Документооборот

контрольная работа «Деловая документация» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Понятие о документе, Классификация документов по различным признакам 

     Терминология, используемая при работе с документами  закреплена в законах и других нормативных актах, (Закон Республики Беларусь «Об информатизации», Закон  Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь».

     Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины  «документированная информация» и  «документ» рассматриваются как  синонимы и определяются как зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Реквизит  – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

     Документ  создается в результате документирования – записи информации на различных  носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления  и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном  виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

     В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально  имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт»  и подчеркивается значение документа  в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

     Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных  и официальных определений. В  зависимости от того, какая отрасль  знания дает это определение, преобладает  какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое  дает документоведение: 

– документ – материальный объект;

– документ – носитель информации;

– документ – документированная информация. 

     Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в  определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Закон «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

     Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные  виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной  классификации видов и разновидностей документов.

     Важнейшим признаком для классификации  документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: 

– по административным вопросам;

– материально-техническому снабжению;

– планированию;

– оперативной  деятельности;

– бухгалтерскому учету;

– подготовке и расстановке кадров;

– финансово-кредитным  и внешнеторговым вопросам и т.д. 

     Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным  признакам.

     По  наименованию. Существует множество  разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные  требования и поручения, доверенности и т.д.

     По  способу фиксации информации документы  бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

     По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в  которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы  для служебного пользования (ДСП), с  грифом «конфиденциально».

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные  документы бывают действительные и  недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения  срока действия или отмены его  другим документом.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного  срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные  – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или  технической нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

     Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными  функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     Анкета  – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа.

     Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном  выражении) – на пересечении соответствующих  граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы. 

Порядок обработки исходящих и внутренних документов 

     Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

     Задача  службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать  учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную  обработку, координировать движение документов.

     Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием.  Проверка правильности доставки.

2. Проверка  целостности упаковки, сохранности  печатей. Вскрытие.

3. Контроль  почты: проверка правильности  адресования; проверка согласования  даты письма с датой почтового  штемпеля; проверка комплектности  и сохранности вложений.

4. Присвоение  документу входящего номера, проставление  штампа о получении документа.

5. Сортировка  документов на регистрируемые  и нерегистрируемые.

6. Сортировка  документов по адресам.

     Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей.

     Движение  документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами:

1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений

2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения)

3) Постановка  входящего номера 

4) Регистрация  (Передача зарегистрированных документов  заместителям директора, в структурные  подразделения, исполнителям)

5) Передача  руководителю 

6) Рассмотрение  руководителем 

7) Внесение  сведений из резолюции в регистрационную  форму 

8) Передача  исполнителю 

9) Контроль  исполнения 

10) Исполнение 

11)Подшивка  в дело.

     Внутренние док-ты-  данные документы используются для организации работы предприятия.

     Работа  с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение  распоряжения на подготовку (разработку  и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование  проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);

5) представление  документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

     Исходящие док-ты:  большинство исходящих  документов являются ответом организации  на соответствующие входящие документы.

     Работа  с исходящими документами:

     1) Составление проекта исходящего  документа 

     2) Проверка правильности оформления  (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения)

     3) Согласование документа

      4) Подписание 

     5) Регистрация 

     6) Отправка документов 

     7) Подшивка второго экземпляра  документа.

     Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.