Организационные формы управленческих контактов

1) принцип планирования: каждая организация должна иметь  обоснованный план деятельности  и развития;

2) принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения;

3) принцип полноты: каждая  организация должна выполнять  весь набор функций производства  и управления на своем участке  деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных  организаций [16, С.54-55].

Закон онтогенеза относится  к группе категорий взаимодействия, и отражает важнейшие положения  самой динамичной составляющей организационного формирования, функционирования и развития. Закон онтогенеза отражает симметричное развитие генезиса и представляет жизненный цикл любой организации, периодически повторяющейся последовательностью, общей для всех организаций, тесно взаимосвязанных и закономерно сменяющих друг друга шести основных стадий (рис.3).

Возникновение, становление  и развитие организации неизбежно  сменяется стагнацией, распадом и  ликвидацией, составляющими ее жизненный  цикл [5, С.117].

Закон онтогенеза отражает безусловную последовательность и  объективную неизбежность осуществления  жизненного цикла организации по шести представленным стадиям, раскрывающим не только преобразования, отражающие внутренние метаморфозы организации, но и сущность и содержание ее внешнего взаимодействия с другими процессами системами.

Рис. 3. Стадии онтогенеза организации

Периоды, проживаемые организацией в рамках однотипных ценностных установок  и фиксирующие специфику управленческих задач в определенный период функционирования организации, называются стадиями. Периоды, в которых организация принципиально изменяет внутренние ценности и ориентации, есть цикл развития [5, С.117-118].

Значение конструктивного  понимания и эффективного применения знаний действия закона онтогенеза исключительно  велико в социальных организациях, являющихся основным объектом экономических  исследований и воздействий современного общества. И действительно, адекватная оценка регистрируемых тенденций и  выработка эффективных решений  определяющим образом зависят от того, насколько точно они соотносятся  со стадией онтогенеза. Именно социальной организации, необходимость прогнозирования  их формирования, функционирования и  развития, представляют особые требования к предсказуемости, управляемости  и стабильности [17, С.24].

Каждая организация представляет собой маленькое общество со своими населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Она имеет свою историю, культуру, технологию и персонал. Существуют формализованные коммуникации и неформальные отношения человека с другими людьми. Руководители большинства организации больше всего заботятся о формализованной стороне отношений. Они создают различную нормативную документацию, полагая, что этим можно ограничить процесс управления коммуникациями. Однако неформальными отношениями также необходимо управлять, чтобы добиться гармонии отношений в организации. Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации. Особенное – это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, ее реакции на действие того или иного закона [17, С.24-26].

Глава 2. Система закономерностей  и принципов организации

2.1 Классификация закономерностей  организации

На втором и третьем  уровнях классификации законов  организации, как и в группе основных законов, представлены и исследованы  пока еще далеко не все законы. Более  того, некоторые из приведенных здесь  законов организации рассматриваются  многими учеными как ее закономерности или даже принципы [15, С.32-48].

Рассмотрим принципы, которые определяют закономерности формирования управляемой системы: ее структуры, методы воздействия на коллектив, формируют мотивацию поведения его членов, учитывают особенности технологии и технического оснащения управленческого труда.

Принцип системности и  комплексности подразумевает объединение  частей в целое, свойства которого могут  отличаться от свойств входящих в  нее частей. Любая организация  есть система. Рассмотрим, какие основные свойства включает в себя принцип  системности.

Неаддитивность - эффективность  деятельности системы варьируется  во времени и далеко не всегда равна  алгебраической сумме эффектов частей в нее входящих. Например, прибыль  промышленной фирмы при прочих равных внешних условиях изменяется в зависимости  от эффективности работы входящих в  нее подразделений, которая (при  одной и той же формальной структуре  организации и принципах стимулирования труда) определяется качеством персонала, стилями руководства, личными взаимоотношениями.

В большинстве случаев  эффективность работы группы из 7 человек  выше, чем группы, в которую входят 17 сотрудников. Считается, что рабочая  группа (руководитель плюс взаимодействующие  между собой исполнители) с точки  зрения эффективности и оперативности  руководства, взаимодействия членов и  экономии средств должна иметь численной  не менее 5 и не более 9 человек (так называемы закон «7 плюс-минус 2») [7, С.9-12].

Эмерджентность - означает несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей. Например, цель корпорации состоит в получении максимальной прибыли при минимальных расходах на рабочую силу. Подсистема «персонал» руководствуется целью максимизации оплаты труда при минимизации энергетических затрат. В умении сглаживать подобные противоречия и состоит искусство руководителей [7, С.12-13].

Синергичность - однонаправленность действий, интеграция усилий в системе, которые приводят к возрастанию (умножению) конечного результата. В  управлении организацией синергичность  означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива (подразделений) в стремлении к общей  цели. Синергетика изучает законы упорядоченности и самоорганизации  частей системы из состояния хаоса. Повышение синергии в организации  осуществляется, прежде всего, посредством  грамотной работы с персоналом [7, С.15-19].

Мультипликативность - это  управляющие действия или стихийные  процессы, направленные на умножение  эффективности системы. Например, реконструкция  производства позволила фирме добиться резкого увеличения прибыли, дала возможность  увеличить долю средств, направляемых на инвестиции, увеличила объемы и  номенклатуру выпускаемой продукции. В дальнейшем по мере усложнения организационной  структуры в компании растет бюрократический  аппарат, замедляется реакция на новые требования рынка и условия  внешней среды и ее рыночные позиции  быстро (мультипликативно) ухудшаются [7, С.20-21].

Устойчивость. Устойчивость системы может быть нарушена при  обоснованном усложнении или упрощении  организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения  устойчивости работ, как правило, приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже - добавлять новые. На устойчивость работы организации влияют внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимоотношения  с партнерами и государством). Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации в соответствии с новыми целями и задачами [7, С.14].

Адаптивность - способность  организации приспосабливаться  к новым внешним условиям, возможности  саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект  управления (подразделение, рабочая  группа, работник) имеет возможность  взаимодействовать с каждым [7, С.14].

Централизованность - речь идет о свойстве системы быть руководимой  из какого-то единого центра, когда  все части организации руководствуются  командами из центра и пользуются заранее определенными правами. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях - администрация, аппарат управления; в стране - государственный аппарат [7, С.14].

Совместимость - взаимоприспособляемость  и взаимоадаптивность частей системы. На уровне предприятий нередко возникают  противоречия интересов организации  и потребностей ее подразделений. К  примеру, руководство компании может  принять решение о направлении  большей части прибыли, зарабатываемой одним подразделением, на развитие другого, в данный момент убыточного. Если в долгосрочной перспективе  конфликтов не возникает, можно говорить о хорошей совместимости работы [7, С.15].

Итак, основные цели и задачи системного подхода заключается  в следующем: снижение эмерджентности; повышение синергичности; обеспечение  положительной мультипликативности  в организации; обеспечение устойчивости функционирования организации; обеспечение  адаптивности работы организации; обеспечение  совместимости работы подсистем  организации. Принцип системности  и комплексности подразумевает  умение видеть наиболее значимый комплекс взаимосвязанных и взаимообусловленных  подсистем, входящих в организацию.

Принцип правовой защищенности управленческого решения требует  от руководителей предприятий знания действующего законодательства и принятия, управленческих решений только с  учетом соответствия этих решений действующим  правовым актам [7, С.9-12].

Принцип оптимизации управления предполагает совершенствование управляемой  системы. Любая управляемая система  эволюционно развивается, совершенствуется, в ней возрастает упорядоченность, оптимизируется структурная организация. Источником, причиной развития являются внутренние противоречия системы. Противоречия как диалектическая категория являются необходимым и существенным фактором развития, любого поступательного движения. Но накопление противоречий может привести к хаосу, потере управления, к регрессу. Своевременная обработка информации о внутренних процессах в системе  и ее осмысление позволяют принимать  разумные управленческие решения, совершенствовать внутрисистемные связи, повышать эффективность  взаимодействия с внешней средой. Оптимизация управления позволяет  совершенствовать структуру управляемого объекта и повышает его функциональные возможности, что в итоге ведет  к ослаблению или полному устранению внутрисистемных негативных процессов. Это важный принцип управления можно  сформулировать так - оптимизация управления повышает эффективность управляемой  системы. Этот принцип управления дает ответы на важнейшие, принципиальные, имеющие большое практическое значение вопросы - какое решение должен принять  руководитель: сконцентрировать всю  полноту власти в своих руках  или раздать большую ее часть  своим коллегам. Централизация или  децентрализация? Возникают вопросы  соотношения прав и ответственности  между руководством и коллективом. И очень важно найти золотую  середину, в противном случает  нарушение данного баланса ведет  либо к автократии в управлении, либо к охлократии (власти толпы) [15, С.32-35].

Принцип делегирования полномочий содержит расшифровку его основного смысла - передача руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия. Роль метода делегирования полномочий в управлении столь велика, что многие исследователи и практики склонны рассматривать его как отдельный принцип управления. Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам [15, С.35-36].

Принцип соответствия определяет соответствие работника занимаемой должности. Необходим опыт и умение отделить профессиональные деловые  качества от словесной мишуры и внешней  помпезности сотрудника. Чаще всего  люди пытаются откусить больший кусок, чем могут проглотить, ведь обычно человек весьма высокого мнения о  своих способностях и интеллекте. Значительно реже встречаются случаи недооценки своих возможностей, робости, застенчивости. Если человеку с хорошим  образованием поручить выполнять рутинную канцелярскую работу, то значительная часть его знаний пропадет без  пользы, а сам сотрудник будет  стараться сменить место работы ради более интересной должности [4, С.128].

Принцип новых задач подразумевает  применение современных систем математического  программирования и технических  средств обработки информации позволяет  решать и накапливать принципиально  новые производственные и научные  задачи. Неразумно создавать автоматизированные системы только в расчете на традиционные методы управления производством и  действующие технологии. Применение современной компьютерной техники  и мощного комплекса программных  средств позволяет создавать  новые методики планирования и управления, новые информационные технологии, которые  в традиционных системах нельзя было применить из-за невозможности обработки  большого объема информации в жесткие  сроки [4, С.129].

Принцип цели является центральным, он определяет и регулирует действия и является основным законом, сложным  алгоритмом поведения, подчиняющим себе все стороны управляющего воздействия. В кибернетике под целью понимается действие обратных связей, при которых информация о разнице между требуемым и фактором стимулирует приближение системы к оптимальному состоянию. Функционирование любой системы, включая и человеческую деятельность, будет эффективной, если в причинно-следственную связь между элементами ее структуры будет включена в качестве важнейшего звена обоснованная, соответствующая условиям и возможностям, четко сформулированная цель.

Один из важнейших принципов  можно сформулировать так - каждое действие должно иметь ясную и определенную цель. Этот принцип распространяется на все виды управления и до тактики  поведения личности на бытовом и  межличностном уровнях [4, С.132].