Организация как система

• По устойчивости к внешним воздействиям:

жесткие и мягкие:

Для мягких систем характерна большая чувствительность к внешним воздействиям и, соответственно, низкая устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, только что появившаяся на рынке организация, человек при отсутствии твердых принципов.

Жесткие системы — как правило, авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Очень устойчивы к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

• По сложности:

простые и сложные:

Простые – с одной целью  и отсутствием внешних воздействий. Простые системы являются неживыми.

Сложные системы имеют  совокупность целей и выполняют  заданную функцию. Это живые системы, или созданные живыми системами. Они обладают памятью, способны икать  и выбирать оптимальное решение.

• По уровню организованности:

хорошо организованные и  плохо организованные:

Хорошо организованные –  это системы, в которых четко  выделены все элементы, связи, взаимозависимости  элементов и цели. В основном это  технические системы.

Плохо организованные (диффузные) – системы, в которых сложно выделить элементы, связи цели.

• По неустойчивости:

равновесные, слабо равновесные  и сильно неравновесные:

Равновесные – это системы, которые находятся в состоянии  покоя под действием противоположно направленных сил;

Слабо равновесные – под  действием небольшого воздействия  сил природы способны достичь  в изменённых условиях состояния  нового равновесия.

Сильно неравновесные  – очень чувствительные к воздействию  внешней среды системы.

• По материальности:

материальные и абстрактные:

Материальные – это  совокупность материальных объектов, объединённых формой регулярного взаимодействия для выполнения определённой функции (живые организмы, технические системы);

Абстрактные – это знаковые и информационные системы.

Каждая организация должна обладать всеми признаками системы.

Таким образом, системный  характер организации – это необходимое  условие ее деятельности. Отсутствие хотя бы одного из условий неизбежно  приводит к ликвидации организации.

 

 

4. Системные свойства организации

 

Система может включать большой  перечень элементов и ее целесообразно  разделить на ряд подсистем. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область. Например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Свойства систем:

Свойство целенаправленности – обеспечивает общую цель функционирования или развития составляющих систему  элементов. Цель технической системы  – выполнить задачу, которую ставит перед ней создатель. Цель любой  биологической системы – выживание. Системы более высокого уровня иерархии имеют более сложные цели, не всегда до конца познанные человеком. Например, изучение целей систем 9-го уровня иерархии – дело будущего.

Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;

Свойство эмерджентности: наличие у системы качественно новых свойств, которыми не обладают входящие в её состав элементы. В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Химическая молекула обладает свойствами, отличными от составляющих её атомов. Примером могут служить автомобиль, компьютер, пароход – отдельные их детали не способны выполнять функции целого устройства. Семья способна к воспроизведению потомства, чего не может сделать каждый её член в отдельности, предприятие способно производить сложный продукт, что недоступно сотрудникам отдельности. Или: директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе.

Свойство самосохранения (Гомеостазис) Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности. Например, поддержание организмом человека постоянной температуры тела не зависимо от температуры внешней среды. Неприятие неформальным коллективом нового сотрудника также есть проявление гомеостазиса. Причина неприятия - разница каких-либо критериев между сотрудником и сложившимся коллективом.

Свойство организационной  целостности, которое подразумевает следующие выводы:

- целое первично, а части  вторичны;

- части образуют единое  целое, следовательно, воздействие  на одну часть несет изменения 

 для всей системы;

- каждая часть несет  свою долю участия в функционировании  целой системы;

- целое ведёт себя как  нечто единое вне зависимости  от уровня сложности системы.

Автомобиль, компьютер, любой  живой организм, семья, фирма –  все они обладают организационной  целостностью – не зависимо от уровня сложности и многокомпонентность  состава.

Свойство структурности, т.е. прерывистости, возможности выделения  составляющих системы. Это обозначает, что любая система состоит  из более мелких систем и сама является частью более крупной системы. Подсистема – это относительно автономная область  в системе, которая по какому-то признаку рассматривается как неделимая. В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Элементом при  этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится. Например, в живом организме – система кровообращения, нервная система и пр. Так же в структуре фирмы можно выделить финансовый отдел, службу рекламы, службу поставки. В каждом отделе могут быть более мелкие подразделения.

Каждая система имеет  входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий (вход 2).

 

Рис.1 Схема функционирования системы.

 

Системы могут включать большое  число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

С понятием системы связана  широта подхода при анализе и  синтезе различных организационных  образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах.

• Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений.
• Комплексный подход требует определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них.
• Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе или синтезе организационных образований.

Системный подход требует  наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование  этого подхода целесообразно. Комплексный  и аспектный подходы дешевле, но и менее точны.

 

 

 

 

 

 

5 Управление организацией  на основе системного подхода

 

Управление обеспечивает системе сохранение её структуры, поддержание  режима деятельности, реализацию её программы  и достижения цели.

Систему управления можно  рассматривать как с позиции  статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с  позиции динамики, как управленческую деятельность.

Система управления включает в себя объект управления (часть  системы, на которую направлено управляющее  действие), субъект управления (орган, осуществляющий управляющее воздействие), связь между ними, а также процессы, которые обеспечивают взаимосвязанное  функционирование субъекта и объекта  управления.

На этой основе формируется  альтернативный подход к выделению  подсистем в системе управления. Он четко иллюстрирует многообразие элементов системы и связей между  ними.

В системе определяются четыре подсистемы:

1. методология управления – цели, задачи, принципы управления, функции, методы и технологии управления;
2. структура управления – функциональную и организационную структуру, организационные отношения, профессиональный уровень персонала;
3. процесс управления – представляет систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение;
4. технические средства управления - информационные технические средства, система документооборота.

При сочетании первой и  третьей подсистем образуется управленческая деятельность, а при сочетании  второй и четвертой – механизм управления.

Таким образом, связь организации  и управления заключается в следующем:

• Управление в качестве управляющего подсистемой является упорядоченным целым, то есть организацией в статике.
• Управление как функция по поддержанию отклонений системы от заданных целей может рассматриваться как часть организации, т.е. как организация в динамике.
• Организация как процесс упорядочения выступает как функция управления, являясь таким образом частью управления.

Таким образом, управление –  есть часть организации, а организация  – часть управления.

 

 

6 Организация  как система на примере фирмы

 

За систему я приняла  ООО «Проспект ТВ», которое начало свою работу в 1993 году в городе Челябинске и окончило в 2006 году. ООО «Проспект  ТВ» осуществляло производство и  размещение в сетке вещания определённых телеканалов разнообразных телевизионных  программ, а также производило  рекламные фильмы, предвыборные ролики, имиджевые видеопродукты. Поскольку  содержательная сторона местного телевизионного вещания всегда нуждалась и нуждается  в интересном и разнообразном  наполнении, деятельность телестудии «Проспект» была весьма востребована. Городские телекомпании регулярно  и с удовольствием размещали  в своём информационном пространстве программы на острые социальные темы «Деревенька моя»; о городской  архитектуре, памятниках и проектах «Новости архитектуры»; программу о  защите прав потребителей «Живи с  умом» и многие другие. Предприятие  на 80 % функционировало на самоокупаемости, производя телепрограммы и видеопродукцию на коммерческих условиях по заказу муниципалитета, а также прочих заказчиков, и 20 % - за счет муниципального финансирования, добровольных и благотворительных  взносов.

Так же как любой системе, системе  организации ООО «Проспект ТВ»  присущи характерные системам свойства.

Организации создают структуры, чтобы обеспечить координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структура организации – это те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов.

Структура может быть простой  или сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

В данной организации использовалась иерархическая структура. Она характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником определенной работы. Функциональные связи между исполнителями, линейные – руководителя с исполнителем, характеризуется передачей управленческого воздействия в виде конкретного набора функций:

Рис.1 Иерархическая структура управления ООО «Проспект ТВ»

Система предприятия – это конечное множество функциональных элементов  и отношений между ними, выделенное из внешней среды с определенной целью в рамках некоторого временного интервала.

Организация как предприятие  – это объект, обладающий упорядоченной  внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития.

Целенаправленность –  наличие общей цели функционирования или развития элементов системы.

Работа каждого структурного подразделения имеет свою цель, но все цели структурных подразделений  подчинены общей единой цели. Отдел  производства программ имеет цель произвести качественный видеопродукт. Отдел рекламы  имеет цель – поддерживать и развивать  связи с максимальным числом заказчиков, продвигать предприятие на рынке. Бухгалтерия  имеет цель обеспечить предприятию  качественное бухгалтерское и правовое сопровождение. Администрация –  оптимизировать и ускорить деятельность других структурных подразделений. Все эти цели подчинены одной  общей – создать и реализовать  на рынке качественный и конкурентоспособный  продукт, удовлетворив этим спрос на свою продукцию и получив следующие  предложения сотрудничества.