммуникация, что означает лишение  смысла всех последующих шагов. Это  очень важный этап, так как именно он определяет эффективность коммуникаций.

Этап передачи предполагает поступление  послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. После определения формы сообщения важно выбрать соответствующий способ его передачи, учитывая фактор времени, возможность барьеров или помех, искажений информации с целью повышения эффективности коммуникаций. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе процесс передачи информации теряет смысл. В ряде случаев при обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Несмотря на определенное усложнение процесса коммуникаций, заметно повышается его результативность. Исследования подтверждают, что одновременное использование средств устной и письменной коммуникации делает эффективней коммуникационный процесс по сравнению с применением только письменных сообщений.

Этап получения заключается  не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в  его раскодированности в понятное и приемлемое значение. Осуществление передач позволяет адресату принять сообщение.

Раскодирование включает восприятие, интерпретацию послания и оценку, которая базируется на системе критериальных ценностей получателя. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение, точно так, как оно было отправлено. По сути, расшифровка - это перевод символов сообщения в мысли получателя. Точность коммуникации определяется по отношению к идеальному состоянию, когда намерение значения отправителя равно интерпретации этого значения получателем. Возможное искажение связано с наличием в процессе коммуникации помех или шума (любое вмешательство в коммуникационный процесс способно исказить смысл послания).

Этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении. Для подтверждения (не подтверждения) ожидаемого результата необходима обратная связь, являющаяся ответом получателя на послание, коммуникация с помощью обратной связи превращается в двустороннее движение и динамический процесс. Возникающая обратная связь  замыкает коммуникативный контур. Обратная связь дает возможность узнать, дошло  ли послание, и в каком значении, позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное  сообщение. Путем обратной связи  повышается эффективность коммуникационного  процесса. Обратная связь способствует также подавлению (уменьшению) шума, под которым понимают все то, что  искажает смысл сообщения. Его источником может быть различия восприятия. Из-за них может меняться смысл сообщения  в процессах кодирования и  декодирования. В виде помех могут  выступать также организационные  неполадки между руководителями и подчиненными. Они затрудняют точную передачу информации. Преодоление шумовых  помех дает возможность более  или менее точно передать сообщение. Но слишком высокий уровень шума может привести к полному нарушению  информационного процесса, а, следовательно, к снижению управляемости.

 

Понятие и виды управленческой информации

 

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки  информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и  избыток ненужной, дезориентирует любую  хозяйственную деятельность.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому  лица, причастные к ней, стремятся  ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать.

Довольно  интересную классификацию управленческой информации предложили Д.Д.Вачугов, Т.Е.Березкин и Н.А.Кислякова. Они классифицируют информацию по следующим признакам:

1)  по содержанию: кадровая, техническая, финансово – экономическая, правовая, общественно – политическая, природоохранная; 2)  по назначению: для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования; 3)  по степени конфиденциальности: для общего пользования, для служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;   
4)  по степени достоверности: достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах; 5)  по степени готовности для пользования ею: первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, конечная, готовая для анализа и принятия решений по ней. 

Куликовым Е.В. предложено разделение информации на:

1)  официальную и неофициальную; 2)  общую и отраслевую; 
3)  горизонтальную и вертикальную 4)  по ее соотношению со временем: о прошлом, настоящем м будущем.

При разделении информации по объектам распределения  внутри органа управления на первое место  ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая  от них), на второе – для должностных  лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно  двум-трем независимым друг от друга  работникам, чтобы обеспечить большую  активность анализа и оценки. Информацию можно классифицировать по следующим основным признакам: 
1)  функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений; 2)  отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;  3)  типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой.  4)  отношению к целевой функции структурного подразделения - из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам; 5)  логическому содержанию  
6)  физической форме представления: устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах); 7)  процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные); 8)  по степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени).

Информация  и ее потоки могут разбиваться  также в зависимости от источников, качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик .

Д.О.Ямпoльcкaя и M.М.Зoниc предгалают следующую довольно простую и понятную классификацию:

1)  по функциям управления: экономическая; организационная; техническая; социальная;2)  по роли в процессе управления: отчетная; плановая; контрольная;3)  по источникам возникновения: внутренняя и внешняя; входящая и исходящая;4)  по степени обработанности: первичная (необработанная); вторичная (уже подвергнутая обработке),5)  по достоверности: достоверная, недостоверная;6)  по времени получения: постоянная, дискретная .

Еще одну классификацию управленческой информации дали авторы книги «Менеджмент» Е.Л.Драчева  и Л.И.Юликов. Они предложили классифицировать информацию по следующим критериям:

1)  по форме отображения: визуальная, аудиовизуальная и смешанная;2)  по форме представления: цифровая, буквенная, кодированная;3)  по роли в процессе управления: аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная;4)  по качеству: достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная;5)  по возможности использования: необходимая, достаточная, избыточная;6)  по степени обновляемости: постоянная, переменная;7)  по степени деятельности предприятия: экономическая, управленческая, социальная, технологическая;8)  по источнику возникновения: внутриорганизационная, внешняя;9)  по степени преобразования: первичная, производная, обобщенная;10)   по виду носителя: печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель;11)  по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и  некоторую обособленность, могут  быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях, способствует решению многих принципиальных вопросов. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.