Закупочная логистика

Логистика (от греческого слова «logistike», что означает искусство вычислять, рассуждать) - это наука о планировании, организации, управлении, контроле и регулировании движения материальных и информационных потоков в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя

 

Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия

Закупочная логистика - это деятельность по управлению материальными потоками в процессе снабжения предприятия  материальных ресурсов: сырьем, материалами, комплектующими, товарами

Она занимается организацией всех видов  деятельности, связанных с получением материальных ресурсов и услуг от поставщиков: закупку, доставку, приемку, временное хранение материальных ресурсов.

Объект исследования - закупочная логистика.

Предмет исследования - механизм осуществления закупочной логистики.

Стандартное определение общих  целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое  по качеству и количеству сырье в  нужное время, в нужном месте, от надежного  поставщика, своевременно отвечающего  по свои обязательствам, с хорошим  сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене

В соответствии с этим можно  выделить:

1. Необходимость обеспечения  непрерывного потока сырья, поставок  комплектующих и предоставления  услуг, необходимых для работы  компании.

2. Сведение инвестиций, связанных  с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения  непрерывного потока материальных  ресурсов и готовой продукции  является создание и хранение  крупных запасов этих ресурсов  и продукции. Запасы предполагают  использование капитала, который  нельзя еще куда-либо инвестировать.  Ежегодно стоимость текущего  запаса может составлять 20-50 % общей  стоимости активов 

3. Поддержание и повышение  качества. Производство продукции  или предоставление услуг должно  отвечать принятым требованиям,  что ведет к росту производственных  расходов до значительного уровня.

4. Поиск компетентных  и надежных поставщиков. Успех  функции закупок зависит от  способности находить поставщиков  и развивать отношения с ними, анализировать их возможности,  выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно  совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности  многофункциональных товаров.

Если в процессе закупки  можно приобрести одно изделие, которое  выполнит функцию, ранее выполняемую  двумя-тремя изделиями, компания получит  преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение принципа  «цена-качество» в процессе закупки.  Деятельность по закупке предполагает  использование большого объема  оборотных средств, поэтому необходимы  товары и услуги с наименьшей  общей стоимостью с сохранением  должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

7. Повышение конкурентоспособности.  Компания будет конкурентоспособной,  если сможет контролировать все  расходы, связанные с закупками,  и временные параметры с тем,  чтобы избежать неприбыльной  деятельности, либо деятельности, требующей  дополнительного времени.

Для этого необходима оптимизация  размеров затрат, изменения в программе  дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса.

8. Достижение гармоничных  отношений, эффективного сотрудничества  с другими функциональными подразделениями  компании.

Закупочная деятельность не может быть эффективной без  сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом  технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки.

9. Снижение административных  расходов. Если деятельность по  закупкам нерациональна, административные  расходы отдела закупок будут  слишком высокими. Состав целей  закупочной логистики зависит  от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития  и/или сложности производства, отрасли  экономики, в которой функционирует  компания, конкурентоспособности.

Основными задачами, решаемыми  закупочной логистикой, являются:

- определение предмета (структуры)  закупок;

- выбор поставщика;

- определение объема закупок;

- условия закупок

Выбор поставщика требует глубокого  анализа рынка интересующей фирму  продукции, существующих и потенциальных  поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных  из них

Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом  определяется требуемое количество материальных ресурсов

Организация процесса закупок  имеет определенные этапы:

1. Определение потребности  в материальных ресурсах.

2. Определение нужных  характеристик и количества товаров  и услуг.

3. Анализ и определение  возможных источников снабжения.

4. Определение цены и  условий закупок.

5. Подготовка и размещение  заказа на закупку.

6. Контроль выполнения  заказа и/или экспедирование.

7. Получение и проверка  товаров.

8. Обработка счета и  оплата.

9. Учет поступлений материальных  ресурсов.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах  и включает номер заказа, стоимость  изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в  себя ведение файлов документов, которые  относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на  закупку, в котором ведется  учет всех заказов по номерам  и отображается статус каждого  заказа - выполнен/не выполнен.

2. Реестр заказов на  закупку, содержащий копии всех  заказов на закупку.

3. Товарный реестр, показывающий  все закупки каждого основного  вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер  заказа на закупку).

4. Реестр с историей  поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам  материальных ресурсов, является договор  поставки.

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и  временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.

Целью закупочной логистики  является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах  с максимально возможной экономической  эффективностью.

Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание обоснованных  сроков закупки товаров и материалов.

2) обеспечение точного  соответствия между количеством  поставок и потребностями в  них.

3) соблюдение требований  производства и торговли по  качеству материалов и товаров.

Основными задачами, решаемыми  закупочной логистикой, являются:

- определение предмета (структуры)  закупок;

- выбор поставщика;

- определение объема закупок;

- условия закупок.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно  и децентрализовано. Если компания подходит к процессу с позиции  децентрализации, служащие отделов  будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.

Преимуществом такого подхода  является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

При осуществлении закупок  централизованным путем назначается  конкретное лицо или создается отдел  с полномочиями совершать закупки  в интересах всех отделов.