Контроль в менеджменте

Контроль  - это важнейшая функция менеджмента, позволяющая организации действительно достичь запланированных целей. Все современные характеристики сущности контроля базируются на определении, которое дал основатель школы административного подхода А. Файоль: "На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия".

Благодаря налаженному  контролю крутится «колесо менеджмента», осуществляется регулярный и эффективный  процесс управления организацией без  авралов и потрясений.

Планирование, организацию  и мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Специалисты отмечают, что многие проблемы на предприятии возникают из-за плохого контроля. Зачастую фирма, пережив один кризис, переходит к другому, а причина кроется в отсутствии системы налаженного контроля. Без контроля начинается хаос, без него невозможно объединить деятельность работников организации по достижению общих целей.

Для эффективного контроля необходимо выполнение ряда условий:

1. должен быть план (в форме цели, стандарта или желаемого результата), позволяющий сравнивать достигаемые результаты с намечаемыми;;
2. должна быть налажена деятельность по проведению сравнений плана с результатами (в форме бухгалтерского, финансового, управленческого учета и непосредственного наблюдения за работой исполнителей) и установлена частота их проведения;
3. необходимо установить допустимый порог отклонений результатов от плана, превышение которого требует незамедлительных действий менеджера, позволяющих их устранить;
4. отлаженная информационная система, обеспечивающая менеджеров точной, своевременной и адресной информацией;
5. наличие организационной структуры с четко определенной ответственностью руководителей, сфер их деятельности, производственных и управленческих подразделений, должностных лиц.

Выделяют две основные функции контроля - предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что  уже сами по себе цели, планы и  структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Выделяют  внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний - в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками - контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и  её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Виды  контроля

Цель осуществления  контроля - способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Контроль должен быть комплексным и  охватывать все временные этапы деятельности организации: до того, как началась работа, чтобы убедиться, что все есть для ее осуществления; в процессе выполнения - чтобы не допустить значительных отклонений от намеченного плана; и после ее завершения, чтобы извлечь уроки и не допустить повторения ошибок в будущем. Соответственно выделяют три вида контроля - предварительный, текущий и заключительный. Они имеют одинаковые цели и способы осуществления, отличаются друг от друга только временем проведения.

1. Предварительный контроль этот вид контроля, как явствует из самого названия, предшествует активной деятельности организации. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Содержанием предварительного контроля выступают проверка готовности организации, производственного аппарата и структуры управления к работе, качество принимаемых решений и степень восприятия их исполнителями. Например, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль материальных ресурсов состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Одним из способов данного вида контроля является выбор поставщиков, доказавших способность поставить качественное сырье, соответствующее техническим условиям, другим - обеспечение необходимого уровня запасов, позволяющего ритмично работать.

Предварительный контроль финансовых ресурсов позволяет обеспечить уверенность в том, что организация будет иметь денежные средства в количестве, необходимом для проведения работ. Прогноз - главное направление при контроле денежных средств. Важный финансовый документ носит название «Прогноз контроля наличности«. Его разрабатывают многие компании, за исключением очень маленьких или неэффективных. В прогнозе осуществляется детальный расчет поступления и использования денежных средств в организации в течение прогнозируемого времени, определяется уровень, ниже которого не должна упасть сумма наличности компании. Эти расчеты обеспечивает менеджеров измерителями их деятельности в дальнейшем, составляют основу для разработки общих операционных и финансовых планов.

Общее правило: если на стадии предварительного контроля выяснилось, что каких-то ресурсов не хватает, а их поступление весьма проблематично, то работу лучше не начинать, чтобы не допустить возникновения проблем.

Текущий контроль осуществляется менеджерами всех уровней в виде наблюдения за деятельностью работников организации. Иначе его называют оперативным контролем, так как проводится в режиме текущего времени; он должен обеспечить менеджменту уверенность, что осуществляемая деятельность соответствует запланированной. Если возникают отклонения, то менеджмент должен знать об этом как можно скорее. Своевременный контроль позволяет либо прекратить неэффективную деятельность, либо оперативно внести необходимые корректировки. Если контроль осуществляется с большим временным запаздыванием, то тогда можно только констатировать опущенные возможности предприятия.

Заключительный контроль иначе называют контролем по результатам, он проводится либо сразу после завершения работы, либо спустя некоторое время. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем и позволяет избежать повторения выявленных проблем. Также он способствует мотивации, так как позволяет выявить соотношение фактических результатов и вознаграждения и более эффективно сформировать будущие ожидания работников. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании.

В процедуре контроля выделяют три этапа.

1. Выработка стандартов  и критериев оценки. Па этом этапе определяются параметры функционирования и развития организации, которые нужно контролировать. Такие параметры на практике принимают вид стандартов и нормативов, таких как удельного расходования материальных ресурсов, норм денежных затрат, показателей эффективности.

2. Сопоставление  достигнутых результатов с установленными  стандартами. Второй этап процесса  контроля характерен тем, что  руководитель должен определить, насколько фактические результаты  соответствуют его ожиданиям,  установить степень допустимости или относительной безопасности обнаруженных отклонений от стандартов.

3. Принятие необходимых  корректирующих действий - выбор  одной из трех альтернатив:  ничего не предпринимать, устранить  отклонение или пересмотреть  стандарт.

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований.

Основные  характеристики эффективного контроля:

Стратегическая  направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по ее стратегическим, главным направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не часто, о полученных результатах сообщать работникам, если отклонения станут необычно большими; Контроль над мелкими операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Он часто приводит к открытому неповиновению требованиям вести детальный учет в мелочах.

Ориентация  на результаты. Конечная цель контроля - не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Соответствие  делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контроля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен.

Своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля -- устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.

Гибкость  контроля, как и гибкость планов, необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием нового закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, отслеживать издержки невозможно.

Простота  контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль -- это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.