Банковский документооборот

 

В остальных документах ошибки исправляются зачеркиванием и написанием сверху правильного текста или цифры. Каждое исправление оговаривается  и подтверждается подписью работника, внесшего это исправление, а также  подписью работника, проконтролировавшего операцию.

 

В мемориальных ордерах, являющихся бухгалтерскими документами, с помощью  которых оформляются бухгалтерские  записи (проводки) на основании принимаемых  к учету первичных документов могут вноситься исправления  в номера лицевых счетов (за исключением  номеров лицевых счетов по вкладам, счетам физических лиц), проставляемые  в соответствующих полях мемориального  ордера. Исправления номеров корреспондирующих  счетов могут вноситься работниками  ОБУиО при проверке документов, поступающих в составе отчета дня структурного подразделения, до отражения операции в балансе. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильно указанных номеров счетов и надписания над ними правильных номеров счетов. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника, внесшего исправления.

 

 

На мемориальных ордерах, на основании которых выдаются ценности или списываются средства, подписанных  получателем, исправления, в том  числе и номеров счетов, не допускается.

 

При возврате с ОБК Якутского  ОСБ № 8603 по разным причинам (отсутствие или некорректное указание номера карты) Уведомления о пополнении счета  МБК, бухгалтер СОКР вносит исправления в Уведомление только при наличии письменного подтверждения уточненной информации структурным подразделением.

 

Оформление первичных  учетных документов по расчетным  операциям, связанным с осуществлением расчетов по перечислению денежных средств  с использованием корреспондентского субсчета, открытого в ГРКЦ НБ РС (Я), счетов межфилиальных расчетов, осуществляют уполномоченные работники подразделений Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.

 

Расчетные операции осуществляются по поручениям клиентов или по собственным  операциям.

 

Основанием для отражения  расчетных операций в бухгалтерском  учете являются:

 

по операциям списания и зачисления, проводимым через корреспондентский  субсчет - электронные и/или расчетные  документы, подтвержденные выпиской из корреспондентского субсчета;

 

по операциям зачисления, проводимым по счетам МФР - электронные  расчетные документы;

 

по операциям списания, проводимым по счетам МФР:

 

по собственным платежам - электронные расчетные документы, подтвержденные выпиской;

 

по клиентским платежам - электронные расчетные документы  при наличии подтверждения об их исполнении.

 

При списании средств со счетов и зачислении средств на счета  юридических лиц с использованием централизованной базы данных счетов юридических лиц в соответствии с Порядком № 1076-р и Порядком № 1030-р бухгалтерский учет расчетных  операций по счетам МФР и корреспондентскому субсчету осуществляется специалистами  ОБУиО и ТРЦ на основании электронных платежных документов.

 

Расчетные операции по счетам отделений, расположенных на территории РС (Я) и Якутского отделения № 8603 СБ РФ осуществляются в соответствии и на основании документов, предусмотренных нормативными документами Банка России, а также нормативными документами Сбербанка России: Правилами № 52-р, Положением № 355-3-р, Регламентом № 551-2-р и нормативными документами, утвержденными Советом Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.

 

Порядок оформления расчетных  документов в иностранной валюте и драгоценных металлах по счетам МФР определен Перечнем № 1195-р.

 

Собственные банковские операции отделения осуществляются в соответствии с нормативными документами Сбербанка  России, при этом первичные учетные  документы по собственным операциям  оформляются на основании распоряжений функциональных подразделений, уполномоченных совершать такие операции.

 

По учету основных средств  используются первичные учетные  документы, утвержденные Постановлением № 7, а также первичные учетные  документы, предусмотренные Порядком № 1122-р.

 

Первичные учетные документы  по операциям с наличной иностранной  валютой, чеками (в том числе дорожными  чеками), номинальная стоимость которых  указана в иностранной валюте, оформляются в соответствии с  Инструкцией № 113-И, Указанием № 1446-У, Регламентом № 1354-2-р, Инструкцией  № 1-3-р, Порядком № 1442-р, Порядком № 1433-р.

 

Первичные документы удостоверяются собственноручными подписями работников, оформивших документы, а в необходимых  случаях - контролирующих работников, других должностных лиц. Подписи  проставляются в специально отведенных полях (при их наличии), а при отсутствии - на свободном месте.

 

При приеме денежной наличности от работника отделения для зачисления на внутрибанковские счета оформляется  приходный кассовый ордер в двух экземплярах, из которых первый - помещается в кассовые документы дня, второй - выдается вносителю после приема денег в кассу.

 

 Глава 2. Документооборот  на примере якутского отделения  сбербанка России №8603 2.1 Хранение  первичных учетных документов  и бухгалтерских документов 

 

Все первичные бухгалтерские  и кассовые документы, поступившие  в составе ежедневных отчетов  из структурных подразделений, после  проверки отчетов, составления ежедневного  баланса, сверки данных аналитического учета с синтетическим, формируются и брошюруются в сшивы (папки) раздельно по бухгалтерским и кассовым документам, в зависимости от сроков хранения.

 

Все документы по вкладам  физических лиц (в т. ч. и кассовые) передаются в сектор контроля по вкладам  физических лиц и пластиковым  картам ОБУиО для проверки, формирования и хранения в соответствии с Инструкцией № 7-2-р (с учетом изменений и дополнений).

 

Документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в т. ч. и кассовые) помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому  ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах в общем отделе.

 

В уполномоченных дополнительных офисах документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в том числе и кассовые) помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах, расположенных в дополнительных офисах.

 

Первичные учетные документы  по кредитам юридическим лицам помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому  заемщику и хранятся в СОКР ОБУиО.

 

По кредитам выданным в "уполномоченных допофисах" платежные документы на выдачу и отсканированные платежные документы на погашение обязательств по кредитному договору формируются в отдельные сшивы работником СОКР ОБУиО. Первые экземпляры платежных документов на погашение обязательств по кредитному договору в течении действия кредитного договора формируются в сшивы по каждому Заемщику бухгалтерским работником УДО. После закрытия кредитного договора сформированный сшив в УДО отправляется почтой работнику СОКР ОБУиО Бухгалтерские документы брошюруются с учетом следующего:

 

Первичные бухгалтерские  документы подшиваются за каждый рабочий день в возрастающем порядке  номеров дебетованных балансовых счетов.

 

Документы по принятым платежам от населения, поступающие в бухгалтерское  подразделение: Извещения платежных  документов ф. № ПД (налог), извещения  ф. № ПД-4р, вторые экземпляры платежных  документов - Заявлений физического  лица на перевод денежных средств, извещения  платежных документов, разработанных  организацией; платежные поручения, сформированные на бумажных носителях  структурными подразделениями, послужившие  основанием для оформления платежного поручения на перечисление средств, помещаются в сшив документов дня.

 

Бухгалтерские документы, затрагивающие  по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам;

 

Бухгалтерские документы  по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, затем кредитованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, помещаются в документы дня после документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Также в конце сшива помещается Ведомость оборотов по внебалансовым счетам.

 

В отдельные сшивы (папки) помещаются:

 

- кассовые документы по  операциям кладовой;

 

кассовые документы структурных  подразделений в разрезе ВСП (ОПЕРО, дополнительных офисов, ОКВКУ);

 

- бухгалтерские документы  по операциям с драгоценными  металлами;

 

- бухгалтерские документы  по операциям с иностранной  валютой;

 

- документы по хозяйственным  операциям;

 

- документы по вкладам  физических лиц (в т. ч. и  кассовые);

 

- документы по кредитам, индивидуальных заемщиков (в т.  ч. и кассовые);

 

- документы по кредитам, предоставленным юридическим лицам;

 

- бухгалтерские документы  по операциям, совершаемым с  использованием банковских карт;

 

- бухгалтерские документы  по уполномоченным дополнительным  офисам;

 

- документы по другим  операциям с различными сроками  хранения, если срок хранения  этих документов отличен от  срока хранения основного сшива  бухгалтерских документов (5 лет).

 

Сброшюрованные бухгалтерские  документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогами оборотной ведомости (Приложение 8 к Положению № 302-П). Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

 

Реестры документов по операциям  структурных подразделений ф. № 333 помещаются в отдельные сшивы  в разрезе структурных подразделений.

 

Работники, на которых возложено  формирование документов, должны проверять  наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие  самих приложений.

 

Допускается формирование бухгалтерских  документов по пачкам, формируемым  для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в  папку вместе с лентами их подсчета.

 

На лицевой стороне  обложки папки сброшюрованных бухгалтерских  документов наклеивается ярлык, оформленный  в соответствии с Правилами № 304-2-р (со всеми изменениями и дополнениями).

 

Отдельной строкой в ярлыке может указываться сумма бухгалтерских  документов, сформированных при совершении операций в электронном виде и  помещенных в электронные архивы.

 

По документам, находящимся  в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых  документах, которые помещаются в  начале основного сшива.

 

В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, на которой делается надпись:

 

“документы сброшюрованы и подшиты __”

 

(подпись)

 

На обложке основной папки  делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", подпись начальника СОКР ОБУиО.

 

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы текущего месяца хранятся в секторе операционно-кассовых расчетов. После сдачи месячного  отчета документы передаются в архив  отделения.

 

В уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы хранятся в самом дополнительном офисе.

 

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно.

 

После сдачи годового отчета бухгалтерские документы года, предшествующего  отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

 

Якутское отделение № 8603 вправе организовать хранение бухгалтерских  документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, лицевых  счетов, выписок ф. 19, бухгалтерской  отчетности) в виде электронных баз  данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность  распечатывания бумажных копий бухгалтерских  документов по формам, предусмотренным  нормативными документами Банка  России, действующими на момент создания документа.

 

Структура баз данных бухгалтерских  документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах.

 

При хранении бухгалтерских  документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

 

База данных бухгалтерских  документов, формируемая с применением  средств автоматизации, ведется  с обязательным резервированием  и должна обеспечивать гарантированное  сохранение информации в течение  сроков, установленных для хранения соответствующих документов.

 

Изъятие документов осуществляется в соответствии с требованиями Положения  № 302-П (с учетом изменений и дополнений), изложенных в пункте 4.9 раздела 4 "Хранение документов" части III "Организация  работы по ведению бухгалтерского учета".