ERP-системы: Основные особенности и примеры

Источники эффективности каждой подсистемы, безусловно, определяются реализуемыми функциями: какие данные, когда и кем вводятся в систему, как обрабатываются и  кому предоставляются; насколько актуальна  и полна эта информация, насколько полно система отражает бизнес-процессы предприятия.      

При внедрении  полнофункциональной ERP-системы источники  экономической эффективности содержатся в повышении качества анализа  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности компании. Качество анализа повышается, так как достоверная  первичная информация своевременно поступает в единую базу данных, интегрированную с другими подсистемами; упрощается процесс формирования консолидированной  отчетности; за счет получения возможности  планировать с большей детальностью и/или с другой периодичностью и, самое главное, с большей обоснованностью - качество планирования заметно улучшается. Другой источник эффективности - расширение возможностей контроля большей детализации  плановых и фактических показателей. Если обнаруживается отклонение фактических  показателей от плановых или нормативных, происходит автоматическое формирование отчетов. Эти отчеты - предмет для  детального анализа и взвешенных, аргументированных шагов к исправлению  критической ситуации.     

Рассмотренные источники экономической эффективности  тесно связаны между собой, и  поэтому не совсем правильно оценивать  экономическую эффективность системы  как сумму эффективностей подсистемы - интегральный эффект от внедрения  комплексной системы будет выше.      

Если  процессу внедрения предшествуют выстраивание бизнес-процессов компании, устранение недостатков действующей системы  и при этом учитываются возможности планируемой ERP-системы, эффект от внедрения последней будет заметно выше.     

В настоящее время сложились два  основных подхода к оценке экономической  эффективности:

• на основе данных о результатах производственно-хозяйственной и финансовой деятельности после внедрения ERP-систем в аналогичных (подобных) компаниях;
• на основе прогноза показателей производственно-хозяйственной деятельности конкретного предприятия после внедрения ERP-системы.

     Учитывая, что предприятий, внедривших ERP-системы  в полном объеме, сегодня в России практически нет, а использование  западных данных не совсем корректно (другая экономическая среда), возможности  применения первого подхода ограниченны.     

Первый  подход может быть успешно применен при решении задачи выбора пути автоматизации  для вновь создаваемых предприятий  или компаний, планирующих расширение бизнеса за счет роста доли на рынке  или расширения видов деятельности. В данном случае речь может идти об условной оценке экономической эффективности. В качестве исходной информации могут  использоваться данные о результатах  внедрения ERP-систем на российских и  западных предприятиях, уточненные с  учетом специфики создаваемого бизнеса, предполагаемых масштабов деятельности, особенностей экономической среды  и т. д. - с одной стороны, и функциональности создаваемой системы и других проектных решений - с другой.     

С известной степенью приближенности для получения предварительной оценки, данные о результатах внедрения ERP-систем могут быть использованы не только для вновь создаваемых, но и для действующих предприятий. В этом случае исходные данные следует уточнить с учетом особенностей функционирования предприятий.     

Для действующих предприятий степень  обоснованности ожидаемых экономических  последствий будет выше, если оценка экономической эффективности опирается  на подход, основанный на выявлении  потерь и резервов, возникающих от принятия некачественных управленческих решений из-за недостаточного информационного  обеспечения.     

Как правило, экономическая эффективность  оценивается силами привлеченных консультантов - проектировщиков системы - при активном участии специалистов компании. Подобная оценка может быть осуществлена и  собственными силами компании при условии, что она располагает специалистами, владеющими методами анализа бизнес-процессов  и имеющими опыт построения функционала ERP-систем. Следует отметить, что  в некоторых случаях бывает полезно  привлечение независимого эксперта для участия в оценке качества и эффективности предлагаемых разработчиком  системы проектных решений.      

Расчет  экономического эффекта не проводится или проводится поверхностно по причине  того, что это тяжело, трудно и, по мнению большей части руководителей, не нужно. Для обоснования требуется подробный анализ возможных выгод, который возможен только при детальном понимании экономики компании. Необходим тщательный расчет явных и скрытых затрат на проект, что требует опыта проведения нескольких таких проектов. На это никогда нет времени и жалко денег, тем более что ответ может оказаться отрицательным: внедрять пока не надо. Гораздо проще принять решение, основываясь на предположении, что внедрение системы решит наболевшие вопросы сразу нескольких руководителей подразделений компании, а на предприятии, наконец, будет достигнут столь желанный руководителю «порядок». Но это не более чем предположение. Если же решение принято, компанию ждет масса работы. Придется создать систему измерения показателей эффективности, заложенных в обоснование проекта. Если такой системы нет, значит и экономического эффекта нет -- во всяком случае его невозможно измерить. Потом следуют тщательный выбор системы, партнера по внедрению, отбор и обучение участников проекта. Потребуется план замещения сотрудников, занятых на проекте (не стройте иллюзий – на проекте должны работать лучшие люди компании, которые никогда не вернутся на свои старые рабочие места). И это далеко не полный перечень мероприятий, которые нужно проделать до того, как приступать к внедрению -- потом заниматься этим будет некогда. Неумолимый счетчик начнет отсчет времени, оставшегося до выхода на запланированные показатели. Это пугает, но «правильное» внедрение всегда стоит дорого и дается трудно.     

Оценка  экономической эффективности - необходимый  этап проектирования ERP-системы, поскольку  цена ошибки велика.     

Экономическую эффективность целесообразно оценивать  на этапе формирования концепции  системы. Такая оценка позволит выявить  оптимальный уровень затрат, на который  следует идти предприятию при  создании и внедрении ERP-систем.  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
      

3. РАЗРАБОТКА НОВЫХ  ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ.     

3.1 Выбор между покупкой  и разработкой  информационной системы.     

На  сегодняшний день ни одна из стандартных  информационных систем, ERP-систем не обходится без дополнительной доработки под соответствующего заказчика.      

Тем не менее и в таком варианте она дешевле, технологически прозрачнее и проще во внедрении и поддержке, чем сопоставимая по масштабам система, разработанная самостоятельно. Просто в одних случаях готовое решение достаточно лишь слегка подкорректировать, а в других требуются значительные изменения. Однако если бизнес компании нетипичен для тиражируемых информационных систем, то стоимость доработок может существенно превысить стоимость разработки своими силами.     

В процессе выбора между покупкой и  разработкой заказчик проходит 4 этапа [12]:

1. Анализ бизнес-процессов компании «как есть». Этот этап необходим для получения ответа на вопрос: какие бизнес-процессы существуют в компании в настоящий момент?
2. Проектирование бизнес-процессов «как надо». Цель этого этапа — понять, какими заказчик хочет видеть бизнес-процессы после оптимизации. Иными словами, что он получит на выходе.
3. Выработка требований к системе, которая будет автоматизировать бизнес-процессы «как надо».
4. Выбор поставщика (разработчика) ПО.

     Даже  если компания выбирает путь покупки, это не отменяет необходимости наличия  у заказчика собственной группы сопровождения, которая занимается адаптацией системы и обеспечением ее бесперебойной работы.     

3.2 Сложности при  разработке собственной  ERP-системы.     

Организация собственного проектирования системы ориентирована  на использование главным образом  каскадной модели жизненного цикла.      

В зависимости от сложности объекта  автоматизации и набора задач, требующих  решения при создании конкретной КИС, стадии и этапы работ могут иметь различную трудоемкость. Допускается объединять последовательные этапы и даже исключать некоторые из них на любой стадии проекта. Допускается также начинать выполнение работ следующей стадии до окончания предыдущей.     

Стадии  и этапы создания ИС, выполняемые  организациями-участниками, прописываются  в договорах и технических  заданиях на выполнение работ [17]:

1. Формирование требований к ERP-системе:
• обследование объекта и обоснование необходимости создания системы;
• формирование требований пользователей к ERP-системе;
• оформление отчета о выполненной работе и тактико-технического задания на разработку.
2. Разработка концепции
• изучение объекта автоматизации;
• проведение необходимых научно-исследовательских работ;
• разработка вариантов концепции ИС, удовлетворяющих требованиям пользователей;
• оформление отчета и утверждение концепции.
3. Разработка и утверждение технического задания.
4. Эскизный проект.
5. Технический проект.
6. Рабочая документация.
7. Ввод в действие:
• подготовка объекта автоматизации;
• подготовка персонала;
• комплектация ERP-систмеы поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями);
• строительно-монтажные работы;
• пусконаладочные работы;
• проведение предварительных испытаний;
• проведение опытной эксплуатации;
• проведение приемочных испытаний.
8. Сопровождение.

     Каждый  из этапов является довольно сложным  и очень длительным при выполнении.

При изучении каждой функциональной задачи управления необходимо определить:

• наименование задачи; сроки и периодичность ее решения;
• степень формализуемости задачи;
• источники информации, необходимые для решения задачи;
• показатели и их количественные характеристики;
• порядок корректировки информации;
• действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;
• действующие средства сбора, передачи и обработки информации;
• принятая точность решения задачи;
• трудоемкость решения задачи;
• действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов;

     Самостоятельное создание ERP-системы – процесс, требующий  большое количество как физических, так и материальных затрат. Выполнение каждого из этапов является обязательным. К тому же грамотных специалистов в этой области не так много  и удержать их в определённой компании не так просто. По этой причине создание собственной ERP-системы является довольно рискованным делом. Риск связан, прежде всего, с возможностью перехода программистов  на другое место работы. Существует абсолютная вероятность того, что с их уходом эксплуатация разработанной ими системы будет невозможна.     

Организации, потерявшие свой ИТ-отдел, занятый самописной системой, обычно вынуждены переходить на тиражные продукты, что ведёт к новым расходам и временным затратам. Если неправильно спланировать работу программистов, может получиться так, что свои разработки будут препятствовать развитию и создавать дополнительные сложности. Кроме того, со временем в самописной системе копится все больше ошибок, на исправление которых уходит много времени. В давно функционирующую систему уже сложно добавлять новые функции, иногда не хватает производительности. Но переходить на новую систему компании не всегда собираются. Еще одной сложностью использования самописных систем является тот факт, что при обновлении оборудования старые программы могут отказаться работать с новыми серверами, операционными системами.      

3.3 Преимущества и  недостатки самостоятельной  разработки информационной  системы.     

Самостоятельная разработка автоматизированных систем управления имеет как свои плюсы, так и минусы. Преимуществами в данном случае являются: