Бақылау басқару қызметі

     Егер  нақты нәтижені стандартпен салыстырғанда  көздеген  мақсатқа жеткені айқындалса, онда ештеңе қолданбауды ұсынады.

     Ауытқуы байқалған жағдайда, сол ауытқудың  себебі анықталса, онда ұйымды жоспарланған іске қайтару шараларын қолданып, ауытқуды жояды.

     Түзету  енгізуді бір ішкі ауыспалы факторлардың мәнін жақсарту, басқару қызметін немесе технологиялық процестерді жетілдіру арқылы жүзеге асырады.

     Стандарттар жоспарларға негізделеді, ал мұның  өзі болашақ болжамы ғана болып  саналады.Сондықтан стандарттар  нақтылы болмаса, онда жоспар да, стандарт та қайта қаралады.

     Бақылаудың  экономикалық тиімділігін арттыру  үшін ерекшелік принципі бойынша  бақылау тәсілін қолданады, мұндайда стандарттан едәуір ауытқу байқалғанда  ғана бақылау жүйесі іске кіріседі.

     Нәтижелерді өлшеу бақылаудың қиын да, қымбатқа түсетін элементі.

     Ұйымның мақсатына жетуді көздейтін күллі  бақылау, кәсіпорынның қызметіне сәйкес келетін өлшем бірліктерін, жылдамдық, жиілік және дәлдік өлшемдерінің қолайлы  бірліктерін таңдап алуды қамтамасыз етеді.

     Аудиторлық  тексерудің және материалдық қорларды түгендеудің кезеңділігі белгіленеді. Бақылау өлшемі үшін компьютерлерді пайдалану мұндай тексеруді жедел, арзан, әрі дәл жүргізуге мүмкіндік береді.

     Бақылаудың  тиімділігін қамтамасыз етуде мәліметтерді берудің және таратудың зор ролі бар. Бақылау жүйесі тиімді әрекет ету үшін міндетті түрде тиісті жұмыскерлерге белгіленген стандарттарды, қол жеткен нәтижелерді  хабарлап отыру қажеттер дәл болуы, уағында келіп түсуі және қажетті шешімдер мен әрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы тиіс. Стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болсын.

     Алынған нәтижелер туралы мәліметтерді салыстырып бағалаудың қорытында кезеңінде  менеджер алынған мәліметтерді бағалайды  және алдағы іс-әрекеттері жайлы шншім  қабылдайды. 
 
 

      2.1 Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз ету

     Басқару қызметіндегі жоспарлау мен бақылау  өзара байланысты болуы үшін дер  кезінде, нақтылы, дәл берілетін  мәліметтер қажет.

     Күнделікті, жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен жиналған мәліметтерді пайдаланады. Ол үшін басшы қол астындағылармен пікірлеседі, әріптестермен және клиенттермен әңгімелеседі, газеттерді және мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптеген пайдалы жәйттарды біледі, алайда осы мәліметтердің өзі тіпті шағын ұйым үшін басқару ісінде шешім қабылдауға жеткіліксіз. Сондықтан да басшы үшін мәліметтерді ресми жолмен жинау және өңдеу қажет болады.

     Мәлімет көлемі қабылданатын шешімнің күрделілігіне  байланысты, әрі ұйым ұлғайған сайын  арта түседі.

     Мәлімет тасқыны артуына байланысты тиімді, әрі жедел шешім қабылдау үшін ақпарат – басқару жүйесін ұйымдастыру қажет болды. Ол әкімшілікке шешім қабылдауға қажетті мәлімет беріп отыратын ресми жүйе.

     Ақпарат басқару жүйесі ұйым ішінен де, одан тыс та өткен, қазіргі және болашақ  істер туралы мәліметтер беріп отыруы тиіс.

     Ақпарат – басқару жүйесінің мақсаты  жоспарлау, бақылау қызметінің және өндірістік істің тиімді орындалуын жеңілдету.

     Бұл жүйенің маңызды міндеті адамдарға  қажетті мәліметтерді дер кезінде  беріп отыру.

     Ұйымдарда компьютерлерді кеңінен пайдалану  барлық деңгейдегі басшыларға өз қызметінде өте мол мәліметті пайдалануына мүмкіндік берді.

     АҚШ – тағы он компанияның тоғызында  компьютерлер пайдаланылады.

     Бақылау ісінде компьютерлерді пайдалану басшыларға қажетті мәліметтерді беріп қана қоймай, оларға жоспарлы және нақты нәтижелерді салыстыруына, ондағы айырмашылықты дер кезінде байқауына, туындаған проблемаларға өзгеріс енгізуіне жәрдемдеседі.

     Ақпарат – басқару жүйесі пайдаланушыларға бейімделуі, яғни олар өңдейтін материалдар  соны алатын басшылардың қажетіне жарауы тиіс.

     Ақпарат – басқару жүйесін жобалағанда  ескертетін жайт, басқарушылардың мәліметті  қажетсінуіне түрліше келеді, әрі  оның қызметі лауазымдарының бір  – біріне бағыну дәрежесіне және қызмет міндеттеріне байланысты.

     Энтони  басқарушылардың мәліметті  қажет етуіндегі өзгешеліктерін зерттей отырып, басқару ісін үш категорияға бөледі.

     1.Стратегиялық  жоспарлау – «тұтастай ұйым  мақсатына орай шешім қабылдау  процесі, осы мақсаттарға жету  үшін ресурстарды пайдалану, осы  ресурстарды алу, пайдалану және  орналастыру стратегиясы».

     2. Басқару бақылауы – «басқарушының  ресурстарды алуды қамтамасыз  етуі және ұйымның жалпы мақсатына  жету үшін оларды оларды тиімді  пайдалануы». 

     3. Жедел бақылау – «нақты міндеттерді  тиімді және білікті орындауды  қамтамасыз ету процесі».

     Іс  әрекеттегі осы категориялар жоғарғы, ортаңғы және төменгі буындағы басқарушылардың  міндеттеріне шамамен сәйкес келеді.

     Ақпарат – басқару жүйесі осы аталған  категориядағының әрқайсысының түрліше  талаптарына сәйкес келетін мәліметтер беруі тиіс

     Жоғары  буындағы басшылықтың стратегиялық жоспарлау қызметіне бірінші кезекте ұйым мен қоршаған ортаның арасындағы болашақ қарым – қатынасы жатады.

     Жоғары  буын басшыларына сыртқы ортадан  аланатын мәліметтердің дәл болуы  міндетті емес, алайда айқын шекарасы, ой – мақсаты болуы тиіс.

     Басшы бақылауы үшін мәлімет жоғарғы және орта буынды басшыларға қажет. Мұндай мәлімет ішкі, сондай – ақ сыртқы көздерден келіп түсуі тиіс. Мәселен, жоғарғы буын басшысына өз компаниясының  негізгі бөлімшелерінің жұмысы туралы және бәсекелесуші ұйымның іс- әрекеті туралы мәліметтер қажет.

     Орта  буын басшылары еңбек өнімділігі, шығындар, айналым және де мүмкін тұтынушылар  өзгергені немесе технология саласы туралы мәліметтерді қажет етеді. Мұндай мәліметтер неғұрлым дәйекті, дәл болуы, әрі едәуір қысқа, ең соңғысы болуы, әрі ішкі көздерден келіп түсуі тиіс.

     Жедел бақылау үшін мәлімет дәл, қысқа, ең соңғысы болуы, әрі ішкі көздерден  келіп түсуі тиіс.

     Мәліметті өңдеу әдістеріне сыртқы ортаның  өзгермелілігі ықпал етеді. Мәліметті  өңдеудің төрт әдісі бар:

     Өзін - өзі бақылау – бұл адамдардың өз мәліметтері

     Әрекеттестігі – бұл бір немесе бірнеше адамдармен кездесу, сол кезде өзара мәліметтер алмасу.

     Қарым – қатынас – бұл хаттар, файл деректеріжәне арнайы ұйымдастырылған  зерттеулер.

     Талдау  – бл сандық модельдер мен шешім қабылдау әдістемелері арқылы мәліметтерді өңдеу.

     Өзгермелілігі мен беймәлімділігі шамал болған жағдайда көптеген шешімдер бағдарламалануы  және алдын ала белгіленген процедуралар арқылы қабылдануы мүмкін.

     Алайда, көптеген шешімдер стандартсыз және беймәлім болатындықтан, олар үшін көптеген орындардан, мәселен, әрекеттесу мен өзін - өзі бақылау арқылы алынатын көп мәліметтер пайдаланылады.

     Мұндай  мәліметтерді пайдалану қиын болатындқтан басшылар кейбір фактілерге, атап айтқанда, ұйым пікіріне, пікір таласына ресми емес қарым қатынасқа көбірек көңіл бөлуге тура келеді, ал мұның өзі алатын мәліметтердің сапасына да, санына да әсер етеді.

     Ақпарат – басқару жүйесін жобалау  кезеңдері.

     1.Шешім  қабылдау жүйесін талдау. Процесс  барлық шешім типтерін анықтаудан басталады, ал оларды қабылдау үшін мәліметтер өажет. Мұнда әрбір деңгейдегі қажеттілік пен функциялық салалар ескерілуі тиіс.

     2. Мәлімет қажеттілігін талдау. Шешім  қабылдау үшін қандай мәлімет  қажеттілігін анықтайды

     3. Ақпарат – басқару жүйесінің шешімдерін агрегирлеу ұйымдық құрылыммен үйлестірілуі, әрі интегралдануы тиіс.

     4. Мәліметті өңдеу процесін жобалау.  Мәліметтерді жинау, сақтау, беру  және модификациялау үшін нақты  жүйе жасалады. Егер компьютерді  пайдалану көзделсе, онда қызметкерлердің  мәліметтерді өңдеу мүмкіндіктері ескерілуі тиіс.

     5. Бақылау жүйесін жобалау және  қадағалау. Бұл кезеңде ақпарат  – басқару жүйесі беретін мәліметтерді  бағалауға, әрі байқалған қателерді  түзетуге мүмкіндік беретін жүйе.

     Төменде ақпарат – басқару жүйесінің  тиімділігіне ықпал ететін кейбір кеңестер беріледі.

     Пайдаланушылардың жүйені жобалауға қатысуы. Ақпарат  – басқару жүйесін жобалауды  әдетте кеңесшілердің көмегімен  мамандар тобы жүзеге асырады.

     Ақпарат – басқару жүйесінің тиімділігін  арттыру үшін жобалау процесіне, кейіннен соны пайдаланатые басқарушыларды қатыстыру, әрі бұларға жүйені пайдалануды үйрету қажет.

     Шығын критерийі – тиімділік. Ең тәуір  жүйе – басқарушы мақсаты үшін шығынды барынша аз жұмсай отырып, қажетті мөлшердегі және сападағы мәліметтерді беретін жүйе.

     Ақпарат – басқару жүйесін пайдалану  құны мамандарға еңбек ақы төлеу  шығындары мен жабдықтық мәліметтерді өңдеу құнынан едәуір асып түседі. Шығын құралы оны жоспарлауға, орнатуға, қызметкерлерді үйретуге кететін уақыт, сондай-ақ мәліметтерді жинауға, көбейтуге және өңдеуге кететін уақыт пен қаржы шығындары жатады.

     Қажетті мәліметтерді жинау. Мәліметтердің  тым көп болуы да, тым тапшы  болуы да шешім қабылдау процесін қиындатады. Ақпарат – басқару  жүйесі басшыны оның іс-әрекетіне  қажетті мәліметтермен ғана қамтамасыз етуі тиіс.

     Ақпарат-басқару  жүйесіндегі жабдықтарда жұмыс  істейтіндер қажетті қызметкерлермен  және операторлармен қамтамасыз етілуі, жабдықтардың дәл жұмыс істейтіндігі тексерілуі тиіс.

     Жүйе  деректерін жетілдіру. Ішкі және сыртқы жағдайлардың өзгеруіне байланысты жаңа қажетті мәліметтерді жинау, сақтау, өңдеу және тарату мақсатында ақпарат – басқару жүйесін жетілдіру қажет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ҚОРЫТЫНДЫ 

     Сонымен қорыта келетін болсақ әр салада  басқару    іс-қызметтің  жалпы  қағидаларымен  бірге  өзіне  тән  ерекшелігі  болады. Аграрлық  сфераны  алатын болсақ, онда  басқару  қатынастарының    ерекшелігі  ең  алдымен    оның  іс-жұмысының    көлеміне, сонымен  бірге  жұмыскерлердің    санына  қарай   әрбір  елдің  экономикасының  ірі  салаларының    бірі  болып  есептелетініне  байланысты. Кәсіпорындар  мен  ұйымдардың  іс-жұмысына  өздерінің  ықпалын  тигізетін    сыртқы  факторлардың  қатарына    жататындардың  бірін  көрсетпесек  те,  келесілерді  айтуға  болады: халықтың  төлем  қабілеті  бар  сұранысты, өндірістің, тауарды  сыртқа  шығарудың  және  оны  шеттен  әкелудің, бәсекенің, табиғат пен ауа-райының  демографияның  жиі  жағдайын. Сонымен  қатар, бұл  кәсіпорындардың  және  ұйымдардың  іс-қимылы  олардың  қолындағы  жердің, техниканың    малдың, материалдық  құралдардың  және  ақша  қаржысының  болуына  ғана  емес,  сонымен  бірге    оларда  ең  алдымен  жұмыс  істейтін    адамдардың  барлығына  байланысты.

     Бақылау процессі стандарттарды бекітуден, нақты жеткен нәтижелерді өлшеуден және нәтижелер бекітілген стандарттардан ерекшеленген кезде түзетулер енгізуден тұрады.Бақылау өз дамуында өндірістік циклмен сәйкес үздіксіз процесс дедік жоғарыда.

     Бақылаудың  кеңдігі.Бақылау басқарудың маңызды  және күрделі функциясы.Әр бір жетекші  міндеттемелердің бөлігі,оны тұрақты түрде жүзеге асыру керек.

    Менеджмент  стратегиялық  және  тактикалық    мақсаттарға  оңтайлы  жетуде  әрбір  кәсіпорындардың  және  олардың  персоналдарын  нысаналы  және   келісімді  жұмысаен  қамтамасыз  ететін  басқару  іс-қызметіне  ерекше  түрінен  тұрады. Ал  басқару  үрдісі  белгілі  мақсатқа  жетуге  бағытталған  дәйекті  түрдегі  істің жиынтығының көрінісі.

     ҚОЛДАНЫЛҒАН  ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ 

     

1. Герчикова В.Е.  «Менеджмент» -М:1998г.
2. Қазақстан энциклопедисы
3. Оқу-әдістемелік кешен баспа ісі мамандығы үшін; /құраст.: Д. А. Сейдуалин, Д. М. Темирбаева, А. А. Абаев. - Қарағанды : ҚарМУ басп., 2006. - 108 б. - 130.00 тг.