Механизм осуществления финансового документооборота на предприятии

      Отбор дел на постоянное и временное  хранение и выделение к уничтожению  материалов с истекшими сроками  хранения проводятся сотрудниками предприятия.

      Проверка  правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками  хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела.

      При отсутствии подлинников на хранение оставляются доверенные копии. Рекомендуется  также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий  документов, имеющих особо важное значение, а также тех документов, которые быстро изнашиваются в результате частого пользования ими.

      «Образующиеся в делопроизводстве каждой организации документы после их исполнения сдаются в канцелярию, часть их остается в структурных подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, другие подразделения, самостоятельно ведущие делопроизводство). Здесь они помещаются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства.

      Номенклатура  дел – это перечень всех дел, заводимых в делопроизводстве данной организации, с указанием сроков их хранения. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с названными выше типовым или ведомственными (отраслевыми) перечнями документов. Запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

      По  окончании года все дела, законченные  делопроизводством, передаются в архив  организации – штатному работнику  архива, а при его отсутствии –  работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за архив. В небольших  организациях все дела могут быть переданы в течение месяца, в крупных организациях на эту работу отводится до года, структурные подразделения передают свои дела по графику, утвержденному руководителем организации.

      Одновременно  с передачей в архив проводится проверка соответствия заголовков дел их содержанию, при этом уточняются как заголовки, так и сроки хранения исходя из состава и содержания документов в делах.

      Быстрый доступ и поиск хранимой информации обеспечивают различными мерами: классификацией и кодированием массива информации, созданием двухконтурных систем хранения, применением информационно-поисковых систем (ИПС) и т. п.» [17, с. 357-364].

      Автоматизация финансового документооборота на предприятии  обеспечивает создание более эффективной  системы хранения информации.

      Автоматизированные  системы финансового документооборота сочетают в себе ряд функций: упрощение  сбора информации (занесение в  типовые формы, возможность внесения исправлений), оптимизация обработки  информации, а также ее хранения.

      Так EPAM. Финансовый Документооборот позволяет следующее в области хранения информации:

• «управление папками и документами в привычном пользователям Проводнике;
• удобный умный поиск;
• автоматическая загрузка договоров в хранилище, возможность работать вне системы (в режиме offline) с последующей синхронизацией;
• связывание первичных документов с бизнес-объектами и ранее введенными первичными документами, связка нескольких файлов с одним документом;
• управление документами, обеспечивающее централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия;
• управление электронными подшивками документов, полномасштабный поиск и доступ к документам на основании разделения прав доступа;
• разграничение доступа (Персональная и общая части хранилища)» [25].

      Т.о., автоматизация финансового документооборота позволяет сделать информацию более  доступной, сократить затраты на содержание аппарата архивных работников.

      Но  стоит учитывать, что архивное хранение в его традиционном виде не исчезает и все еще применяется в большом количестве организаций, это связано с недоработанностью законодательства и некоторыми объективными причинами – так не каждая фирма может себе позволить закупить эффективный, но дорогой программный комплекс автоматизации финансового документооборота. Поэтому архивное хранение не потеряет свою актуальность в ближайшее время, хотя его и будет вытеснять автоматическая система хранения информации. 
 

3. Оценка  эффективности автоматизации финансового документооборота

      Автоматизация финансового документооборота является той составляющей, которая необходима в современных условиях. Владение качественной и достоверной информацией  определяет степень успешности деятельности компании в современных конкурентных условиях, при учете того, что мировой экономический кризис вступил в свою активную фазу.

      Автоматизация процесса финансового документооборота должна отражать ряд моментов, которые должны сравниваться с традиционной системой документооборота с учетом экономии времени и материальных ресурсов по различным блокам. В ходе равнения необходимо определить величину экономии.

      В целом, весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операции с документами требуется предварительно установить порядок движения документов. Автоматизация финансового документооборота решает эти проблемы наилучшим образом, т.к. есть определенный шаблон документирования, установлен порядок движения документов.

      Рациональная  организация документационных процессов  предполагает максимальное ускорение  движения документов счет оптимальной  последовательности их движения и обработки. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения документа та в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.

      Автоматизация документооборота сокращает период нахождения документов в местах их оформления; позволяет снизить косвенные потери времени при обработке документов.

      Стоит отметить, что «были выявлены неоправданно большие косвенные потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителей организаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождения документов через руководителей организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией.

      В среднем в течение года один и  тот же документ попадал к руководителю и его заместителям 3,9; 2,8; 1,3 раза; и 80% этих документов подписывал руководитель организации.

      Вторым  следствием является неконкретность резолюций  руководителей организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Большие потери времени при работе с документами наблюдаются на среднем уровне управления организаций (начальники отделов, мастера учебных и опытных мастерских), где выполняются несвойственные должностным лицам арифметические расчеты, вручную выписывается многочисленная документация, выполняются функции курьеров и т. п.

      С целью упорядочения документации и, следовательно, повышения эффективности  оперативного управления следует шире использовать составление документов по принципу учета отклонений фактических данных от нормативных или договорных.

      Используя методы сопоставления и учета  отклонений, автоматические системы  могут выдавать точные сведения о  невыполненных полностью или  частично поставках с нужной степенью детализации. При включении в условия договора необходимых данных ЭВМ (программные продукты) могут определять размеры потерь и санкций в пользу бюджета или потребителей. Сигналы о срыве поставок многократно повторяются впредь до их выполнения или отмены» [5, с. 220].

      Современные программные продуты автоматизации  финансового документооборота допускают  внесение всякого рода коррективов  и уточнений в формы, а также  есть возможность вести регистрацию  подобных изменений, например, немотивированные смены поставщиков или нарушения длительных договорных связей.

      Учитывая  вышесказанное в крупных централизованных бухгалтериях для упорядочения документопотоков, повышения оперативности в получении  необходимых сведений целесообразно  создавать централизованные информационные службы и организовать кольцевую систему сбора и разноски документации между обслуживаемыми учреждениями. Наилучшим образом эту задачу непосредственно решает автоматизация документооборота посредством применения специальных программных продуктов.

      Механизация и автоматизация документационных процессов в комплексе с упорядочением  первичной документации являются основой  высокоэффективной организации  бухгалтерского учета.

      «Исследования показывают, что в ряде случаев около 75% документов поступает к непосредственным исполнителям, пройдя максимум инстанций. Время прохождения документов часто превышает время, необходимое для исполнения. Поэтому общие сроки исполнения документов неоправданно велики.

      Соблюдение  сроков сдачи правильно оформленных  документов для дальнейшей обработки в бухгалтерию или на вычислительную установку и сроков выпуска машинограмм имеет важное значение для оперативности и качества учета.

      Наблюдения  показывают, что нарушение одной  из сторон (бухгалтерией или обслуживаемой  ею организацией) обоюдно согласованных графиков приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются за ненадобностью. Следовательно, в основе организации автоматизированного бухгалтерского учета должна быть заложена качественная подготовка и своевременная сдача документов.

      Исследования, проведенные в организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской  деятельности: организаций и их структурных  подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев  не используется вообще. В числе главных причин этого можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречия между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющих тенденцию к снижению» [26].

      Введение  унифицированной автоматической системы  решает данные проблемы, потому что  созданные в рамках программы базы данных систематизируют информацию. Есть различное количество опций по сортировке, учету и отражению информации. Данные опции индивидуально настраиваются для каждой организации.

      Еще один момент, который важно учесть при введении автоматизированной системы документооборота (в условиях сравнения с традиционной системой): выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических и медицинских работников, так как; исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную.

      «Время, затрачиваемое на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20-25 раз больше нормальной скорости речи» [24].

      Такое несовершенство в составлении и  обработке документов является причиной наличия ошибок в экономических  сведениях, поступающих от структурных  подразделений в централизованную бухгалтерию.

      Отсюда  потери времени и недостоверность  информации. Наличие автоматизированной системы сводит до 1% возможность ошибок, и позволяет достигнуть значительную экономию времени, т.к. именно программа выполняет вычисления и выявляет ошибки (при их наличии).

      Автоматизация процесса документооборота позволяет более четко, чем при традиционной системе организовать движение первичной информации, снизить процесс ручной работы и др.

      «Проблему рационализации документации и документооборота следует решать комплексно. Прежде необходимо определить объект исследования, методологию управления, функции и задачи на разных уровнях управления. В связи с этим изучаются функции организации, структура, штаты; распределение функций, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами; характер и формы взаимоотношений данной организации с другими организациями. Для анализа структуры управления целесообразны графические методы исследования, в ходе которых составляются организационно-структурные схемы, функциограммы, графики распределения ответственности и др. Анализ информационных потоков не выявляет не только количество, но и содержание документов. Знание количества и содержания документов позволяет определить, кому из исполнителей, сколько документов поступает на исполнение, что характеризует нагрузку работников учета» [5, с. 224-225].