Использование социально-психологических факторов в практике управления коллективом на примере филиала ОСАО "Россия"

     Нами  была предложена таблица-образец каждодневного  планирования работы (табл.1): 

     Таблица 1 - Образец каждодневного планирования работы

 

     Для того чтобы планирование дня было быстрым и эффективным, предлагается исходить из плана работ на неделю. Ситуация меняется быстро, и для  большинства людей именно недельное  планирование оказывается наиболее эффективным. Для недельного планирования нами была предложена форма плана работ на неделю (табл.2). Данная форма отличается от всех других тем, что глядя на нее можно охватить все намеченные на неделю работы, дополняя незапланированные дела и переносить на следующую неделю невыполненные работы.

     Задачи  процесса недельного планирования:

1. способствует уяснению состава и характера работ, которые будут выполняться в течение предстоящей недели;
2. позволяет подготовиться к этим работам и помогает организовать их выполнение;
3. дает возможность воплотить цели, задачи и стремление к реальной действительности.

 

     Таблица 2 - Форма плана работ на неделю

 
 
 

     Иногда  оказывается полезным спланировать предстоящую работу на большой период времени. Месячное планирование формирует  общее представление о предстоящей  работе и повышает эффективность  недельного планирования. Оно, как правило, сводиться к простому перечислению ключевых событий предстоящего месяца не отводя точного времени на все операции, которые предстоят выполнить, образец формы месячного плана (табл.3). 

     Таблица 3 - Образец формы месячного плана

 

     Провести  реорганизацию офисного помещения, а именно объединить рабочие зоны начальников отделов и подчиненных  им сотрудников. Это мероприятие поможет решить:

     А) Проводить совещания внутри подразделения  не покидая свои рабочие места.

     Б) Контролировать работу подчиненных  на месте, не высвобождая для этого  специально свое рабочее время.

     В) Организовать процесс планирования работы внутри отдела, т.е. составлять график работы подразделения на день, неделю, месяц. Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов. Для оптимизации данной задачи рекомендовано иметь на рабочем столе каждого сотрудника график проведения совещаний, план работы на день.

     Г) Оформить внутри офисного помещения  информационную зону, в виде обычной  школьной доски, где каждый из сотрудников  мог бы фиксировать важные, срочные и текущие дела. Это мероприятие поможет визуально оценивать работу подразделения и вовремя принимать решения по их реализации.

     Д) Совместная работа всего подразделения  поможет максимально улучшить качество оказываемого сервиса, профессионально  подойти к каждому клиенту, т.к. будет присутствовать элемент взаимозаменяемости, поддержки и наставничества, как со стороны руководителя подразделения, так и со стороны его подчиненных.

     Е) Организовать запланированные перерывы для отдыха таким образом, чтобы офис не оставался пустым, а кто-то из сотрудников подразделения находился в нем и при необходимости, в пределах своей компетенции, мог решить возникающие вопросы.

     Ж) Проводить беседы с подчиненными своего отдела, консультировать и  давать рекомендации при возникновении  текущих вопросов.

     З) Быть в курсе личных и жизненных  ситуаций, что поможет уравновесить морально-психологический климат в отделе.

     И) Предложить использовать переходной флажок лучшего менеджера отдела, который  будет избран по итогам продаж за месяц, это будет стимулом и дополнительно  мотивировать сотрудников.

     Внедрение дополнительного премиального фонда (за эффективность и результативность деятельности)

     В настоящее время значительное большинство  сотрудников ОСАО «Россия» неудовлетворенно уровнем своей заработной платы. Мероприятия по изменению системы оплаты труда не входят в задачи данного дипломного проекта, но для успешной реализации предлагаемых мероприятий необходимо дополнительное стимулирование трудового энтузиазма работников. В каждом отделе, по результатам работы за месяц предлагается формировать премиальный фонд и затем распределять его в соответствии с вкладом каждого сотрудника подразделения. 
 

     Организация рабочих мест сотрудников. 

     Мы  предлагаем обязательную установку  символики организации на рабочее  место каждого сотрудника, а также  – покупку новых письменных принадлежностей, единых для каждого отдела.

     Организация социально-ориентированных программ: посещение спортзала

     Посещение спортзала позволит как повысить уровень здоровья и работоспособности  сотрудников ОСАО «Россия», так и их удовлетворенность условиями труда. Реализация данных мероприятий принесет также значительный доход от повышения производительности труда и снижения количества неявок на работу по причине болезни.

     Разработка  и совершенствование операционных процедур деятельности сотрудников

     Для того чтобы создать комфортные условия  труда для сотрудников и повысить их эффективность, необходимо формализовать  основные внутренние операции и максимально их стандартизировать. Это позволит значительно экономить время на их выполнение и позволит как снизить напряженность рабочего процесса для работников, так и повысить их производительность труда.

     Организация наставничества и помощи более опытных  коллег новичкам

     Для того чтобы предлагаемые процедуры  были успешно внедрены и использовались организацией необходимо организовать процесс управления знаниями в ОСАО «Россия». Этот процесс должен обеспечить наиболее эффективное и быстрое вхождение в должность новых сотрудников и помочь разрешать текущие проблемы у действующего персонала. Для этой цели мы предлагаем организовать систему наставничества, которая на наш взгляд, существенным образом может повлиять на успешность реализации предлагаемого проекта.

     Перед проведением изменения целесообразно  рассмотреть факторы, которые вызывают изменение или препятствуют ему (движущие или сдерживающие силы изменения). Один из методов их представления – анализ поля сил К. Левина. Он предложил рассматривать организацию или ситуацию как находящуюся при определенном балансе или равновесии, между движущими и сдерживающими силами изменения. Для осуществления более глубокого анализа необходимо оценить относительную мощность сил, показав это на диаграмме дифференциацией стрелок по ширине или длине. Также большое значение имеет определение “потенциала для изменения” – те силы, которые в настоящий момент не используются, но могут быть использованы в проблемных ситуациях. Для успешного проведения изменения необходимо минимизировать действие сдерживающих сил или нейтрализовать их, переведя в ранг движущих. Прежде всего, необходимо определить их причины. Коттер и Шлезингер выделили четыре причины того, почему люди склонны сопротивляться изменениям:

• узкособственнический интерес – убеждение человека в том, что он может потерять что-то ценное в результате изменения;
• непонимание и недостаток доверия – характеризует уровень доверия между сотрудниками и руководством, неэффективность системы коммуникации между ними;
• различная оценка ситуации – означает, что восприятие тех, кто планирует изменения, отличается от восприятия людей, которых вероятнее всего оно затронет;
• низкая терпимость к изменению;
• давление со стороны коллег – влияние сослуживцев, которые оказывают сопротивление изменениям;
• усталость от изменений – сопротивление в пассивной форме;
• предыдущий неудачный опыт проведения изменений.

 

     Для ОСАО «Россия» актуальны следующие движущие силы:

• Поддержка проекта со стороны сотрудников и руководства;
• Компетентность кадровых работников;
• Необходимость повысить удовлетворенность сотрудников от труда;
• Высокий уровень образования работников;
• Дисциплинированность работников.

     При этом реализации проекта препятствуют следующие сдерживающие силы:

• Недостаточное взаимодействие руководителей и персонала;
• Неудовлетворенность работников зарплатой;
• Стабильность, консервативность коллектива;
• Большое количество недавно работающих сотрудников.

     Из  проведенного анализа видно, что  движущие силы проекта значительно  превосходят сдерживающие, что говорит  о высокой степени возможности и хороших условиях для реализации проекта.

     Определим длительность и список проектных  мероприятий. Длительность каждого  мероприятия в днях и сроки  реализации представлены в Приложение №4.

     Длительность  разработки и внедрения проекта  составляет 121 день (4 месяца). Далее  необходимо определить затраты на каждом этапе разработки проекта. Данные по затратам на проект представлены в  Приложении №5.

     Особо необходимо отметить снижение затрат на наставничество к июлю 2011года, т.к. предполагается, что постепенное  снижение текучести персонала снизит потребность в наставниках. Представим графическое представление сроков реализации проектных мероприятий, используя диаграмму Ганта (рис. 2).