3-х уровневая система планирования и мониторинга деятельности в организации с матричной структурой управления

Ниже приводится некоторая конкретизация подобного  подхода к построению Информационной Системы (ИС), которая была реализована и используется 3 года. Планирование в организации, где внедрена эта система, осуществляется на 6 месяцев. Этот период назван презентация. В каждую презентацию в ИС работает свыше 40 пользователей. Количество задач достигает 1 500.

Пирамида тактических целей с некоторыми особенностями и уточнениями, принятыми в организации, выглядит следующим образом:

Рис. 4. Пирамида тактических  и операционных целей  для планирования

Аналогичная Структура Разбиения Работы (СРР) описана в работе [4], где:

• Работа делится на пакеты.
• Пакеты делятся на элементы.
• Элементы делятся на задачи.

Тактические цели организации названы Ключевыми Событиями (КС) для того, чтобы подчеркнуть, что это итоговая деятельность по проекту, на который могли работать все подразделения организации, и время его завершения (подведения итогов его выполнения) достаточно ограничено. Аналогично рассматривается Ключевое Событие Пользователя (КСП). При накоплении опыта планирования на уровне задач (мероприятий) можно устанавливать контроль деятельности по КСП, тем более что мероприятия могут быть назначены только при обозначенных КСП (деятельность можно планировать при обозначении цели – сначала должны быть сформулированы ЦЕЛИ, затем задачи). При установлении КС (опубликовании тактических целей организации) КС подключаются к ним со всеми связанными мероприятиями.

Согласование  по вертикали:

• КС и ответственные за КС назначаются руководством;
• КСП связаны с КС (разрешение со стороны ответственного за КС);
• Задачи связаны с КСП.

Согласование  по горизонтали:

• Согласование соисполнителей (подача заявки в другие подразделения и получение согласия на выполнение).

Мониторинг  составления и  выполнения планов.

Мониторинг  КС пользователя осуществляется руководителем подразделения, ответственным за КС по запланированной и фактической датам начала и конца этого события, по сформулированным результатам и комментариям.

Мониторинг  мероприятий осуществляется руководителем подразделения, ответственным за КС по запланированной и фактической датам начала и конца этого мероприятия, по фактической деятельности соисполнителя, фактически достигнутым результатам деятельности по этому мероприятию и итоговой сумме затраченных ДС (денежных средств).

Под результатом понимается документ, по которому можно судить о выполнении мероприятия, или четко сформулированный полезный для организации итог работы.

Нетрудно  видеть (рис. 2), что используется 4 уровня иерархии управления организации с различными возможностями в системе:

1. Руководитель системы планирования.
2. Ответственный за КС.
3. Руководитель функционального подразделения.
4. Ответственный, работающий в функциональном подразделении.

Другими словами, подобная система может быть использована в функциональной организации с 4 уровнями иерархического подчинения. Ответственный за КС отвечает за проект уровня организации, на который могут работать все функциональные подразделения в течение презентации. Ответственный в функциональном подразделении также работает в течение презентации, имеет возможность заказывать и выполнять заказы из других подразделений, но за ним осуществляется мониторинг со стороны руководителя функционального подразделения и со стороны ответственного за тактическую цель (КС) организации (руководителя проекта), на которую он работает.

Права, обязанности, возможности  пользователей

Общие обязанности для  всех:

Представить согласованный по датам, исполнителям, соисполнителям структурированный по целям пользователя план деятельности с планируемыми результатами и необходимыми ресурсами (соисполнители, даты, ДС по месяцам) для его выполнения.

Ответственный:

Предоставление  плана

Имеет право обратиться с предложением к любому ответственному о выполнении работы (предложить соисполнителя), а также включить предложение от другого ответственного (согласиться быть соисполнителем) в свой план.

Получить  обратную связь от руководителя подразделения  и от ответственного за КС в виде замечаний и согласия ответственного за КС на то, что это мероприятие  соответствует КС.

Посмотреть  состав ответственных и состав своего подразделения на текущий период и распечатать КС с датами и ответственными за КС.

Просмотреть диаграммы Ганта мероприятий  и КСП с различными выборками (связанные с КС, КСП, по выбору).

Переслать отдельные  формулировки мероприятий в будущую  презентацию (задаваемый период).

Просмотреть и распечатать посланный на утверждение  план деятельности.

Утвержденный  план

Сравнить  и распечатать посланный на утверждение  и утвержденный руководством план.

Отметить  фактические даты начала и конца  деятельности, результат, соисполнителя и его деятельность, сумму израсходованных ДС.

Ознакомиться  с замечаниями ответственного за КС и руководителя подразделения 
и суммой снятых ДС.

Бюджет

Снять ДС с  выделенных на мероприятие и распечатать  счет с перечнем ФИО, кому ДС предназначены, и комментариями.

Общие итоги деятельности:

• Предоставить и распечатать итоговый отчет о деятельности по 7 полям.
• Общие итоги (кратко).
• Что не сделано.
• Причины.
• Последствия.
• Что сделано сверх плана.
• Что надо было бы сделать.
• Пожелания или что предстоит сделать.

 

Ответственный –  руководитель подразделения:

Ознакомиться  с планом и предоставить замечания  ответственным, находящимся в штате  подразделения, о составлении плана  и фактическом его выполнении.

Предоставить  итоговый отчет с дополнительным полем о деятельности ответственных, находящихся в штате подразделения.

Ответственный за КС:

Предоставить  замечания ответственным, работающим на КС, о составлении плана и  фактическом его выполнении.

Сделать свою отметку о согласии на выполнение работы по КС на этапе планирования.

Предоставить  итоговый отчет с дополнительным полем о деятельности ответственных, работающих на КС.

Координатор БД (Руководство организации):

Назначает презентацию  и размещает КС и ответственных.

Формирует подразделения  и их состав, вводит дополнительные ФИО персонала на получение ДС.

Устанавливает особые периоды работ и доступы  к данным (утвержденный план, снятие ДС для всех и по отдельности для каждого пользователя).

Следит за составлением плана и предоставляет  статистические материалы о ходе работ ответственных по составлению и заполнению отчетных форм всем пользователям по внутренней сети.

Выводит документы  с различными составляющими рабочего и утвержденного плана по организации (кратко, средне, полно, с фактическими результатами, по денежным потокам, остаткам ДС, итоговые отчеты) для обсуждения на руководстве.

Для сопоставления  работ можно обратиться к прошлым  презентациям, группировать работы по кодам, шифрам, ответственным.

Добавляет, удаляет, изменяет формулировки, переназначает  ответственных, проверяет согласование.

Изменяет  реквизиты ответственных для  доступа в БД и осуществляет общее  администрирование.

Формы и выходные документы

Ниже приводятся некоторые формы и выходные документы  для иллюстрации возможностей БД.

Рабочий план составляется на форме (рис.5). При нажатии на кнопки навигации (левая часть) можно переходить на другие формы для уточнения, получения дополнительной информации (согласование деятельности с соисполнителями), формулировки операционных целей (КСП). В зависимости от ранга пользователя возникают дополнительные возможности (руководитель подразделения, ответственный за КС) в правой части. В центральной части размещены кнопки для получения диаграмм Ганта (рис. 6). Эти диаграммы используются для согласования целей (КС и КСП) и деятельности по времени (стратегические, тактические, операционные), а также для согласования деятельности между подразделениями.

Рис. 5. Краткая форма  для работы над  планом пользователя.

Рис. 6. Согласование периодов выполнения работ (Диаграмма Ганта)

Рис. 7. Отчет, подготовленный пользователем для  утверждения

В результате выполнения всех работ по планированию пользователь может  распечатать план (рис. 7) и послать его на утверждение руководству. Аналогичный план (утвержденный) пользователь может распечатать после прохождения всех процедур утверждения. Естественно, можно распечатать план всей организации.

После выполнения всех работ пользователь должен заполнить  итоговый отчет о деятельности, который включает 7-9 полей в зависимости от уровня пользователя (рис. 8).

Рис. 8. Итоговый отчет, подготовленный пользователем 

Рис. 9. Форма для подготовки заявления на выдачу ДС

Рис. 10. Заявление на выдачу ДС с квитанцией

Руководитель, работающий в главной форме (рис. 9), имеет доступ ко всем данным остальных пользователей и к данным прошлых презентаций. На рис. 9 видна только одна вкладка. На других вкладках содержатся кнопки перехода на формы по сопровождению кадрового персонала организации, установки для сопровождения БД, управление доступом пользователей к различным возможностям для текущего момента (получение утвержденного плана деятельности, доступ к форме для снятия денежных средств, возможностям работы в прошлой и следующей презентации 
и т.д.).

Рис. 11. Главная форма  для мониторинга  работы ИС

На краткой  форме (рис. 12) руководитель имеет все  данные, посланные пользователями на утверждение, к которым он имеет полный доступ. Он может вывести на печать различного рода документы (отчеты), которые могут быть использованы для дополнительного согласования или сохранения печатной копии. С этой формы можно отслеживать процесс выполнения планов пользователями и показывать данные относительно текущей даты для текущего мониторинга.

С этой формы можно  перейти на форму, где можно проверить  качество планирования пользователей в части согласованных мероприятий и принять решение в связи с текущей ситуацией.

Рис. 12. Краткая форма  для работы над  планами подразделений

На форме, предназначенной  для работы с частью плана с  затребованными денежными средствами (Бюджет), руководитель может сравнить текущую ситуацию с распределением денежных средств по различным категориям (коды, шифры), с данными прошлых презентаций (рис. 13). Категории могут характеризовать, например, затратные статьи по содержанию организации и по оплате персонала по договорам подряда.

Рис. 13. Форма для работы над бюджетом

После утверждения  плана пользователям открывается  доступ к утвержденному плану  и по необходимости к бюджетной  части для снятия денежных средств.

Манипулируя датами начала и конца презентации, руководитель осуществляет доступ в ту или иную презентацию. Устанавливая определенное количество дней до конца или начала презентации, руководитель предоставляет пользователям доступ 
в прошлую презентацию для сравнения посланных планов в прошлую презентацию 
с текущими планами и переносом необходимых формулировок в текущую презентацию. Аналогичная возможность может быть предоставлена пользователям для переноса формулировок из текущей презентации в следующую презентацию.