Экономическая эффективность событийного мероприятия (на примере предприятия ООО РИА «О кей пресс Юг»)

- подготовка помещений  и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера)

- подготовка информационных  материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки, др. )

обеспечение перевода (для  мероприятий с международным  участием) и стенограммы

-  организация регистрации, обслуживания

- обработка итоговых  материалов (резолюции, тезисы, рекомендации).

На подготовительном этапе организации выставки необходимо разработать ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМИ, учитывающего различные целевые аудитории, и задал, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки выставки Информационными партнерами – это центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ, имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности [6, с. 118-119].

Формы работы со СМИ

Рекламно-информационные материалы выставочного проекта  могут быть представлены в виде:

- модульной рекламы

-  статей

- репортажей

-  интервью

-  аналитических обзоров/социологических обзоров

- информационных анонсов

Схемы взаимодействия организаторов выставки со СМИ

Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные схемы:

-  прямая продажа  выставочных площадей, покупка рекламных  площадей, бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную)

- информационное спонсорство

- партнерство в организации  выставочного проекта

Этапы рекламной кампании

Рекламная кампания выставки проходит в два этапа на первом этапе делается акцент на привлечение  максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг), что находит отражение в типе рекламного модуля.

Опыт работы со СМИ  позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными  изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными, плюс Интернет [6, с. 121].

Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений, пресс-релизов (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ (актуализируется раз в полгода). Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ.

Рассылка

К старой и доброй технике  Ргоmotion выставочного проекта относится почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). На государственные предприятия неожиданно хорошее воздействие оказывает телетайпная рассылка (особенно правительственных телеграмм и официальных документов по выставке). Для доставки материалов клиентам VIP используются курьерские службы.

Пресс-конференции

Пресс-конференции являются важным источником информации о выставке и ее мероприятиях для СМИ,

Опыт проведения крупномасштабных выставочных проектов позволяет назвать оптимальное количество пресс-конференций

 Первая проводится  за неделю до официального  открытия выставки по актуальной  теме занимаемой выставки. Очень  важно пригласить для участия  в пресс-конференции официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с целью информирования по актуальным вопросам. Вторая -непосредственно в день открытия (перед церемонией официального открытия). Как правило, в ней принимают участие приглашенные на церемонию открытия. Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следует следующим правилам:

-  СМИ извещаются  о предстоящей пресс-конференции заранее (за неделю) сначала факсом, а затем по телефону. Факсовое сообщение должно быть четким и ясным: тема пресс-конференции, дата, время и длительность, место проведения, участники пресс-конференции, имя и должность специалиста ПР, номер телефона.

 За три дня до  проведения следует сделать телефонный  звонок — напоминание. 

 Перед началом пресс-конференции участники и другие ответственные лица должны провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой — чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы.

Работа с  представителями СМИ на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю  информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа  мероприятий, каталог Новая услуга организаторов:  пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ.

Работа на смежных  и конкурентных выставках

Смежные и конкурентные выставки - уникальное сочетание в  одном месте и времени огромного количества потенциальных участников выставки, поэтому ее активно используют в работе по привлечению экспонентов.  Формы работы:

-  Стенд компании-организатора выставки

-  Публикация рекламы и информации в каталоге выставки

- «Прямая» работа менеджеров по привлечению экспонентов

-  компакт-диск

    Рассмотрим  рекламные мероприятия по «запуску»  выставки» (таблица 4.1) 

Таблица 4.1  - Рекламные мероприятия по «запуску» выставки»

Организационные мероприятия	Документальное обеспечение
Начало рекламной кампании: -  размещение в СМИ согласно  медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов	Рекламные модули в СМИ
-  прямая рассылка информационных  писем по клиентским базам  с последующим обзвоном (формы  работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов)	Договоры на участие
Подготовка мероприятий деловой  программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения)	Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям
Работа с экспонентами по  размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта  (Каталог, СD, справочники)	Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях
Подготовка рекламно-информационных приложений  (компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение)	Информационная худо-жественная, программная часть рекламно-информа-ционных приложений
Подготовка мероприятий презентационной  программы на сцене, специальных  проектов и конкурсной программы	Программа специальных и презентационных  мероприятий

 

В таблице 4.2 представлены рекламные мероприятия  на финише выставки.

 

Таблица 4.2  - Рекламные мероприятия на финише выставки

Организационные мероприятия	Документальное обеспечение
Размещение рекламы  в СМИ, направленной на привлечение  посетителей и создание положительного общественного резонанса	Рекламные модули в СМИ
Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы	Комплекс наружной и  звуковой рекламы
Макетирование и изготовление каталога, СD	Каталог, компакт-диск
Изготовление полиграфической  и сувенирной продукции	Полиграфическая и сувенирная продукция выставки
Разработка и реализация оформления выставочного пространства	Элементы худ оформления выставочного зала
Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP	Приглашения VIP
Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ	Пресс-релиз выставки
Подготовка церемонии  Официального открытия выставки	Сценарий открытия выставки с указанием приглашенных лиц
Формирование папок  экспонентов, пресс-наборов для распространения  на выставке	Папки экспонентов, пресс-наборы для СМИ
Привлечение наемного персонала  на период проведения выставки (социологическая  группа, переводчики, обслуживающий персонал и т.д.)	План - график работы наемного персонала и распределение обязанностей
Определение методики статистических и социологических исследований на выставке	Анкеты

 

 

Рассматриваются два  направления исследований, которые  проводятся во время выставки

• регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) 
• исследование отраслевого рынка.

Профессиональное проведение статистических и социологических  исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам:

• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта,
• данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий,
• данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.),
• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней,

-   динамика маркетинговой  информации за ряд лет дает  представление о новых тенденциях рынка, а следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы.

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты. Для  каждой группы разрабатывается свой тип анкет

В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ.

Также в анкету можно включить вопросы, касающиеся следующих оценок:

-   цели участия в выставке,

-  оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

-  оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем  заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью. Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет:

-  приглашения, буклеты  и билеты с отрывным купоном, 

• выдача бэджа на постоянное посещение выставки,
• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции.     

Система маркетинговых коммуникаций  предприятия, включает рекламную кампанию, паблик рилейшнз, выставки, ярмарки, презентации и т.д., осуществляет программу продвижения, сбыта продукта.

Итак, одним из методов продвижения продукта является организация  выставок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные мероприятия занимают особое место в  маркетинге. Они предоставляют  предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно ориентироваться в ценовой политике, в каком-то смысле перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который выражается:

- в  расширении клиентской базы предприятия,

- в  количестве  заключённых  договоров. 

Участвуя  в выставке, фирме необходимо чётко  определить цели такого участия и  правильно выбрать выставку. Чтобы  участие было эффективным предварительно предприятию необходимо ответить на следующие вопросы: