Бақылау басқару қызметі

КІРІСПЕ 

     Менеджмент  басқарудың    мақсатына  адамдардың    еңбек  белсенділігін  ынта-ықыласы    арқылы  көтеріп,  олардыңң  тиімді    жұмысының  негізінде   жетуді  ұйғарады.  Ғылымның  бұл  түрін  білу  барысында    басқарудың  мақсаттарын  қою  мен  дәлелдеу  үшін  нақты  білім  және    тәжірибелік  дағды  алуға  болады,  осы  мақсаттарға  жету    жолында  персоналдың   күш-қуатын  жинастыруға, ғылыми  дәлелденген  шешімдерді  қабылдауға, кадрлар  жұмысын  жүйелеуге, кәсіпорындарды  біртұтас  жүйе  түрінде  басқаруға  мүмкіндік  береді.

     Басқару  адамдардың  парасаттылық  нысаналы  іс-қызметінің  көмегімен    қоршаған  әлемді  бағындыру  және  тіртіпке  келтіру  жұмысынан  тұратындығы    бұрыннан  белгілі. Менеджмент – басқарудың  маңызды  құрамдас  бөлігі, оның  пәні  басқару  үрдісіндегі    әлеуметтік  қатынастардан  тұрады. Сөйтіп, менеджменттің  ғылым  ретінде  айналыфсатын  пәні  басқару  үрдісінідегі    адамдардың  арасындағы  қалыптасатын  қатынастар.

     Әр  салада  басқару    іс-қызметтің  жалпы  қағидаларымен  бірге  өзіне  тән  ерекшелігі  болады

     Менеджмент  стратегиялық  және  тактикалық    мақсаттарға  оңтайлы  жетуде  әрбір  кәсіпорындардың  және  олардың  персоналдарын  нысаналы  және   келісімді  жұмысаен  қамтамасыз  ететін  басқару  іс-қызметіне  ерекше  түрінен  тұрады. Ал  басқару  үрдісі  белгілі  мақсатқа  жетуге  бағытталған  дәйекті  түрдегі  істің  жиынтығының  көрінісі.

    Басқару,  менеджментте  бірдей  категориялар  пайдаланады,яғни  бұларға   жататын ұғымдар мынадай – «басқарудың объектісі  мен  субъектісің, «олардың  арасындағы  тура  және  кері  байланыс», «басқару  жүйесі», «қоршаған  орта» . 

     1.Бақылау- басқару қызметі

     1.1Бақылаудың  типтері 

     Басқару процесі әрқашан сәтті бола бермеуі  мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.

     Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне  қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы  өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін өз қатесін және қызметшілерінің қатесін байқауы үшін бақылау қажет. Бақылау ұйымы да, қызметкерлерді де шығыннан алдын – ала қорғауы тиіс.

     Бақылау қызметі өндіріс процесінің нақты  барысын ұдайы бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың келесі циклінде қажетті іс-әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша жалғастырудан тұрады,

     Бақылау- бұл ұйымның өз мақсатына жетуіне  қамтамасыз ету процесі . Бақылау  бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.

     Басшылар  бақылау қызметін мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған  сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты  жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез келген топтың қызметін біріктіру мүмкін болмайды. Бақылау – ұйымның өмір сүруінің  негізгі элементі болып саналады. Бақылаудың қажеттілігі, дүдамалдықтан, көмескі жәйттардан туындайды. Жоспардың жүзеге асуына көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуына ықтимал.

     Басқа бір дүдамал факторға, кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша праволар мен міндеттердің жүктелуін жұмыскерлердің қалай қабылдайтындығын менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.

     Бақылаудың  қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда  болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде  түзетіп дұрыс арнаға салмаса кейіннен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.

     Бақылау қызметі – бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін әрі туындаған проблемалар дағдарысқа ұшырамай тұрып ұйым қызметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан үш мыңдай жыл бұрын Қытайдың дана кітабы «И Цзиньде» басқару ғылымының алғашқы идеясы пайда болғанға дейін былайша жазылған болатын: «Ақылды адам табысқа қалай  жеткенін білгеннен кейін, ол тағыда солай істейді. Егер өз қатесін сезінсе, оны ол қайталамайтын болады».

     Бақылауды жүзеге асырудың  қажеттілігінің басты  себептерінің бірі сол, кез келген ұйым өз қателіктерін  дер кезінде  таба білуі, әрі оны ұйымның алдындағы мақсатына нұқсан келмей тұрып дұрыс арнаға бағыттай білуі. 

     1.1Бақылаудың  типтері 

           Бақылау басқарудың маңызды  әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің  ынта- жігерін арттырудың басты құралы.

           Бақылаудың басты  принциптерінің бірі – бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджерлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес. Әрбір басшы, қызмет лауазымына қарамастан, өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс. Істің анық қанығын жете білетін, соған білім өрісі жететін, әрі басқаларға үлгі көрсете білетін адамдар ған бақылай алады.

           Бақылаудың келесі принципі – ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа қызметтерді одан бөлек  қарастыруға болмайды.

           Тиімді бақылаудың басты принциптері – жүйелік және жан- жақтылық.

           Бақылаудағы мақсаттылық  та, яғни тексеру барысында тек  кемшілікті ашып қана қоймай, сондай –  ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту  мақсатында кейбір жағдайда қазіргі  есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құрылады.

           Бақылаудың негізгі  үш түрі бар: алдын ала, күнделікті және қорытынды. Бұлардың жүзеге асыру нышаны бір – біріне ұқсас, өйткені көздейтін  мақсаттары бірде: нақты алынған  нәтижелердің талап етілетін нәтижелерге жетуіне ықпал ету.

           Алдын ала бақылай. Мұндай бақылауды жүзеге асырудың негізгі  құралдары – белгіленген ережелерді, процедураларды және жүріс тұрыс  линиясы жоспарды орындауды қамтамасыз ету үшін жасалатындықтан, оны мүлтіксіз  сақтау – бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Осы секілді егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштарға нақты түсіндірілсе, басқарудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, оының барлығы ұйымдық құрылымның ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі. Алдын ала бақылау үш салада  - адамдар,  материалдық және қаржы ресурстары саласында жүзеге асырылады.

           Адам ресурстары саласында алдын ала бақылау  белгілі бір қызмет міндетерін орындауға  қажетті кәсіптік білімі мен шеберлігін мұқият талдау және біршама дайындығы мен біліктігі бар адамдарды таңдау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылданушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізі үшін,жалданушылардың осы саладағы тиісті білім дәрежесін жұмыс стажын айқындап, олардың құжаттары мен мінездемелерін тексеру қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді тартуда, тұрақтандыруда, оларға еңбек ақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сондай – ақ жұмыскерлерді жалдар алдында әңгіме өткізудің зор маңызы бар.

     Көптеген  ұйымдарды адам ресурстарын алдын  ала бақылау жұмыскерлерді жалдағаннан  кейін де, жұмысқа баулу арқылы, оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағыда нені үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.

     Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық ресурстарды алдын ала бақылағанда материал сапасының стандартқа сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай – күйі, жарамдылығы анықталады.

     Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудағы  маңызды буыны – бюджет , мұның  өзі де жоспарлау қызметін жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизмі болып саналады.

     Күнделікті  бақылау. Күнделікті бақылау жұмыс  барысында жүзеге асырылады, оның объектісі  көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты адамдардың жұмысын ұдайы тексеру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды талқылау белгіленген жоспарлар мен нұсқаулардан ауытқуға жол бермейді.

     Күнделікті  бақылау нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмейді. Оның өзі жұмыс орындалғаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойланған мақсатқа жетуге негізделеді. Күнделікті бақылауды жүзеге асырау үшін бақылау аппаратына аппараттар, яғни кері байланыс қажет.

     Кері  байланыс жүйесі – алынған нәтижелер  туралы деректер.

     Кері  байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылған мақсаттан ауытқуды дер кезінде болдырмауға мүмкіндік береді.

     Кері  байланыстың барлық жүйесі бірден - бір іргелі элементтерден тұрады, әрі бірден – бір принциптермен  жұмыс істейді.

     Кері  байланыстың барлық жүйесінде:

     -мақсаты  болад;

     -сыртқы  ресурстарды пайдаланады;

     -сытқы  ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады;

     -белгіленген   мақсаттың едәуір ауытқуын қадағалайды;

     -белгіленген  мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға  түзету енгізеді.

     Қорытынды бақылау. Мұның екі маңызды қызметі  бар. Бірінші қызметі: егер жоспарлауға  қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қорытынды бақылау басшыға аппаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспардың қаншалықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндік болады. Мұның өзі, сонымен қоса, пайда болған проблемалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп болашақта мұндай проблемалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

     Қорытында бақылаудың екінші қызметі мотивацияға  ықпал етеді. Егер ұйым мотивациялық көтермелеуді белгілі бір нәтижелік деңгеймен байланыстыратын болса, ондай жағдайда, әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бақылау қажет.

     Сонымен кез келген жобаның және кезеңдегі  жұмыстың аяқталу нәтижесін бақылау  артқа сондай – ақ зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің негізі болуы тиіс:

     -біз  нені үйрендік?

     -келесі  жолы қалайша басқаша істеуге  болады?

     -белгіленген  межеден ауытқу себебі неде?

     -жаңа  мақсатты ойластыру үшін қандай  тоқтамға келу қажет? 
 
 
 

2.БАҚЫЛАУ  СХЕМАСЫ

2.1 Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз ету

           Бақылаудың процесі  үш кезеңнен тұрады: стандарттар мен  критерийлер жасау, оларды нақты  нәтижелермен салыстыру енгізілетін  қажетті түзетулерді қабылдау, олардың  әрқайсысында алуан түрлі шаралар  жиынтығыжүзеге асырылады.

     Стандартты  белгілеу. Бақылауға пайдаланылатын барлық стандарттар ұйымының мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс. Бақылау үшін стандарт ретінде пайдалануға болатын мақсаттардың маңызды екі ерекшелігін атап көрсетуге болады. Олар уақыт аясының болуымен, сол уақыт аралығында жұмыстың орындалуымен сипатталады, сол жұмыстың орындалу дәрежесін бағалауға болады.

     Нәтижелік көрсеткіштері түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл  көрсеткіштер сандық өлшеммен беріледі. Алайда ұйымда сандық өлшемге келмейтін  мақсаттар мен міндеттер бар. Мұндай жағдайда арнайы тексеру, сұрау салу арқылы жұмыскерлердің рухани деңгейі мен хал – ахуалы туралы мәлімет алуға болады.

     Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру процесінің екінші кезеңі, сол арқылы менеджер қол жеткен нәтижелердің алдын ала күтетін нәтижелермен сәйкес келуін, ірі стандартқа сай келуін немесе одан ауытқуын айқындайды.

     Бақылаудың  осы кезеңінде тиісті баға беріліп, оның тиісті шешім қабылдауға негіз  қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нәтижелерін, мәліметтердің берілуін анықтау және оны бағалау.

     Жоғары  буын басшылары мүмкін болатын ауытқуды, сол арқылы алынған нәтиженің  белгіленген нәтижеден ауытқуы  қауіп қатер туғызбауы тиіс. Шағын  бизнесмендер де солай істеуі мүмкін, алайда оларда ауытқу ауқымы шамалы болады.