Совершенствование закупочной деятельности на принципах логистики

gn="justify">     В совершенствовании деятельности промышленного  предприятия, с информационно-логистической  точки зрения, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. А чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение  информационных потоков, корректность их содержания и структуры, своевременность  и т.п. Другими словами, успешное управление закупочной деятельностью  на предприятии зависит от наличия  в соответствующих организационных  ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.

     В конце 60-х гг. XX в., американскими экономистами было предложено рассмотреть в комплексе производственные, снабженческие и сбытовые подразделения. Такой подход и применение вычислительной техники впервые позволили оперативно корректировать плановые задания в процессе производства (при изменении потребностей, корректирования заказов, нехватке ресурсов, отказах оборудования). [10, с. 32]

     Стремительное развитие (особенно в последние годы) информационных технологий создало  основы для создания и применения эффективных информационных систем. Современные решения базируются на компьютерных технологиях накопления, обработки, передачи и представления  данных.

     Информационное  обеспечение закупочной деятельности на предприятия представляет собой  деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и  является инструментом интеграции элементов  системы логистического управления закупочной деятельностью. [9, с. 182]

     Информационное  обеспечение не возможно без информационных систем.

     Информационные  системы – это комбинация взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью  принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы  построены на основе инфраструктур  информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение. [6, с. 122]

     Технологии  информационных систем могут дать предприятию  следующие основные преимущества:

1. Снижение затрат и повышение эффективности за счет упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы закупок, в результате чего они могут заниматься работой, добавляющей более высокую ценность.
2. Быстрый и более легкий доступ к наиболее важным данным в режиме реального времени помогает принимать обоснованные решения.
3. Благодаря сокращению времени на административную и тактическую деятельность в процессе поставок работники могут уделять больше времени стратегическим инициативам и более сфокусированной работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.
4. В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы. [6, с.125]

     Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут быть снижены запасы (например, резервный запас), сокращение случаев  дефицитов, снижение затрат на ускорение  выполнения заказов и т.д.

     Все информационные системы основаны на электронном обмене данными (EDI) – это вариант, облегчающий проведение документации в стандартизированной электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации и аналогичным приложением в другой. [5, с. 53]

     Использование информационных систем приводит к автоматизации  закупочной деятельности, что представлено на рисунке 3. [7, с. 130] 

       

       

       

     

     

     

     

       
 

     Рис. 3 Схема автоматизированной системы  закупок

 

      На российских и зарубежных предприятиях для информационного обеспечения  закупочной деятельности используются следующие основные программные  комплексы:

1. «Галактика». Комплексная информационная система (КИС) «Галактика» предназначена для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Основные ее блоки: «Контур логистики», «Контур управления производством», «Финансовый контур» и др. В состав «Контура логистики» входят следующие модули: «Управление снабжением», «Управление договорами», «Складской учет», «Управление сбытом», «Поставщики, получатели». [10, с. 95]

     Реализованные в системе функции (рис. 4) позволяют  автоматизировать:

• определение объемов и направлений материальных потоков;
• организацию складского хозяйства;
• организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения и т.д.

 

       

       

     

       

       
 

     Рис. 4 Схема единого информационного  пространства

 

      В составе «Контура логистики» все  задачи решаются комплексно, это является основным преимуществом его использования  для управления закупочной деятельностью. По мнению специалистов в области  управления логистической деятельностью  на предприятии, «Контур логистики» системы «Галактика» отличается функциональной полнотой и удобством  эксплуатации.

2. «1С-Логистика: Управление складом». Данный программный продукт предназначен для автоматизации управления складским хозяйством предприятия. При ее использовании уменьшается количество ошибочных складских операций, повышается точной и оперативность учета товара, уменьшаются затраты на заработную плату складских работников и т.д. Система поддерживает работу с различными типами оборудования: принтерами этикеток, сканерами штрих-кода и др. [10, с. 149]
3. «Фолио». Данный программный продукт отличается большой функциональной полнотой. Он включает в себя: «Фолио-WinСклад», «Фолио-ЛогистикСклад», «Фолио-ЗаказПоставка», «Фолио-Интернет-Заказ» и т.д. Программный модуль «Фолио-ЗаказПоставка» автоматизирует работу отдела закупки и отдела логистики. В функциональном смысле представляет собой систему, отслеживающую цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Преимущества: поддержка полного цикла документооборота, подбор поставщиков по нескольким критериям (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи заявок в разной форме. [10, с. 68]
4. «Oracle». В данной системе находится модуль «Закупки», который представляет собой интегрированное программное решение для учета данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов. [10, с. 240]

     Здесь рассмотрены только наиболее известные  программные продукты отечественных  и зарубежных производителей, которые  уже достаточно широко внедрены в  бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент гораздо шире и  продолжает увеличиваться.

     На  любом предприятии необходимо оценивать  степень эффективности использования  информационного обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения с поставщиками предприятия, а также целесообразный их поиск и выбор. 

     1.4 Поиск и выбор  поставщиков 

     Выбор поставщиков играет очень важную роль в деятельности предприятия. Для  того чтобы фирма получала прибыль, существует множество факторов, один из которых – бесперебойность  поставки сырья и материалов. Это  может обеспечиваться именно поставщиками, эффективно и качественно занимающимися  своей деятельностью.

     Решение о размещении заказа определенного  объема у того или иного поставщика должно приниматься на основе совокупности критериев, разрабатываемых каждой компанией для своего производства.

     Все критерии, применяемые при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы – техническую, организационно-экономическую  и психологическую. [8, с. 95]

     Техническая группа критериев включает оценки потенциальных  поставщиков:

• производственная мощность поставщика;
• соответствие современному уровню технологии;
• комплектность поставляемой продукции и возможные нарушения;
• развитость инфраструктуры (транспорт, информационные системы);
• ассортимент поставляемой продукции, т.е. возможности поставщика;
• наличие дефектов в продукции (оценка постоянства качества).

     Организационно-экономическая  группа критериев включает в себя:

• доступность продукции (наличие продукции на различных складах);
• условия доставки продукции (выбор транспортного средства);
• сроки поставки и условия оплаты продукции;
• удаленность поставщика;
• финансовое положение поставщика (долги, кредиты, грань банкротства);
• организация логистики;
• стабильность стиля поставки (восприятие продукции потребителем).

     Психологическая группа критериев включает в себя:

• надежность поставщика (честность, порядочность и т.д.);
• предыдущая история поставщика, его репутация (период существования поставщика на рынке в условиях конкуренции);
• местонахождение поставщика (климатические и другие условия расположения потенциального поставщика);
• договорная дисциплина (выполнение своих обязанностей).

     Информацию  по перечисленным критериям выбора поставщика не всегда удается получить у потенциальных поставщиков, поэтому  необходимо прибегать к услугам  предприятий, владеющих определенными  данными, характеризующими поставщика.

     Одним из важных вопросов при работе с  потенциальными поставщиками является принятие альтернативного решения:

• иметь одного поставщика на условиях прямых длительных производственно-хозяйственных связей;
• сотрудничать с несколькими источниками материально-технических ресурсов. [8, с. 103]

     Оба варианта решения этой проблемы имеют, соответственно, положительные стороны  и целый ряд преимуществ, представленных в таблице 1. [11, с. 337] 

     Таблица 1 Преимущества при выборе одного или нескольких источников снабжения