Подготовка к презентации фирмы и план её проведения

Подготовка  к презентации фирмы и план её проведения. 

     Презентация это - эффектный и комфортный способ привлечь внимание пользователей к товарам и услугам, как самой компании, так и ее партнеров и представителей.

     Итак, презентация есть представление  общественности чего-то нового, с определенными целями.

     Презентации бывают следующих  видов:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
2. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Более ясно цели торговой презентации и презентации фирмы можно понять по таблице 1.

     Таблица 1. Цели презентации товара.

     Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

     Презентация объема и содержания выполненных  работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей  результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

     Презентация плана будущих работ. Такая презентация  аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению.

     Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме  убеждения определенному кругу  присутствующих с перечисленными целями.

     Подготовка  презентации

     Шаги  по подготовке презентации следующие:

     1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

     2. Планирование и развитие вступления, основной части и заключения  для длинной формальной презентации.

     3. Выбор, разработка вариантов использования  демонстрационно-наглядных материалов.

     4. Непосредственно подготовка к  речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

     5. Подготовка к ответам на вопросы  из аудитории.

     Речи  и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в  процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать  план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

     Анализ  цели.

     В процессе создания собственной карьеры  человек может делать презентации или произносить речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

     Информирование  или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает  взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

     Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие  в различного рода актах или участие  в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

     Зачастую  речи и презентации используют несколько  из перечисленных целей одновременно.

     Анализ  аудитории.

     Как только вы поставили цели для вашей  презентации, необходимо приступить к  анализу аудитории. Как и зачем это делается ?

     Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

     Вы  можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей  аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

     Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

     Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие  аудитории в презентации, тем  больше может быть размер аудитории  и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

     Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые  вопросы на которые желательно знать  ответы перед презентацией:

     1.Будет  ли аудитория в основной своей  массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

     2. Заботят ли их темы, через которые  вы хотите убедить их принять  участие в конкретном действии?

     3. Какой у аудитории уровень  понимания, образованность?

     4 Сколько они знают о том,  что вы собираетесь им преподнести?

     5. Знают ли они вас?

     6. Уважают ли они вас?

     Ответы  на эти вопросы помогут вам  выбрать лучший путь для поведения  эффективной презентации.

     А теперь несколько слов о том, как  проводить анализ аудитории. Анализ проводится в соответствии с пунктами в таблице 2

     Таблица 2: Вопросы для анализа аудитории.

     Планирование  речи.

     Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию  легкой для понимания, возможно аудитория  не отреагирует на нее нужным для  вас образом, и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

     Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа  аудитории необходимо приступить к  разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.

     Разработка  главной идеи.

     Первый  шаг - это определение главной  идеи, вокруг которой и будет строиться  ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

     Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в  одно предложение.

     Вот несколько примеров:

• Спрос на низкокалорийные высококачественные замороженные продукты повысится из-за социальных и экономических перемен.
• Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки.

     Отметьте, что каждый пример содержит главную  информацию о конкретном предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию.

     Планирование  времени.

     С хорошо разработанной главной идеей  вашего выступления, можете приступить к распланированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

     Если  у вас 10 или меньше минут для  выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.