Бақылау функциясының қызметі

МЕНЕДЖМЕНТТІҢ  МАҚСАТЫ, МІНДЕТІ, ОНЫҢ  ҚҰРЫЛЫМЫ

Менеджмент  басқарудың    мақсатына  адамдардың    еңбек  белсенділігін  ынта-ықыласы    арқылы  көтеріп,  олардыңң  тиімді    жұмысының  негізінде   жетуді  ұйғарады.  Ғылымның  бұл  түрін  білу  барысында    басқарудың  мақсаттарын  қою  мен  дәлелдеу  үшін  нақты  білім  және    тәжірибелік  дағды  алуға  болады,  осы  мақсаттарға  жету    жолында  персоналдың   күш-қуатын  жинастыруға, ғылыми  дәлелденген  шешімдерді  қабылдауға, кадрлар  жұмысын  жүйелеуге, кәсіпорындарды  біртұтас  жүйе  түрінде  басқаруға  мүмкіндік  береді.

Әртүрлі  ғылымдар  секілді  менеджменттің  де   теориясы  болады,  онда  осы  пәнге  тән  қасиеттер, міндеттер, категориялар, заңдылықтар, принциптер, әдістер, функциялар  және  өзінің   ізденіс  жолы  қамтылады.

Басқару  адамдардың  парасаттылық  нысаналы  іс-қызметінің  көмегімен    қоршаған  әлемді  бағындыру  және  тіртіпке  келтіру  жұмысынан  тұратындығы    бұрыннан  белгілі. Менеджмент – басқарудың  маңызды  құрамдас  бөлігі, оның  пәні  басқару  үрдісіндегі    әлеуметтік  қатынастардан  тұрады. Сөйтіп, менеджменттің  ғылым  ретінде  айналыфсатын  пәні  басқару  үрдісінідегі    адамдардың  арасындағы  қалыптасатын  қатынастар.

Менеджментті  кәсіпкерлік  іс-қызметтің  түрі  деп   қарастыруға  да  болады. Осы  көзқарасқа  қарай  менеджментті  алдын-ала  белгіленген  экономикалық  нәтижеге  жеті  үшін  адамдардың  күш-қуатын нысаналы    түрде  шоғырландыруды    ұйғаратын  іс-қызметтің    бір  түрі  деп  түсінген  дұрыс.

Әр салада  басқару    іс-қызметтің  жалпы  қағидаларымен  бірге  өзіне  тән  ерекшелігі  болады. Аграрлық  сфераны  алатын болсақ, онда  басқару  қатынастарының    ерекшелігі  ең  алдымен    оның  іс-жұмысының    көлеміне, сонымен  бірге  жұмыскерлердің    санына  қарай   әрбір  елдің  экономикасының  ірі  салаларының    бірі  болып  есептелетініне  байланысты. Кәсіпорындар  мен  ұйымдардың  іс-жұмысына  өздерінің  ықпалын  тигізетін    сыртқы  факторлардың  қатарына    жататындардың  бірін  көрсетпесек  те,  келесілерді  айтуға  болады: халықтың  төлем  қабілеті  бар  сұранысты, өндірістің, тауарды  сыртқа  шығарудың  және  оны  шеттен  әкелудің, бәсекенің, табиғат пен ауа-райының  демографияның  жиі  жағдайын. Сонымен  қатар, бұл  кәсіпорындардың  және  ұйымдардың  іс-қимылы  олардың  қолындағы  жердің, техниканың    малдың, материалдық  құралдардың  және  ақша  қаржысының  болуына  ғана  емес,  сонымен  бірге    оларда  ең  алдымен  жұмыс  істейтін    адамдардың  барлығына  байланысты.

Менеджмент  стратегиялық  және  тактикалық    мақсаттарға  оңтайлы  жетуде  әрбір  кәсіпорындардың  және  олардың  персоналдарын  нысаналы  және   келісімді  жұмысаен  қамтамасыз  ететін  басқару  іс-қызметіне  ерекше  түрінен  тұрады. Ал  басқару  үрдісі  белгілі  мақсатқа  жетуге  бағытталған  дәйекті  түрдегі  істің  жиынтығының  көрінісі.

Мененджмент  макро  және  микроэкономиканың  негізгі  қағидаларына  негізделеді.  Бірақ, бұл  бірыңғай  экономикалық   пән  болып  табылмайды. Оның  ғылым  болып  құрылуына  айтарлықтай  ролдә  психология, педогогика, социология, кибернетика  және  математика  атқарады. Онымен  қатар, менеджменттің  өзі  маркетингті, коммерциялық  іс-қызметті  және  басқару  іс  жұмысын    жүргізумен  байланысты   басқа  қолданбьалы  пәндерді    зерттеуге  негіз  болып табылады.

МЕНЕДЖМЕНТТІҢ  НЕГІЗГІ  КАТЕГОРИЯЛАРЫ

Басқару  мен  менеджментте  бірдей  категориялар  пайдаланылады,  бұларға   жататын  ұғымдар  мынадай – «басқарудың  объектісі  мен  субъектісің, «олардың  арасындағы  тура  және  кері  байланысң, «басқару  жүйесің, «қоршаған  ортаң.

Менеджмент  пен  басқарудың  негізгі  категорияларын    кәсіпорындар  мен  ұйымдар  деңгейінде  қарастырғанда,  олардың  іс-жұмысының  ерекшелігін  және  шаруашылық  субъектілердің    іс-қимылдарының  жалпы  міндеттерін  ескерген  жөн.

Басқару  объектісі – бұл  бақарылатындардың  барлығы, яғни  сала, кәсіпорын, бөлімшелер  және  т.б.  Менеджментте  басқару  объектісі  ретінде  әр  уақытта  белгілі  бір  мақсатқа  жету  үшін  өздерінің  іс-қызметтерін  үйлестіретін    және  бағытталатын  адамдар  тобы  қарастырылады.  Басқару  субъектісі – бұл  басқарушылардың  барлығы,  яғни  саланың, кәсіпорынның, бөлімшелердің  басқару  аппараты. 

Басқарудың  объектісі  мен  субъектісінің  арасында  тура  және  кері  байланыс  болады.  Тура  байланыс – бұл  басқару  объектісіне   субъектіден түсетін   әмір (команда). Кері  байланыс – бұл  басқару  субъектісіне  объектіден    әмірдің  орындалғаны  және  оның    жағдайы  туралы  түсетін  ақпарат.

Басқару  объектісі  мен  субъектісінің  жиынтығы   тура  және  кері  байланыстармен   бірге  басқару  жүйесін  құрайды.

Басқару  жүйесінде  басқару  объектісін  басқарылылатын  жүйелілік, ал  субъектісін – басқаратын  жүйелілік  деп  жиі  айтылады. Басқару  жүйесін  бірқатар  жалпы  шарттары    сипаттайды.  Ең  алдымен  басқарылатын  жүйеліліктің   басқарушы  жүйеліліктің    ықпалымен  өзінің  параметрін (немесе  қасиетін)  өзгертетін  қасиеті  болып табылады.  Бұл  орайда  басқарудың  тиімділігі    үшін  критерийлер  мен  көрсеткіштер  қажет,  олардың  ішінде  басқару  объектісінің    іс-қызметінің    маңызды  паремтрін   неғұрлым  толық  көрсететіндер  (1 сурет).

Қоршаған орта

1 сурет – Басқарудың  негізгі  категорияларының  өзара  байланысы

Басқару  субъектісі  объектіге  берілген  мақсатқа  сәйкес  ықпалын  жүргізеді. Бұл  үшін  басқарылатын  жүйе  бөлігі  басқару  объектісіне  көрсетілген  ықпалынан  кейін  оның    жағдайы  қандай  екенін  анық  білуі  керек.

Мақсатқа  анық  бет  бұру  үшін  басқару  субъектісіне  объектіге  ықпал  көрсетілгенше  және  көрсетілгеннен  кейінгі    жағдайлары  бойвынша  ақпарат    түсіп  отыруы  қажет,  басқаша  айтқанда  басқару  жүйесінде    тура  және  кері  байланыс  айқын  түрде  ұйымдастырылуы  керек.  Сонымен  ақырында,  басқарудың  қайсы  бір  экономикалық    жүйесі  болса  да, онда    белгілі  материалдық,  еңбек, қаржы  және  басқа  ресурстар    болуы  керек.

Әрбір  кәсіпорын  қоршаған  ортамен    өзара  әрекетте  болады.  Қоршаған  орта – бұл  осы  кәсіпорынды   қоршағанның  барлығы: жеткізушілер  мен сатып алушылар, бәсекелестік  ұйымдар, мәдениет, саяси  ахуал  және  т.б.   Қоршаған  орта  қай  ұйым  болса  да,  оған  кадрларды,  еңбек  қаруын, шикізатты, материалдарды  және  қуат  таситындарды  бере  отырып,  белсенді  әсерін  көрсетеді. Өз  кезегінде  кәсіпорын    қоршаған  ортаға  тауарлар   мен  қызметті  өңдіргенде   және  өткізгенде   өзінің  ықпалын  тигізеді.

Менеджменттің бақылау функциясы

Бақылау басқару функциясы ретінде

Бақылау - бұл ұйымның мақсатқа жетуін қамтамасыз ететін процесс.

Бақылау не үшін қажет ?

      Анықсыздық факторының маңыздылығы соншалық,сыртқы орта ықпалын анықтау үшін қажетті механизм дайындалып, бейім тұру керек.

      Дағдарыстық жағдайлардың пайда болуын ескерту.Бақылау функциясы бұл мәселелерді анықтауға және ішкі жағдайлар дағдарысқа айналып кетпейтіндей ұйымның қызметін сәйкесінше түзетуге мүмкіндік беретін басқару сипаттамасы.

      Жетістікті қолдау.Мақсатқа жетуге ұйым қызметінің қандай бағыттары неғұрлым тиімді көмектесетінін анықтау.

      Бақылаудың кеңдігі.Бақылау басқарудың маңызды және күрделі функциясы.Әр бір жетекші міндеттемелердің бөлігі,оны тұрақты түрде жүзеге асыру керек.

      Тәжірибеде бақылаудың мына түрлері бөліп көрсетіледі:

     Алдын ала болжау;

     Ағымдық;

     Қорытынды.

       Жоспарлауды,құрылым құруды бақылауға сирек жатқызады,бірақ олар ұйымның қызметін алдын ала бақылауды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

       1.Алдын ала бақылау операцияның басталуына дейін жүзеге асырылады.Алдын ала бақылаудың басты құралдары – белгілі бір ережелерді,процедураларды жүзеге асыру.Ұйымдарда алдын ала бақылаудың 3 ауқымды түрі қолданылады:

      Адамдық ресурстарды басқару;

      Материалды ресурстарды басқару;

       Қаржылық ресурстарды басқару.

       2.Ағымдық бақылау тікелей жұмыс барысында жүзеге асырылады.Ағымдық бақылаудың объектісі бағынушы жұмысшылар,олардың жұмысы дағдылы тексеріліп отырады,пайда болған мәселелер талқыланады және ұсыныстар көзделген жоспарлардан ауытқуға жол бермейді.Ағымдық бақылауды жүзеге асыру үшін кері байланыс,алынған нәтижелер туралы мәліметтер қажет.Жүйе  «шығыста»талап етілетін сипаттамаларға жету үшін «кіруге» ықпал етеді.Кері байланыстың барлық жүйелері мыналар арқылы сипатталады:

          Мақсаттар;

          Сыртқы ресурстарды қолдану;

          Сыртқы кірістерді ішкіге құру;

          Көзделген мақсаттардың ауытқуын бақылау;

          Ауытқуларды мақсатқа жетуді қамтамасыз ету үшін түзету.

      3.Қортынды бақылау бейім болу үшін кешірек жүзеге асырылады.2 маңызды функцияға ие:

      Жоспарлауға қажетті ақпарат беру;

      Мотивацияға көмектесетін ақпарат беру.

Бақылау процессінің кезеңдері

Бақылау процессі стандарттарды бекітуден, нақты жеткен нәтижелерді өлшеуден және нәтижелер бекітілген стандарттардан ерекшеленген кезде түзетулер енгізуден тұрады.Бақылау өз дамуында өндірістік циклмен сәйкес үздіксіз процесс.Ол 3 негізгі кезеңнен тұрады: 1.Стандарттар жасау; 2 .Нәтижелерді стандарттармен салыстыру; 3.Қажетті шаралар қабылдау.

1-     кезең бақылаудың жоспарлауға жақындығы мен сипатталады.Стандарттар нақты мақсаттар,өлшеуге болатын процесс.Бұл мақсаттар жоспарлау процессінен шығады.Бақылау стандарттары ретінде қолданылатын мақсаттар екі маңызды қасиеттерді ажыратады:

уақытша шеңберлер;

жұмыстың орындау дәрежесін бағалауға болатын нақты белгілер.   

Нақты белгі және белгілі бір уақыт кезеңін нәтижелік көрсеткіштері деп атайды. Олар мақсаттарға жету үшін не алу керектігін дәл анықтайды.Нәтижелік көрсеткіштері жетекшіге нақты жасалған жұмысты жоспарланған жұмыспен сәйкестендіруге мүмкіндік береді. Пайда, сату көлемі және т.б. тәрізділердің көлемі үшін нәтижелік көрсеткіштерін бекіту жеңіл.Бірақ мақсат ретінде адамгершілік деңгейін жоғарылатуды сандармен көрсету өте күрделі, кейде мүмкін емес, мұндай жағдайда жанама көрсеткіш қолданылады, бірақ ол басқа да айнымалыларға байланысты. Бақылау үшін көрсеткіштің болмауы белгісіздік бойынша басқаруға әкеледі. Нәтижелік көрсеткіштерін НИОКР-ға бекіту өте күрделі.  

    Бақылау процессінің 2 – кезеңі нақты жетілген нәтижелерді бекітілген стандарттармен бекіту. Менеджер стандартпен нәтижелердің сәйкестігін анықтауі тиіс:    

∙ ауытқулар масштабін анықтау;

∙ нәтижелерді өлшеу.

    Ақпаратты беру және оның бағасы. Нәтижелелік көрсеткіштері анық бағыт береді, бірақ әрқашан ауытқулары болуы мүмкін, басқару жүйесінің жақсы стандарты мақсаттар параметрлерінің нақты жетістіктерінен тұрады. Жіберілуі мүмкін ауытқулардің масштабы үрей тудырмайтын нәтижелердің стандарттан ауытқуы.

    Нәтижелерді өлшеу бекітілген стандарттарды қаншалықты сақтауға болатынын анықтауға мүмкіндік береді:

∙ өлшеу бірлігін таңдау;

∙ жылдамдық;

∙ жиілік;

∙ қызметпен келісілген өлшеудің нақтылығы.

    Бақылау процессінің 3 – кезеңі. Менеджер үш іс әрекет желісінің біреуін жасау керек:

∙ ештеңе қабылдамау. Бақылаудың басты мақсаты ұйымның қызметін жоспармен сәйкес жүзеге асыру.

∙ ауытқуларды жою. Түзетудің қажеттілігі ауытқудің себебін жою мен негізделеді. Өлшеу барысында масштабтың стандарттан ауытқуының бекітілуі керек және ауытқу шешімін нақты көрсетілуі керек. Түзетудің мәні себепті нықтап, ұйымның дұрыс қозғалуына қайтуына жету. Мындай қозғалыстар жүйенің ішкі айнымалыларының өзгерістері болуы мүмкін.

∙ стандарттарды қайта қарастыру. Барлық белгілі ауытқуларды жоймау керек. Кейде стандарттардың өзі нақты болмауы мүмкін, өйткені олар жоспарларға негізделеді, ал жоспарлар болашақтың болжамы.

    Адамдар бақылаудың ажырамас бөлігі болып табылады. Бақылау процедурасын жасауда менеджер адамдардың іс әрекетін назарда ұстауы керек.

    Тиімді бақылаудың сипаттамалары:

∙ Бақылаудың стратегиялық бағыттылығы, яғни ұйымның жалпы басылымдықтары сипаттау және оларды қолдау.

∙ Нәтижелерге бейімделу. Бақылаудың соңғы мақсаты ақпаратты жинау, стандарттар бекіту мен мәселелерді анықтау емес, ұйым алдындағы міндеттерді шешу.

∙ Іске сәйкестігі. Бақылау тиімді болу үшін қызметтің бақыланатын түріне сәйкес болуы керек. Ол маңыздыны бағалап, өлшеуі қажет.

∙ Бақылаудың өз уақытында болуы жоғарғы жылдамдықта және оның іс әрекетінің жиілігін емес, бақыланатын құбылысты сәйкес өлшеуді немесе бағалауды жүргізу арасындағы уақытша интервалға байланысты.

∙ Бақылаудың икемділігі. Бақылау жоспарлар тәрізді шеткілікті икемді және өзгерістер арқылы қалыптасатын болу керек.

∙ Бақылаудың қарапайымдылығы. Тағайындалған мақсаттар көзқарасы бойынша қарапайым бақылау болады. Өте көп бақылау әдісі күнделікті тәртіпсіздікке, ретсіздікке әкеледі.

    Бақылаудың үнемділігі. Кезкелген бақылау мақсаттарға жетуге қарағанда артық тұрса, оқиғаны, жағдайды бақылауды жақсартпайды, жұмысты алдамшы жалға бағыттайды, бұл бақылаудың бір синонимі болып табылады.

∙ Бақылауға барлық қызметкерлерді тарту керек, өйткені жақсы бақылау өзін өзі бақылау болып саналады. Бақылаудың сенімділігін жоғалту үшін қызметші міндеттерінің шегін кеңейту керек.

Бақылаудың мүмкін болатын жайсыз салдары:

∙ Бақылауға бейімделген іс әрекет, яғни мақсатқа жету емес, бақылау талаптарын қанағаттандыру;

∙ Бақылауды қолдануға қажетсіз ақпаратты алу.

    Жайсыз салдарларды кездестірмеу үшін іс әрекет туралы ғылым тиімді бақылауды жүргізу үшін төмендегі нұсқауларды береді: