Банковский документооборот

 

Кассовые документы структурных  подразделений формируются бухгалтерскими работниками (по операциям хранилища - работниками кладовой) в сшивы (папки) порядком, предусмотренным Положением № 318-П, Регламентом № 628-4-р.

 

Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются с применением  ПТК с выводом информации на печать. Ленты подсчета кассовых документов формируются по приходу и расходу  в номинале по видам валюты. Ленты подсчета кассовых документов по операциям с драгоценными металлами формируются по приходу и расходу в рублях.

 

При формировании кассовые документы филиала банка подбираются  сначала по дебету счета по учету  кассы в порядке возрастания  номеров кредитуемых балансовых счетов, затем по кредиту этого  счета в порядке возрастания  номеров дебетуемых балансовых счетов. При формировании кассовых документов по операциям с иностранной валютой  по одному номеру балансового счета  кассовые документы подбираются  в порядке возрастания цифровых кодов валюты. Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания  номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и № 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме № 99998 и № 99999.

 

Мемориальные ордера на переоценку остатков денежной наличности и ценностей  в иностранной валюте помещаются в бухгалтерские документы дня.

 

Мемориальные ордера на переоценку драгоценных металлов помещаются в  кассовые документы дня.

 

Кассовые документы по совершенным за день операциям должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день. Кассовые документы, оформленные  в послеоперационное время, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий  день после выходного дня, нерабочего праздничного дня. При необходимости кассовые документы могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). В отдельные папки брошюруются кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. В случае функционирования в филиале банка отдельных хранилищ: основного (одного или нескольких, специализирующихся на работе с определенными видами денежной наличности и ценностей) и ночного, кассовые документы по совершенным ими операциям формируются в отдельные дела (сшивы) по каждому из хранилищ, в которых назначены разные группы должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе (далее - ленты подсчета), подписывается кассовым работником, производившим формирование кассовых документов, помещается в дело (сшив) впереди всех документов.

 

На лицевой стороне  папки документов наклеивается ярлык (Приложение № 15 к Регламенту № 628-4-р).

 

В отдельных колонках (в  том числе в отдельных делах) должны быть сделаны записи о количестве и суммах кассовых документов по:

 

вкладам физических лиц - переданных в подразделения последующего контроля по вкладам физических лиц;

 

кредитам индивидуальным заемщикам - помещенных в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику;

 

другим операциям (отдельными строками по каждому их виду) - помещенных в отдельные сшивы (папки) со сроками  хранения, превышающими пять лет.

 

По документам, находящимся  в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых  документах, которые помещаются в  начале сшива кассовых документов по операциям структурных подразделений.

 

В тексте оттиска штампа с кассовыми документами структурных  подразделений в поле "кассовый работник, формировавший дело" проставляется  подпись бухгалтерского работника, формировавшего кассовые документы.

 

Не позднее следующего рабочего дня итоги документов должны быть сверены с данными бухгалтерского учета и заверены подписью.

 

Для сверки итогов кассовых операций структурных подразделений  и хранилища ценностей, включая  операции в иностранной валюте и  драгоценных металлах с данными  бухгалтерского учета формируется "Оборотная ведомость", форма  которой приведена в Приложении № 2 Правил № 304-2-р. В "Оборотной ведомости" наряду с итогами по счетам второго порядка выводятся итоги в разрезе структурных подразделений и по хранилищу ценностей.

 

Итоги сброшюрованных кассовых документов структурных подразделений  сверяются - начальником сектора  обработки первичной отчетности ОБУиО (или исполняющего обязанности) с данными бухгалтерского учета и заверяются его подписью.

 

Справки ф. ф. №№ 0482446 и 0482446-ВСП, ф. № 339, журналы ф. № 0482427-ВСП, контрольные  ведомости ф. ф. №№ 0482176, 0482176-в, 0482176-д, 0482176-ц, сводные справки о кассовых оборотах, сводные справки о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами и сводные справки  о кассовых оборотах по операциям  с монетами из драгоценных металлов помещаются в кассовые документы.

 

Заверенные сшивы кассовых документов передаются заведующему  кассой для дальнейшего хранения.

 

Прием сшивов кассовых документов в хранилище удостоверяется подписью заведующего кассой на сшиве кассовых документов структурных подразделений.

 

На лицевой стороне  сшива (папки) кассовых документов по операциям  кладовой указывается общее количество и сумма всех кассовых документов по операциям структурных подразделений.

 

Хранение кассовых документов осуществляется под ответственностью заведующего кассой.

 

При организации хранения кассовых документов в хранилище, сшивы  кассовых документов на внебалансовых счетах не учитываются.

 

Сшивы кассовых документов в уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 хранятся в хранилище ценностей  в самом дополнительном офисе.

 

2.2 Ведение книги регистрации  лицевых счетов 

 

Открываемые лицевые счета  по внутрибанковским операциям, клиентов регистрируются в книгах регистрации  открытых счетов, формы которых приведены  в Альбоме форм Сбербанка России.

 

Открываемые лицевые счета  по внутрибанковским операциям (по учету  имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.) регистрируются в Книге  регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям ф. № 293.

 

Открываемые лицевые счета  клиентам - физическим лицам регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов - физических лиц) ф. № 294.

 

Открываемые лицевые счета  клиентам - юридическим лицам регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов - юридических  лиц) ф. № 295.

 

Правила присвоения номеров  лицевых счетов приведены в Порядке  № 1556-р.

 

Книги регистрации всех лицевых  счетов, открываемых клиентам (юридическим  и физическим лицам), и по внутрибанковским операциям могут вестись в  электронном виде. В этом случае книга регистрации, а также вносимые в нее изменения подписываются  ЭЦП главного бухгалтера (заместителя), при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированного доступа.

 

В электронном виде ежедневно  составляются отдельные ведомости  вновь открытых и закрытых счетов, которые подписываются ЭЦП главного бухгалтера (заместителя). При необходимости  ведомости открытых и закрытых счетов ежедневно распечатываются на бумажном носителе. Ведомости открытых и закрытых счетов по внутрибанковским счетам, по счетам клиентов - физических лиц, по счетам клиентов - юридических лиц распечатываются  соответственно по формам №№ 293, 294, 295. Распечатанные на бумажном носителе ведомости открытых и закрытых счетов подшиваются в отдельное дело, хранятся у главного бухгалтера или  его заместителя и по истечении  отчетного года сдаются в архив.

 

На каждое первое число  года, следующего за отчетным, а при необходимости и в другие сроки в течение года, ведущаяся в электронном виде книга регистрации счетов (или ее отдельные листы) распечатывается. В ежегодно распечатываемую книгу регистрации включаются действующие на отчетную дату счета.

 

Распечатанная в части  действующих счетов книга регистрации  сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается и  подписывается управляющим, главным  бухгалтером или их заместителями.

 

Ежеквартально, на 1-е число  месяца следующего за отчетным кварталом  сотрудниками ОБУиО проводится анализ неработающих внутрибанковских лицевых счетов с последующим их закрытием в ПО "RS-Bank".

2.3 Формирование выписок  по счетам клиентов. Выдача чековых  книжек 

 

Операции, оформляемые по счетам клиентов, отражаются в лицевых  счетах клиентов. Лицевые счета клиентов - юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица ведутся уполномоченными работниками  сектора РКО ЮЛ и структурных  подразделений в электронном  виде с применением средств вычислительной техники.

 

Ежедневно выписки из лицевых  счетов клиентов - юридических лиц  и предпринимателей без образования  юридического лица, по которым в  течение дня были проведены операции (проведена операция) распечатываются в двух экземплярах. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.

 

Выдача клиентам выписок  из лицевых счетов и приложений к  ним осуществляется в порядки  и сроки, предусмотренные договорами, на бумажном носителе или в электронном  виде по существующим каналам связи. Выписки из лицевых счетов по банковским счетам клиентов за последний рабочий  день года (по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным), а также  в других случаях, если это предусмотрено  законодательством РФ, подлежат выдаче клиентам на бумажном носителе. Выписки  из лицевых счетов, распечатанные  с использованием средств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов  и подписей работников отделения.

 

Если лицевые счета  клиентов формируются и архивируются в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), то ежедневная распечатка первых экземпляров лицевых счетов, по которым были проведены операции, может не осуществляться. Первые экземпляры лицевых счетов могут распечатываться  по мере необходимости.

 

Вторые экземпляры лицевых  счетов, формируемых и архивируемых в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), могут распечатываться  только для выдачи клиентам, если иное не предусмотрено договором.

 

Правильность отражения  операций в лицевых счетах обеспечивают лица, оформившие операции, а также  лица, осуществляющие дополнительный контроль по данным операциям.

 

Для получения наличных денежных средств со счета клиентам выдаются денежные чековые книжки.

 

Выдача чековых книжек производится по заявлению клиента, на котором проставляется разрешительная подпись начальника ОПЕРО (его заместителя), а в структурных подразделениях - заведующего. Оформление чековых книжек производится работниками структурных  подразделений, обслуживающих юридические  лица и предпринимателей без образования  юридического лица следующим образом:

 

- на обложке чековой  книжки указывается серия и  номера чеков, содержащихся в  книжке, номер лицевого счета  и наименование клиента и проставляется  штамп структурного подразделения,  выдавшего чековую книжку;

 

- на каждом чеке записывается  номер лицевого счета клиента  и проставляется штамп структурного  подразделения;

 

- в карточке с образцами  подписей клиента и оттиска  печати указывается серия и  номера чеков выданной чековой  книжки, а также дата выдачи.

 

Если чековая денежная книжка при оформлении была испорчена, на ее обложке операционным работником структурного подразделения делается надпись от руки "Испорчена", ставится дата и подпись.

 

В случае закрытия счета, а  также при изменении наименования клиента либо номера счета клиент обязан приложить к заявлению  на закрытие счета чековые книжки с оставшимися неиспользованными  чеками и корешками, в котором  указываются номера неиспользованных чеков.

 

Чековая книжка с неиспользованными  чеками принимается от клиента работниками  сектора РКОЮЛ (структурных подразделений) и погашается руководителем структурного подразделения, путем вырезания  части чека, предназначенной для  подписи. Сданные неиспользованные чековые книжки помещаются в кассовые документы дня.

 

 Заключение 

 

Ведение документооборота в  банках очень сложно организованный и трудоемкий процесс, в котором  задействованы практически все  отделы.

 

Ведение документооборота может  быть как на бумажных носителях, так  и на цифровых - что более удобно и менее трудоемко.

 

В настоящие время способов обмена информацией на рабочем месте великое множество:

 

на бумаге,

 

сетевые папки (которые видны  определенным пользователям)