ERP-системы: Основные особенности и примеры

 

     При выборе ERP-систем между западными и отечественными разработчиками, следует исходить, прежде всего, из возможностей и потребностей.      

Если  предприятие довольно крупное, со сложной  структурой, перед руководством которого стоит цель повысить его эффективность  и инвестиционную привлекательность при миллионной стоимости внедрения системы и её дальнейшего использования, то следует выбирать большой программный комплекс западного производства.     

В том случае, если необходимо наладить учет только в некоторых отдельных  областях производства, то более приемлемым считается выбор отечественных  ERP-систем.      

Выбор ERP-системы  может основываться на разных критериях  и в зависимости от множества  факторов. Однако, можно выделить ряд  основных критериев в предпочтении конкретного решения, игнорирование  которых может привести к дополнительным затратам, как материальным, так  и временным [8] [9]:

1. Функциональность системы – в этом случае внедряемый проект должен обеспечивать решение различных видов задач, необходимых для автоматизации деятельности предприятия.
2. Организация единого информационного пространства – данный критерий влияет на все функции и характеристики системы и определяется языком представления информации, средствами представления обобщений и укрупнений, возможностью представления метаинформации и взаимосвязей между компонентами системы, а также интеллектуальными средствами поиска и анализа данных.
3. Адаптивность и развиваемость – характеризуется адекватностью системы к настройке существующей в ней функциональности в соответствии с требованиями конкретного предприятия, а также включение в неё новой функциональности, т.е. возможность введения новых функций.
4. Возможность поэтапного внедрения – особенностью является тот факт, что необязательно покупать сразу всю систему; есть возможность приобретать ERP-решение по частям или необходимым модулям, т.е. вначале изначально можно приобрести минимальную функциональность, а затем, в процессе эксплуатации подключать новые модули.

 

      

2. ВЫБОР, ТРЕБОВАНИЯ  И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ  ВНЕДРЕНИЯ ГОТОВОЙ  ERP-СИСТЕМЫ     

2.1 Требования к ERP-системе.     

Чем больше предприятие, тем лучше ему  понятна необходимость информационной системы управления. Многие предприятия в настоящее время выбирают себе КИС, а значит, определяют свои требования к информационной поддержке со стороны системы. Необходимо четко понимать, что технические требования подчинены требованиям со стороны системы управления, а не наоборот. На первом месте должны стоять требования по функциональности системы, по ее соответствию целям предприятия.     

ERP-система должна  стать частью системы управления  и поддерживать деятельность  руководства и персонала, предоставляя  нужную информацию для принятия  решений; должна поддерживать  все этапы управления, вернее, все  возможные для автоматизации:  планирование, учет, контроль и анализ. И если в системе есть только  учет или только планирование, то она не сможет качественно  поддержать процесс управления, т.е. не является полноценной  системой управления [6].     

ERP-система, как  и любой другой инструмент, должна  иметь свои характеристики и  требования, в соответствии с  которыми можно было бы определить  ее функциональность и эффективность.  Разумеется, для каждого конкретного  предприятия требования к информационной  системе будут различными, так  как должна учитываться специфика  каждой организации [10]. Несмотря  на это, можно выделить несколько  основных требований к системе,  общих для всех потребителей:

• Локализация ERP-системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).
• Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.
• В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации. Система должна обеспечивать возможность работы в единой централизованной базе данных.
• Внедрение ERP-системы должно сокращать количество бизнес-процедур и упрощать автоматизируемые бизнес-процессы.
• Система должна предоставлять всем заинтересованным лицам всю необходимую им информацию (в соответствии с правами доступа к данным).
• ERP-система должна быть легка в обучении и иметь дружественный и интуитивно понятный интерфейс. Время обучения сотрудников работе с ней должно быть сведено к минимуму.
• В системе должна быть заложена возможность менять без помощи программистов существующие отчетные формы и создавать новые.
• Она должна контролировать действия пользователя, минимизируя ошибки занесения данных.
• В ERP-пакете должна быть возможность отследить время, дату и автора внесенных изменений в те или иные данные.
• КИС не должна позволять обычным пользователям удалять данные - только помечать на удаление с возможностью последующего восстановления. Удалять данные из системы должен администратор.
• В КИС должны присутствовать надежные средства защиты данных и разделения прав доступа.
• Система должна иметь возможность развиваться в соответствии с развитием автоматизируемых ею бизнес-процессов, с изменением законодательства и т.д. Поставщик системы должен предоставлять соответствующие гарантии.
• Система должна соответствовать IT-стратегии предприятия.
• Внедрение системы должно быть экономически эффективно. По результатам внедрения эффективность деятельности предприятия должна возрасти.
• Система должна учитывать сочетание интересов и требований различных подразделений, в том числе и не охватываемых ею.
• КИС должна быть снабжена пользовательской и администраторской документацией, а также встроенной системой контекстной помощи.

 

     При огромном разнообразии предлагаемых систем основная проблема при ее выборе - это  наличие реальной информации по всем вышеперечисленным критериям. При  схожести текстов в рекламных  проспектах конкурирующих систем решающее значение приобретает ответ на вопрос не "что сделано", а "как это  сделано" и "чего не хватает".      

Получить  ответ на этот вопрос невозможно, не проделав огромную работу по изучению системы, не имея опыта ее практического внедрения. В каждой системе есть ограничения, которые зачастую даже не описываются в документации на нее, не говоря уже о рекламных проспектах, с которыми имеет дело тот, кто принимает решение о покупке системы. В результате, купив и установив себе систему, можно попасть в ситуацию, когда система действительно работает, но таким образом, который конкретно для определенного предприятия абсолютно не подходит (без полного изменения соответствующих бизнес-процессов, что невозможно).     

Ненадежный (не по рекламным проспектам, а по реальному опыту взаимодействия и по репутации в профессиональных кругах) или финансово нестабильный поставщик программного решения  принесет организации гораздо больше вреда, чем финансово нестабильный клиент. Последний омертвляет лишь Ваши оборотные средства, а первый, разорвав с Вами контракт или вообще уйдя с рынка, омертвит Ваше капиталовложение.     

Одним из примеров системы, удовлетворяющей  перечисленным, а также другим требованиям, является ERP-системы КОМПАС. Данный многофункциональный комплекс позволит предприятиям увеличить производительность, сократить расходы и повысить качество обслуживания клиентов.     

2.2 ERP-система  «КОМПАС» – многофункциональная  альтернатива западных  информационных систем.     

Эффективное управление предприятием в современных  условиях невозможно без использования  информационных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации предприятия.     

В настоящее время при анализе  запросов и потребностей российских предприятий, отмечается существенное увеличение спроса на специализированные решения для управленческого, кадрового и бухгалтерского учета.     

В состав системы КОМПАС входят следующие  компоненты, значительно упрощающие выполнение основные операций в организации  [11]:

• Управление финансами
• Документооборот
• Система менеджмента качества (WorkFlow)
• Бюджетирование
• Управленческий учет
• Управление закупками, запасами и продажами
• Основные фонды
• Учет специальных активов
• Управление персоналом (HRM-система)
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Управление производством (MRP-II)
• Управление затратами
• Маркетинг и менеджмент (CRM-система). Эксплуатируется как в составе ERP-системы «КОМПАС», так и в связке с программным обеспечением сторонних разработчиков.

 

     Характерными  чертами ERP-системы «КОМПАС» являются масштабируемость, модульность, высокая  гибкость. Последняя черта объясняется  наличием трёхуровнего инструмента  настройки «Мастера Компаса», который  позволяет большую долю адаптаций реализовать, не прибегая к программированию, исключительно визуальными средствами. Результат — кратчайшие сроки выполнения проектов по внедрению системы.      

Данная  система является альтернативой  таких ERP-решений, как Oracle, SAP, Axapta.     

2.3 Преимущества и  недостатки готовых информационных  систем управления.     

Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного  планирования в рамках длительного  проекта с участием партнёрской  компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней  мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как  правило, в течение нескольких месяцев  осуществляет настройку поставляемых модулей.     

Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу  вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.      

Реализуемая в ERP-системах система разграничения  доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним  угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и  системой контроля качества, ERP-системы  нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах  управления бизнесом.     

Основные  сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам:

• недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге — слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым;
• сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

 

     Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP. Кроме того, существует риск, что готовая система может не подойти предприятию, и не решить проблемы, которые планировалось закрыть. Бывают доработки, которые равносильные переписыванию системы, т.к. радикально конкурируют с заложенной в нее логикой. Станет ясно это только после внедрения. Это не самый вероятный сценарий, но он имеет шанс при любом внедрении готовой системы.

    

Лучше всего выбирать систему, имеющую  широкое распространение. В этом случае на рынке труда всегда можно найти специалистов на поддержку, или даже на доработку. Это дешевле чем покупать их за часы у вендора решения.     

2.4 Экономическая эффективность  готовой ERP-системы.     

В настоящее  время наблюдается заметный рост спроса на автоматизацию управленческих функций на базе ERP-систем. Создание и внедрение ERP-системы требует значительных инвестиций: ее стоимость может колебаться от 50 тыс. долл. США до нескольких миллионов.     

При разработке концепции проектируемой  системы, составным элементом которой  является оценка экономической эффективности, риски непроизводительных затрат ощутимо  снижаются. Целью разработки концепции  является обоснование общих требований - функциональной структуры ERP-системы  и количества необходимых автоматизированных рабочих мест; технического и программного обеспечения.     

Поскольку именно функциональная структура определяет экономические последствия внедрения ERP-системы, то обоснование общих  требований к ERP-системе должно опираться  на оценку ожидаемых экономических  последствий автоматизации управленческих функций. Экономическими последствиями  внедрения такой системы могут  стать сокращение потерь и/или вовлечение в производственную деятельность резервов повышения эффективности использования ресурсов за счет достоверности, своевременности, полноты информационной поддержки принятия управленческих решений.      

Важное  значение при обосновании затрат на ERP-систему имеет и то, что при ее внедрении инвестиционная привлекательность компании возрастает.      

Так как создание и внедрение ERP-систем главным образом  нацелено на обеспечение информационной поддержки принятия управленческих решений и автоматизацию типовых  операций и трудоемких расчетов, то источники экономической эффективности  следует искать в функциональной структуре системы.     

Как правило, ERP-системы включают следующие  подсистемы:     

– управление материально-техническим  снабжением;     

– управление сбытом;      

– управление производством;      

– управление финансами;      

– управление персоналом и др.