Организационные формы управленческих контактов

 

3.4 Анализ целей, стоящих  перед предприятием

 

Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или  результата деятельности. Как правило, цели задаются в виде достаточно общих  целевых установок для системы  в целом и поэтому нуждаются  в детализации и конкретизации  по мере продвижения вниз по уровням  иерархической структуры системы.

Следует отметить, что чем точнее сформированы и определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения. Эти цели достаточно сложные, и, следовательно возникает необходимость  в их декомпозиции.

Такую возможность создают методики построения дерева целей. На первом этапе  формируется глобальная цель аппарата управления. Формулировка глобальной цели организации, либо воссоздается на основе анализа директивных документов, либо, как правило, она является сложной  и требует конкретизации и  уточнения, т.е. она может быть выражена через подцели методом декомпозиции.

При этом должны соблюдаться следующие  основные принципы, следование которым  обеспечит построение конечной идеально-иерархической  и в то же время максимально  простой модели:

- Принцип полноты (достижение  совокупности, возникающей при декомпозиции  должно быть достаточным условием  для реализации декомпозируемой  цели).

- Принцип суперпозиции подцелей (необходимо стремиться, чтобы при  декомпозиции подцели одного  уровня были относительно независимы, т.к. это упрощает проектирование  организации. В случае независимости  декомпозируемая цель будет аддитивной  сумме подцелей.

Принцип конечности декомпозиции (результатом  декомпозиции должно быть конечное дерево, т.е. алгоритм декомпозиции должен заканчиваться за конечное число шагов). Не следует забывать также о том, что система достигает цели не сама по себе, а через достижение цели подсистемами, ее составляющими. Дерево же целей строится по иерархической структуре и одновременно повторяет ее.

 

3.5 Выявление проблемных  ситуаций

 

Выявление и формулировка проблемной ситуации является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса предпроектного обследования предприятия. Четкая формулировка имеющейся  проблемной ситуации является наиболее важной ступенью в решении самой  проблемы. Правильная постановка вопроса  не менее важна, чем получение  правильного ответа.

Действительно, решение принимается  для ликвидации проблемной ситуации. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решениях самой  проблемы. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной.

В реальных условиях предприятие имеет  множество проблем. Необходимо выделить основные, первичные проблемы.

Устранение первичных проблем  всегда содействует устранению многих второстепенных, вторичных проблем.

Сформированные основные проблемы и средства их достижения сведем в  таблицу 3. Проблемные ситуации и методы их разрешения.

 

№	Проблемная ситуация	Способы решения
1.	Трудоемкость обработки информации.	1.1. Унификация документов.   1.2. Автоматизация задач управления.
2.	Низкое качество.	2.1. Стандартизация форм используемой  документации. 2.2.Автоматизация получения документации. 2.3. Повышение квалификации кадров предприятия.
3.	Недостаток высококвалифицированных  кадров	3.1. Проведение курсов по повышению  квалификации. 3.2. Подготовка необходимых  кадров в специализированных  учебных заведениях. 3.3. Регулярная  перерегистрация работников. 3.4. Внедрение  автоматизированных обучающих систем.
4.	Низкая рентабельность.	4.1. Снижение себестоимости услуг.   4.2. Своевременный сбор средств за предоставленные услуги.
5.	Принятие управленческих решений  в условиях неопределенности предприятия.	5.1. Автоматизация процессов, протекающих  в функциональных областях.  5.2. Разработка информационно-поисковых (справочных) и информационно советующих   систем.

 

Ручная обработка большого количества документов, циркулирующих на предприятии  влечет за собой, как правило, возможные  потери информации, возникновение ошибок, увеличение времени на обработку, что  в свою очередь скажется на эффективность  деятельности всего предприятия  в целом.

При существующей на данный момент системы  учета и анализа деятельности предприятия, руководителю несвоевременно поступает информация о том, в  каком положении находится предприятие  на текущий момент, что приводит к ошибкам при принятии управленческих решений.

Автоматизация этих процессов позволит в любой, нужный для руководства  момент представить необходимую  информацию о деятельности предприятия  и создаст необходимые условия  для принятия оптимальных управленческих решений для устранения возникающих  проблем.

При автоматизированной обработке  документов значительно сокращается  время на обработку, уменьшается  вероятность возникновения ошибок. Соответственно руководству своевременно поступает достоверная информация о деятельности предприятия, что позволяет повысить эффективность принятия решения управленческих решений.

Наиболее существенная проблема, имеющая  место в отделе главного инженера предприятия - большие трудозатраты на обработку всей поступающей в  нее информации и вследствие этого  низкая производительность деятельности главного инженера и всего отдела в целом. Решение этих проблем  существенно повысит эффективность  принятия управленческих решений, исключит ручную выписку и обработку документов, потерю информации, повысит достоверность  данных, освободит инженера от ручного  формирования отчетных форм. Это положительно скажется на деятельности всего предприятия. При автоматизированной обработке  существенно сократится время на обработку данных, уменьшится вероятность  возникновения ошибок. Соответственно руководству будет поступать  достоверная информация для принятия управленческих решений.

В результате диагностического анализа  системы управления ОАО «Лукойл-Краснодар» выявлены цели, стоящие перед организацией, основные проблемы, предложены мероприятия  по их ликвидации.

В результате анализа сделаны следующие  выводы:

1. необходимы частичные изменения  в системе управления путем  оптимизации и переложения некоторых  функций;

2. целесообразно комплексное применение  вычислительных средств в целях  сокращения времени обработки  информации, повышение ее достоверности,  принятие эффективных и современных  управленческих решений;

3. первоочередной для разрешения  выбрана проблема «Принятие решений  руководством в условиях неопределенности  из-за отсутствия несвоевременности  или недостаточной полноты информации  по нефтеперерабатывающему оборудованию».

 

Заключение

 

В заключение сделаем обобщающий для разработки, представления и использования знаний системы законов организации вывод.

Взаимосвязь и согласованность как синергетический эффект организации наиболее полно и всесторонне проявляется в системном действии ее законов. Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они составляют часть управленческой технологии организации.

В социальной организации, центром  которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особенных  законов и принципов, которые  представляют единое целое в мире организаций. Каждая организация представляет собой маленькое общество со своими населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Она имеет свою историю, культуру, технологию и персонал. Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения, можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации. Особенное – это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой организации, ее реакции на действие того или иного закона, оно непосредственно формирует и опосредовано обусловливает самые разнообразные, порой парадоксальные, феномены организации, основанные на развитии связи между ними. Основой представления конфигурации таких связей является собственно организация как объединяющий процесс [4, С.129].

 

Список использованной литературы

 

1. Большаков А. Менеджмент. Учебное пособие.- СПб.: изд. ЗАО  Питер, 2000. Серия Краткий курс.- 336с.

2. Зайцев Л. Г., Соколова  М. И. Стратегический менеджмент. – М.: Экономистъ, 2007.-356с.

3. Лапыгин Ю.Н. Теория  организаций: Учебное пособие.  – М.: ИНФРА-М, 2007. – 356с.

4. Латфуллин Г.Р., Райченко А. В. Теория организации: Учебник для вузов. – СПб: Питер, 2007. – 395с.

5. Леванков В.А. Теория организации. Опорный конспект лекций и методических рекомендаций к изучению курса. – СПб, 2001.-173с

6. Лавизина О.В. «Некоторые  аспекты управления жизненным  циклом организации»//Менеджмент  в России и за рубежом.- 2001.- № 1.-С.117-130.

7. Малков В.А. Эффект синергии// Проблемы теории и практики управления.- 2000.- №5.- С.9-24.

8. Менеджмент для всех. Под редакцией З.П. Поршнева и М.А. Разу. - М.: ИД ФБК-М, 2001. - 173 с.

9. Менеджмент организации. Учебное пособие / Под ред. З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. - М.: Инфра-М, 2001. – 350 с.

10. Практический менеджмент/ Казанцев А. К., Подлесных В. И., Серова Л., 2000. – 112с.

11. Персональный менеджмент. Учебник/ С.Д. Резник и др. – 2-е изд. перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. – 273с.

12. Попов С.Г. Основы менеджмента: Учебник.- М.:Ось-89, 2006.-556с.

13. Резник С.Д., Кухарев К.М. Управление персоналом (Практикум): деловые игры, тесты, конкретные ситуации. – 2002.- № 4.- С. 78-83.

14. Рогожина С.В. Психотехнология и эффективный менеджмент. - М.: Россмен, 2005. - 491 с.

15. Саттаров Р.Г. Принципы формирования управляемой системы// Проблемы теории и практики управления.- 2003.- №4.- С.95-115.

16. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. – 5-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 356с.

17. Смирнов Э.А. Основы теории организации. Учебное пособие для вузов. М.: Юнити, 2000. – 278с.

18. Травин В.В. Менеджмент персонала предприятия. М.: Дело, 2003.- 396с.

19. Ципкин Ю.А. Управление персоналом: учебное пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 420с.

20. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера М.: ИНФРА-М, 2001.- 90с.