Подготовка к презентации фирмы и план её проведения

     Начните с небольшого плана вашей будущей  речи, в основной части объясните  все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите  основные части выступления и  главную мысль.

     Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или  информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции  просмотра того, что было сказано  несколько минут назад, так, что из-за потери внимания слушателей страдаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачу основных мыслей аудитории.

     Объясните, как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию.

     Прогноз длинны выступления .

     Длина выступления или презентации  часто строго ограничена. Так как  наряду с вами должны выступать другие ораторы, кроме того у самих слушателей есть множество других дел, вы должны научиться урезать ваши данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей.

     Как только распланирована сама речь, можно  более аккуратно спланировать необходимое  для презентации время. Средний  оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около среднего параграфа. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.

     Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация  на 1 час?

     Все зависит от объекта, целей, характера  аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта  и соответствующей аудитории 10 минутного  доклада вполне достаточно, и если ваш объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше.

     Выбор стиля.

     Другой  важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего  стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.

     В общем, если все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для более лучшего восприятия.

     С другой стороны, если вы говорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более формальную атмосферу.

     Посадите  людей в ряды. Показывайте им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл вашей речи. Используйте  подробный план выступления. Формальность достигается также установлением  дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической так и физической.

     Разработка  речи.

     Подготовка  к большинству выступлений очень  похожа на написание формального  отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст  для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность.

     Возможность заключена во взаимодействии между  выступающим и аудиторией. Когда  говоришь с группой людей, это  одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. И, как  последствие, результат этого, использование  получаемой в процессе презентации информации, редактирование речи уже в процессе выступления. Вместо того, чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.

     Но  за это вы приносите несколько  жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации.

     Выступление.

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

     Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и  сохранения внимания публики:

     Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

     Расскажите  историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с  удовольствием их слушают, так что  вы можете без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный вам факт.

     Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно  заставить людей помнить важные пункты вашего выступления, связывая их с конкретным образом.

     Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.

     Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет  разбудить публику.

     Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.

     Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

     Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части:

     Основная  часть.

     Помните, что основная часть должна содержать  не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория  очень плохо воспринимает всю  презентацию. Можно использовать тот  же тип построения основной части  как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потрять завоеванное во вступлении внимание публики.

     Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

     Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

     Соотносите  объект презентации с нуждами  присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

     Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и  нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

     Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

     Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.

     Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

     Ответы  на вопросы.

     Период  задавания вопросов очень важен  и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи.

     Вот несколько советов по поводу поведения  во время ответов на вопросы:

     Будьте  подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

     Не  игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.

     Не  позволяйте тому, кто задаёт вопросы становиться оратором. Если вы видите, что вопрошающий расходится, прерывайте его. Слушатели видят в вас лидера, и вы должны победить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль над ситуацией и иметь успех.

     Не  позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.

     Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория  отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые  слушатели к вам присоединятся.

     Период  ответов на вопросы - финальный в  презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.

     Заключение.

     Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

     Не  позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начните заключение с сообщения публике  об этом. Это позволит слушателям приложить  последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

     Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите  девизом.

     Если  с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

     Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние слова  должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - закончить вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

     Помните, что заключение должно заканчивать презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики. 
 
 

     Список  использованной литературы.

1. Дейл Карнеги. /”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично”/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г.
2. Кортленд Л. Бови, Джон Тилл / "Деловые связи сегодня" (второе издание) / McGraw-Hill, Inc, 1989.
3. Эванс Берман / "Маркетинг" (четвертое издание) / Colier Макмиллан Канада Инк, 1987