Подготовка слайдовой презентации

ВВЕДЕНИЕ

 

При подготовке слайдовой презентации  необходимо понять: презентация —  это не слайды, слайды — это не презентация. Слайды — всего лишь иллюстративный материал к выступлению, презентации. Слайды не существуют без  презентации, а презентация без  слайдов может обойтись.

 

1. ОТ ДОКЛАДА К СЛАЙДАМ

 

После того как вы определились с  целью, основными идеями, проработали  содержание и составили план, можно приступать к подготовке слайдов презентации. При этом очень важно определиться  тем количеством и качеством информации, которая будет выводиться на слайдах.

Основная задача презентации  – перевести Ваш доклад в визуальные образы, которые воспринимаются и запоминаются гораздо лучше, чем обычный текст. Не пишите текст доклада целиком на кадре. Нет ничего хуже, чем следить за докладчиком и читать то, что Вам и так рассказывают устно.

Самые распространенные ошибки:

- перенос своего доклада  на слайды (копирование устной  и визуальной информации);

- слишком много текста (большое  количество информации не воспринимается);

- текст на слайдах и речь  докладчика не связаны;

- изображения, графики логически  не связаны с докладом;

- ошибки оформления;

и т.д.

 

На слайдах должны выводиться только узловые моменты, самая суть основных идей. Вы постоянно должны отвечать себе на вопрос: что даст размещение этой информации, чтобы достигнуть цели выступления?

Существуют несколько основных правил, придерживаясь которых удастся  подготовить удачные слайды с  хорошим наполнением:

- на каждом слайде должна  быть отражена только одна  мысль (тема, идея, концепция);

- используйте только ключевые  слова и фразы (существительные и глаголы);

-  придерживайтесь правила 8x8;

-  придерживайтесь единого стиля  оформления маркированного текста;

-  правильно используйте заглавные  буквы;

- принцип «10/20/30»;

- правило «схема –  рисунок – график - таблица - текст»;

- правило «5 объектов  на слайде».

 

1.1. Один слайд – одна идея

 

Важно не перегружайте слайд информацией. Если не удается разместить на одном  кадре все, что вы хотели – разделите  на 2 и более кадров, но предложения и смысл должны быть законченным на каждом слайде. Один слайд должен отражать одну идею, законченную мысль. Никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Зрители делают нам одолжение, что тратят свое драгоценное время, выслушивая нас, но они не склонны прикладывать для этого слишком много усилий. Слушатели не желают напрягать память, а нам хочется многое рассказать. Поэтому лучше всего давать информацию аудитории постепенно, «по ложечке». Заранее приготовленная мысль, которую нам бы хотелось оставить в памяти зрителя, поможет правильно построить структуру и наполнение презентации.

1.2. Используйте ключевые  слова и фразы

 

Ключевая фраза могла бы стать  лозунгом вашей презентации. Это  материальное воплощение цели, мысли, впечатления. Хорошо, если ключевая фраза получится короткой и емкой. Фраза обязательно должна содержать ключевые слова вашего выступления и быть актуальной для зрителя. Возможно, будет легче придумать такую фразу, если представить, что это заключительная фраза вашего выступления.

Повторите ключевую фразу несколько  раз во время выступления. Обязательно, в начале и в конце выступления.

Ключевая фраза должна:

- Быть краткой;

- Представлять      собой      законченное  предложение;

- Быть информативной;

- Нести лишь одну ключевую идею;

- Быть понятной;

- Составлять логическую  часть повествования.

 

1.3. Следуйте правилу 8Х8

 

Всегда помните правило "8x8" для оформления каждого  слайда: не более 8 строк, не более 8 слов в каждой строке. Это помогает не перегружать аудиторию информацией.

 

1.4. Единый стиль оформления маркированного  текста

 

Вы должны быть последовательны  при оформлении маркированного текста. Текст, оформленный в виде маркированных  списков, не должен быть пространным  и длинным. Значки-буллеты привлекают внимание к словам, но слишком большое количество таких значков или слишком много слов сведут на нет весь эффект.

Все фразы должны начинаться одинаково: с одних и тех же знаков, с существительных или  глаголов. Параллельная структура поможет аудитории быстрее воспринимать мысли.

 

1.5. Правильное использование заглавных  букв

 

По правилам шрифтового оформления для основного текста не рекомендуется  использовать только прописные или только заглавные буквы. Исследования показывают, что использование заглавных и строчных букв облегчает чтение и распознавание слов. При использовании же только заглавных букв чтение и распознавание слов замедляется. Если вы напишете с заглавной буквы лишь первое слово, то фраза будет воспринята как целое и смысл будет воспринят быстрее.

 

1.6. Принцип "10/20/30"

 

Данный принцип впервые был описан Гаем Каваски. Суть принципа: 10  слайдов  в  презентации ; 20 минут времени на  презентацию ; 30-м шрифтом набран текст на  слайдах.

К этому принципу хочется добавить только еще один элемент, предложенный Стивом Джобсом (основателем и генеральным  директором Apple inc). В течение  презентации  Джобс обычно каждые 10 минут показывает возможности нового продукта, а потом даёт слово приглашенным гостям. Отвлеките чем-то аудиторию, задайте вопросы, получите обратную связь.

 

1.7. Правило «Схема - рисунок - график - таблица – текст»

 

Это правило важно соблюдать  в данной последовательности. Как только Вы сформулировали то, что хотите донести до Вашей аудитории в каком-то конкретном  слайде , сначала подумайте как это представить в виде схемы? Не получается как схему, подумайте как показать это рисунком, графиком, таблицей. Используйте текст в  презентациях  только если все предыдущие способы отображения информации вам не подошли.

 

1.8. Правило «5 объектов на  слайде»

 

Не нужно создавать винегрет на  слайде . Это правило основано на закономерности обнаруженной американским ученым-психологом Джорджем Миллером. В результате опытов он обнаружил, что кратковременная память человека способна запоминать в среднем девять двоичных чисел, восемь десятичных чисел, семь букв алфавита и пять односложных слов - то есть человек способен одновременно помнить 7 ± 2 элементов. Таким образом, при размещении информации на  слайде мультимедийной  презентации  старайтесь чтобы в сумме  слайд  содержал всего 5 элементов. Если это схема, то попробуйте упростить её до 5 элементов или группируйте элементы так, чтобы визуально в схеме выделялось 5 блоков.

 

 

2. КАК СДЕЛАТЬ МАРКИРОВАННЫЙ ТЕКСТ БОЛЕЕ ВЫРАЗИТЕЛЬНЫМ

 

Маркировка – это текст, условные обозначения и (или) товар, а также другие вспомогательные средства, предназначенные для идентификации товара или отдельных его свойств, доведения до потребителя информации об изготовителях количественных и качественных характеристиках товара. Основные функции маркировки: информационная, идентифицирующая, мотивационная и эмоциональная. Информационная функция маркировки как одного из средств товарной информации является основной. 

Маркированные списки. Используются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста. Слева от элемента маркированного списка имеется специальный символ маркера

 

2.1. Сколько вам нужно  слайдов

 

Совершенно очевидно, что большое количество слайдов будет отвлекать внимание аудитории от оратора. И если люди будут рассматривать слайды, вместо того, чтобы слушать вашу речь и смотреть на вас, то такая презентация скорее всего будет провальной. Задействовать визуальный канал можно весьма эффективно с помощью слов, связанных со зрительным восприятием (яркий, светлый, темный, картина, видеть, смотреть, наблюдать, и т.д.), а также призывая людей рисовать в воображении яркие образы (например: «представьте себе…»). Поверьте, что образ, который человек создал в своем воображении, запомнится ему намного лучше, чем картинка, которую вы ему покажете.

Так сколько все-таки должно быть слайдов в презентации? 
Бывают ситуации, когда можно обойтись вообще без слайдов, или использовать не более 1-2. Например, когда речь идет о коротком выступлении (около 10 минут). Выбросьте из головы мысль, что должны использовать слайды всякий раз, как только вам нужно выступать перед аудиторией, независимо от ситуации.

В большинстве презентаций выступающие используют слишком много слайдов. Например, когда оратор записывает на слайдах выступление полностью, или даже тезисы. Чтобы не впадать в эту крайность, всегда помните о том, что:

1. Слайды – это дополнение к вашему сообщению, а не само сообщение.

2. Слайды – для аудитории, а не для оратора.

Проверьте – каждый ли элемент вашего выступления нуждается в слайдах. Спросите себя: «Могу ли я донести эту идею только с помощью слов или здесь необходимы наглядные материалы?» Если ответ «нет» – откажитесь от использования слайда. Если «да» – добавьте один-два слайда по теме. Всегда руководствуйтесь здравым смыслом при подготовке наглядных материалов. И помните, что на презентации именно вы – главное действующее лицо, а не набор слайдов!

Изображайте на слайдах только:

• то, что нельзя показать иначе (графики, диаграммы и т.п.);
• главную мысль или ключевую фразу (если иначе не получается);

Можно использовать необычный слайд  с целью поднять интерес аудитории в момент естественного спада внимания. Разумеется, показать его нужно в определенный момент времени (15-20 минута в 40 минутном докладе).

 

2.2. Правильные заголовки

 

Несколько основных правил, которые стоит соблюдать создавая эффективные заголовки для презентаций:

Предусмотрите в дизайне место  под заголовок. Должно быть четко  понятно, что это заголовок. Постарайтесь не перегружать верхнюю часть  слайда (особенно, если у компании сложный  или очень большой логотип)

Избегайте скучных, заезженных названий, придумывайте интересные и мотивирующие

Старайтесь уложиться в 2 строки, максимум в 3. Идеально вообще одна

Размер шрифта не должен быть меньше чем основной текст. Рекомендуемый  размер от 28 пт. (в PowerPoint)

Не допускайте двойных заголовков. Такое часто встречается на слайдах, где есть диаграммы (таблицы и т. д.). Получается, что есть заголовок и у диаграммы и у самого слайда. Совместите их, и расположите диаграмму на весь слайд

Не пишите заголовки заглавными буквами.

Заголовок должен отражать основную идею.

 

2.3. «Зацепите» вашу аудиторию

 

• Определите цели. Определите, в чем состоит цель презентации. 
• Решите, как будете завершать презентацию. Пусть у аудитории будет пища для размышлений. 
• Придумайте начало. С самого начала завладейте вниманием аудитории. 
• Продумайте остальное содержание презентации. Пусть ее структура будет логичной и ясной для понимания. 
• Больше огня. Поддерживайте интерес аудитории входе всей презентации. 
• Создайте визуальные средства. Люди лучше воспринимают слуховую информацию, подкрепленную видеорядом. 
• Ориентируйтесь на аудиторию. Создайте впечатление, что презентация была создана именно для этой аудитории. 
• Подготовьте заметки. Постарайтесь как можно реже заглядывать в заметки. 
• Повторите еще раз. Чем больше повторений, тем лучше презентация и тем более уверен в себе тот, кто делает презентацию. 

2.4.Обеспечьте передачу знаний

 

Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо  воспринимает всю презентацию. Можно  использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

Соотносите объект презентации  с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций  и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

Объясните как ваш объект соотносится  с уже знакомыми и принятыми  идеями.

Приводите примеры. Это позволяет  зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.

Можно также привлекать внимание изменяя  тон голоса, используя жесты и  мимику. 

 

Изучение методов, способов и приемов  проведения презентации является актуальной темой для исследования, поскольку  конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции - увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.