Автор: Пользователь скрыл имя, 17 Февраля 2015 в 16:15, контрольная работа
Деловое письмо является одной из главных частей делового общения. Оно помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм. Деловое письмо направлено на обратную связь, так как без обратной связи не может существовать деловое общение. Современное деловое письмо — это, прежде всего служебное послание в виде документа, передающее информацию от одного адресата – другому.
Введение 3стр.
Функции делового письма. 4стр.
Общие требования к языку делового письма. 5стр.
Этикетные ритуалы делового текста. 6стр.
Основные виды деловых писем. 10стр.
Практическое задание. 12стр.
В целом использование
Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.
Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.
Убедительность письма зависит
от аргументированности просьб
и предложений, которая достигается
приведением тщательно
Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй -- копию -- печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.
Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.
В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов.
4.Основные виды деловых писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях. Например: о конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Письмо-предложение:
«Группа компаний ICG(International cosmetic group) предлагает комплексное оснащение салонов красоты, медицинских и СПА-центров.
Деятельность ICG распространяется практически на всю сферу, которую принято называть «индустрия красоты». Мы поставляем готовые кабинеты аппаратной косметологии, педикюра и коррекции фигуры, предлагаем профессиональную косметику, а также различное оборудование для аппаратной косметологии, wellness, перманентного макияжа, аппаратного педикюра и студий загара. Мы учитываем специфику российской индустрии красоты, находящейся в стадии активного роста, постоянно открывая новые направления, удовлетворяя возрастающий спрос.
Наши преимущества:
Подробный каталог и прайс - лист во вложении.
Приглашаем Вас в наш офис для обсуждения возможных вариантов оснащения.
С уважением, Слукина Марина
Менеджер группы компаний ICG
Звоните нам по телефону +7(908)26-54-347
И задавайте интересующие Вас вопросы.
Наш адрес: г. Екатеринбург, ул. Блюхера, 121
Наша электронная почта: slukinam@bk.ru»
Ответное письмо:
« Уважаемая, Марина!
Благодарим, Вас за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты нашего салона красоты уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждаются.
С уважением, Козлов Л. В.
Генеральный директор ООО «Дуняша» »