Подготовка слайдовой презентации

Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

Презентация - испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация - это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

Целью работы являлось рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации  и применение их на практике.

 

2.4.1. Визуальное аудио-  и кинетическое обучение

 

Принято выделять 4 канала: визуальный (зрительный  ряд),аудиальный (звуковой и словесный ряд), кинестетический (ощущения, эмоции, вкус, запах), внемодальный (логическое понимание информации). 3 канала - «аналоговые», непосредственно связанные с каналами поступления информации. Внемодальный, или дигитальный – как следует из названия - «оцифрованный», опосредованный анализом.  

На эффективность понимания  материала презентации конкретными людьми  влияет модальность, в которой представлена информация:   

визуалы - лучше  понимают зрительные образы

аудиалы – текст

кинестетики – ощущения, эмоции, движение

Внемодалам - лучшее понимание дает логика и структура информации.

Аудио-визуальные системы обеспечивают запись или воспроизведение одновременно звуковых и зрительных образов. С их помощью визуальные сообщения в контексте музыкального или речевого сопровождения предъявляются на экране (проекционном или электронном). В качестве аудиовизуальных технических средств рассматривают современные киноустановки, теле- и видеосистемы.

1 Визуальная  система

Люди, для которых основной является визуальная система, часто стоят  или сидят с выпрямленной шеей и/или спиной и взглядом, направленным вверх. Их дыхание чаще всего неглубокое и особенно заметное в верхней части груди. Когда визуал получает доступ к образу, его дыхание даже может остановиться на мгновение. Когда начинает формироваться картинка, дыхание возобновляется. Их губы часто выглядят тонкими и сжатыми. Их голос часто бывает высоким и громким с быстрыми и резкими вспышками экспрессии. Визуалам свойственны организованность и опрятность. Шум может отвлекать их. Они учатся и запоминают, представляя картинами. Поэтому они, как правило, скучают на лекциях и запоминают на них очень мало.

2 Аудиальная  система

Люди с предпочитаемой аудиальной репрезентативной системой будут склонны  перемещать свои глаза из стороны  в сторону. Дыхание аудиалов будет  довольно регулярным и ритмичным  и особенно заметным на уровне середины грудной клетки. Если попросить таких людей описать свои переживания, то они будут концентрироваться, прежде всего, на их звучании. При этом их дыхание будет приспосабливаться к выражению тех звуков, которые они слышат внутри себя. Они часто вздыхают.

Обрабатывая информацию в терминах звуков, аудиалы будут с удовольствием отвечать, используя свои собственные звуки и язык музыки. Они часто обладают "бойкостью речи". Аудиалы часто любят давать долгие объяснения. Такие люди гордятся своим умением ясно и внятно излагать мысли. Из-за своей многословности аудиалы могут доминировать в разговоре. Бывает такое, что аудиалы чрезмерно утомляют людей своей излишней разговорчивостью, тогда они становятся "отшельниками". Аудиалы много говорят с собой. Они часто обладают высокой чувствительностью к звукам и легко отвлекаются, поэтому аудиалы пытаются изолировать себя от резких и неприятных звуков.

3 Кинетическая  система

Люди, использующие кинестетическую  систему, при выражении своих  чувств смотрят в основном вниз и  вправо. Они используют предикаты, обозначающие ощущения, движения, действия: прикасаться, чувствовать, хватать, тепло и т.д. Кинестетики обладают брюшным типом дыхания. Тот, кто испытывает глубокие чувства, дышит глубоко. Их дыхание изменяется в зависимости от состояния их чувств. Губы кинестетиков выглядят полными и мягкими. Тон их голоса часто бывает низким, глубоким, хриплым или приглушенным. Кинестетики обычно говорят медленно и делают долгие паузы, когда получают доступ к хранимой в глубине себя информации. Если они обладают внутренней ориентацией, их тела будут выглядеть и ощущаться полными, округлыми и мягкими. Однако если кинестетики обладают внешней ориентацией, их тела будут выгляде6ть и ощущаться крепкими и мускулистыми.

 

2.4.2. Дойти до каждого

 

Не поленитесь описать себе вашу аудиторию. Более того, не поленитесь написать на бумаге - кто он такой, обобщенный будущий слушатель. Иногда Вы окажетесь неприятно удивлены, когда выясните, что на самом-то деле у Вас не будет одного обобщенного слушателя, а их на самом деле два или даже три (представляющих разные группы слушателей). И это означает, что Вы должны будете позаботиться о том, чтобы каждый из них Вас принял и понял. Согласен, это дополнительный труд - ведь надо подготовить два или три доклада, а Вы ведь рассчитывали на один. Но было бы гораздо хуже выяснить непосредственно во время выступления, что две трети слушателей не понимают, зачем они сюда пришли!

Более того, если Вы готовитесь к уроку, представьте себе реакцию на Вашу презентацию со стороны каждого.  Ваша презентация должна доходить до КАЖДОГО. Если есть "трудные" люди (а где их нет?) - запланируйте хоть один какой-то момент (элемент на слайде?), когда будет обращение и к этим людям тоже... Ведь то, что трудно сделать при подготовке обычного урока, семинара и т.д. возможно при подготовке визуального материала, каким и будет являться Ваша презентация!

Обязательно - уясните себе, каковы цели, ожидания и желания Ваших  слушателей.

 

2.5. Необходимые слайды

 

Повестка дня

В начале каждой презентации должен быть слайд с повесткой дня, а в конце слайд, резюмирующий выступление. Слайд с повесткой дня поможет организовать всю презентацию. Он поможет аудитории понять, что будет обсуждаться на сегодняшней встрече и что они смогут узнать из презентации.

 

Резюме.

 

Этот слайд должен напомнить слушателям основные пункты презентации.

Слайд с резюме не менее важен. Его  цель — напомнить вашим слушателям, какие мысли и сведения, по-вашему, им стоит запомнить, кратко суммировать свое сообщение или призвать к каким-то действиям.

 

 

Использование титульных  слайдов

 

Важно, чтобы аудитории было легко  переходить от одной темы повестки дня к другой. Чтобы помочь ей в этом, подготовить присутствующих к восприятию новой темы, используйте  «титульные» слайды. Это слайды с  названиями разделов, которые взяты из слайда с повесткой дня.

 

Слайды-закладки

 

Эти слайды могут быть пустыми или  нести минимальный текст. На этих слайдах могут быть какие-то рисунки, фотографии. Такие слайды легко создать  на основе шаблонов. Такие слайды понадобятся  в следующих ситуациях:

- перерыв или обед;

- работа с флип - чартом (большой  перекидной блокнот для коллективной  работы и презентаций) или доской;

- моменты вашего выступления,  когда вы хотите, чтобы аудитория  сконцентрировала внимание на  вас, а не на экране.

 

 

3. РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

 

Рассмотрим различные раздаточные  материалы, сопутствующие презентации. Это могут быть рекламные буклеты, подарки, сувениры. То есть что-то, что  удобно сунуть в карман или кейс потенциальному покупателю, партнеру, спонсору, чтобы рассмотреть на досуге, вспоминая о вашей компании.

А все дело именно в том, что недостаточно вручить потенциальному покупателю, партнеру или спонсору рекламную  ручку, сопроводив ее фразой типа: «Это от нашей компании!». Эта ручка  должна нести дополнительную информацию, которая не позволит человеку забыть, где, от кого и по какому случаю он ее получил.

Любой раздаточный материал, даже самый мелкий, должен иметь индивидуальные черты вашей компании, только тогда  в нем есть смысл. В противном  случае – оставьте при себе деньги, которые хотели заплатить за изготовление презентационных сувениров. С тем же успехом вы можете сходить в магазин и закупить там все ту же мелочь.

Раздаточный материал обязан иметь  фирменную символику, вне зависимости  от того, изготовлен он на заказ, или используется стандартное сувенирное изделие. На сувенирах и подарках можно размещать гравировку, фирменные наклейки, дарственные надписи. В качестве раздаточного материала можно использовать и упаковочные материалы – сумки, пакеты, папки, – снабдив их соответствующей символикой.

Раздаточные материалы играют очень важную роль, они должны обеспечить информационную поддержку вашей продукции после презентации.

    На презентации слушателям  необходимо запомнить огромное  количество информации. Не удивительно, что после нее бывает трудно вспомнить, что было представлено и чем шли переговоры. Восстановить полную картину помогают раздаточные материалы.

    Информационный поток,  обрушивающийся на аудиторию  во время презентации, имеет  и обратную сторону: посетители получают больше раздаточных материалов, чем им необходимо. Поэтому эффективность раздаточных материалов напрямую зависит от их оформления и способа преподнесения.

 

 

4. ЕДИНАЯ ЛОГИКА ОФОРМЛЕНИЯ

 

Чтобы презентация хорошо воспринималась слушателями и не вызывала отрицательных эмоций (подсознательных или вполне осознанных), необходимо соблюдать правила ее оформления.

Презентация предполагает сочетание  информации различных типов: текста, графических изображений, музыкальных  и звуковых эффектов, анимации и видеофрагментов. Поэтому необходимо учитывать специфику комбинирования фрагментов информации различных типов. Кроме того, оформление и демонстрация каждого из перечисленных типов информации также подчиняется определенным правилам. Так, например, для текстовой информации важен выбор шрифта, для графической — яркость и насыщенность цвета, для наилучшего их совместного восприятия необходимо оптимальное взаиморасположение на слайде.

Вся презентация должна  быть выдержана  в едином стиле, на базе одного шаблона.

Единое стилевое оформление

- стиль может включать: определенный шрифт (гарнитура и цвет), цвет фона или фоновый рисунок, декоративный элемент небольшого размера и др.;

- не рекомендуется использовать в стилевом оформлении презентации более 3 цветов и более 3 типов шрифта;

- оформление слайда не должно отвлекать внимание слушателей от его содержательной части.

 

4.1. Размещение текста  и изображений

 

Содержание и расположение текста на слайде:

- текста не должно быть слишком много;

- желательно присутствие на странице информационных блоков с разнотипной информацией (текст, графики, диаграммы, таблицы, рисунки), дополняющей друг друга;

- ключевые слова в информационном блоке необходимо выделить;

- информационные блоки лучше располагать горизонтально, связанные по смыслу блоки — слева направо;

- наиболее важную информацию следует поместить в центр слайда;

- логика предъявления информации на слайдах и в презентации должна соответствовать логике ее изложения.

 

Графическая информация (изображения)

- рисунки, фотографии, диаграммы призваны дополнить текстовую информацию или передать ее в более наглядном виде;

- желательно избегать в презентации рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления;

- цвет графических изображений не должен резко контрастировать с общим стилевым оформлением слайда;

- иллюстрации рекомендуется сопровождать пояснительным текстом;

- если графическое изображение используется в качестве фона, то текст на этом фоне должен быть хорошо читаем.

 

4.2. Последовательность в выборе шрифтов

 

При выборе шрифтов для представления  информации презентации следует  учитывать следующие правила:

- не рекомендуется смешивать разные типы шрифтов в одной презентации;

- не следует злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных), поэтому их допустимо использовать только для смыслового выделения небольших фрагментов текста;

- наиболее важный материал, требующий обязательного усвоения, желательно выделить ярче для включения ассоциативной зрительной памяти;

- для выделения информации следует использовать цвет, жирный и/или курсивный шрифт;

- выделение подчеркиванием обычно ассоциируется с гиперссылкой, поэтому использовать его для иных целей не рекомендуется.

 

 

 Учитывая, что гладкие (плакатные)  шрифты, т.е. шрифты без засечек (типа Arial, Tahoma, Verdana и т.п.) легче читать с большого расстояния, чем шрифты с засечками (типа Times), то:

- для основного текста предпочтительно использовать плакатные шрифты;

- для заголовка можно использовать  декоративный шрифт, если он хорошо читаем и не контрастирует с основным шрифтом.