Механизм осуществления финансового документооборота на предприятии

      По  результатам анализа можно создать  информационную модель объекта, точно  и в наглядной форме отражающую его организационную структуру  и деятельность, потоки информации, последовательность обработки и  использования информации. Информационная модель, представленная в виде схемы, в свою очередь, служит целям анализа системы, выявления отклонений и создания рациональной системы документооборота.

      Анализ  документооборота наряду с матричным  методом целесообразно, проводить и с помощью оргпроектирования, т. е. построения графиков-маршрутов прохождения документов от места их создания (поступления) до мест использования и хранения с указанием времени их нахождения (задержки) у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Сопоставление фактических и расчетных данных позволяет выявить имеющиеся резервы документопотоков.

      Для углубления анализа возможно исчислять коэффициент оптимизации документооборота.

      Т.е. необходимо после внедрения автоматизированной системы финансового документооборота выполнить работы по хронометрированию затрат времени на выполнение определенных видов работ или функций, кроме того провести анализ затрат на выполнение данных работ в ручную и в автоматизированном режиме.

      «Рациональная организация документационных процессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счет определения оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа на каждом рабочем месте с целью исключения лишних инстанций и действий с документами, ограничения возвратных перемещений документов. Исходя из этого, определить условия организации контроля за исполнением документов.

      Системный анализ информационной базы бухгалтерского учета показал, что при едином информационном обеспечении (классификации  и кодировании) достигается значительный экономический эффект за счет сокращения количества документов, отсутствия перекодирования данных, использования единых нормативов и показателей, уменьшения времени и упрощения создания, обработки и хранения массивов информации, оптимизации количества и времени прохождения информации, сокращения объема информационных массивов и унификации банков данных» [13, с. 112].

      В настоящих условиях расширяется  число пользователей учетной  информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую  отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организации для оценки финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.

      Автоматизация процесса финансового документооборота на данный момент наилучшим образом  разрешает обозначенные противоречия и способствует снижению временных  и финансовых затрат, что способствует оптимизации деятельности компании в целом.

      В целом в работе был рассмотрен механизм финансового документооборота на предприятии, определены проблемы и  предложены пути оптимизации деятельности в области финансового документооборота.

      Заключение

      В курсовой работе были рассмотрены механизм финансового документооборота на предприятии, основные финансовые документы; определен порядок сбора, обработки и хранения информации; выявлены основные проблемы и предложены меры по оптимизации финансового документооборота на предприятии, а именно – его автоматизация.

      Таким образом, можно говорить о финансовом документообороте как о взаимосвязанной системе, которая включает в себя такие стадии как сбор, обработка и хранение обработанной финансовой информации.

      Данная  информация в последующем используется для принятия управленческих решений.

      На  современном этапе важнейшим  является автоматизация финансового  документооборота на предприятии, соответственно снижение затрат на документационное обеспечение управления финансами  и оптимизацию процессов внутри организации в целом.

      Для целей финансового менеджмента  оптимизация данной системы является немаловажной вследствие того, что  именно финансовая отчетность является основой для управления финансами  предприятия и его деятельностью  в целом.

      Также немаловажным является возможность  оценки эффективности внедрения  автоматизированной системы финансового  документооборота на предприятии. Этому  посвящена одна из глав курсовой работы, в которой определены направления  оценки эффективности.

      Так необходимо проводить сравнительный анализ материальных и временных затрат на выполнение одних и тех же операций, в условиях действия старой и новой системы; определить время движения документов от одного до другого подразделения, количество ошибок при новом и старом способе осуществления финансового документооборота, учесть доступность информации и ее сохранность и провести сравнительный анализ.

      Все крупные компании, государственные  и муниципальные учреждения крупных  городов России уже длительное время  применяют системы автоматизации. Их деятельность стала более прозрачной, ее эффективность возросла.

      В условиях расширения числа пользователей  учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), превращения  бухгалтерской документации и бухгалтерской  отчетности организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организации для оценки финансового и имущественного положения необходимо установление действенного контроля за качеством учетной информации.

      Решению данной проблемы и способствует введение автоматизированной системы управления финансовой документацией предприятия.

      Библиографический список

1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (редакция от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996).
2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия». ПБУ 1/98- Утверждено приказом Минфина РФ от 09.12.98 г. №60н.
3. Анализ финансовой отчетности [Текст] / Е. И. Бородина [и др.]; под ред. О. В. Ефимовой, М. В. Мельник. – М.: Омега-Л, 2007. – 406 с.
4. Астахов, В. П. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие для вузов по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». – 9-е изд. Доп. и перераб. [Текст] / В. П. Астахов. – М.: Ростов н / Д: МарТ, 2006. – 576 с.
5. Белов, А. Н., Белов, А. А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие [Текст] /А.Н. Белов, А. А. Белов. – М.: Изд-во Эксмо, 2008. – 624 с.
6. Большаков, С. В. Финансы предприятий: теория и практика [учебное пособие для вузов] [Текст] / С. В. Большаков. – М.: Книжный Мир, 2008. – 617 с.
7. Бригхем, Юджин Ф. Финансовый менеджмент [перевод с английского]. 10-е издание [Текст] / Юджин Ф. Бригхем. – М.: Питер, 2005. – 959 с.
8. Ковалев, В. В. Финансовый менеджмент: теория и практика. – 2-е издание перерабо. И доп. [Текст] / В. В. Ковалев. – М.: ПРОСПЕКТ, 2007. –1024 с.
9. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие [Текст] / Н.П. Кондраков. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 560 с.
10. Кудина, М. В. Финансовый менеджмент: учебное пособие [Текст] / М. В. Кудина. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 256 с.
11. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 4-е изд., перераб. И доп. [Текст] / И. Н. Кузнецов. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520 с.
12. Леонтьев, В.Е., Бочаров, В. В., Радковская, Н. П. Финансовый менеджмент: учебник [Текст] / В.Е. Леонтьев, В. В. Бочаров, Н. П. Радковская. – М.: «ООО Изд-во Элит», 2005. – 560 с.
13. Масловский, В. П., Сурай, В. Н. Учет и отчетность – информационная основа финансового менеджмента: учебное пособие [Текст] / В. П.Масловский, В. Н. Сурай. – Красноярск: КрасГАСА, 2008. – 182 с.
14. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности [Текст] / А. А. Раздорожный. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 303 с.
15. Савчук, В.П. Управление финансами предприятия [Текст] / В. П. Савчук. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006. – 480 с.
16. Сергеев, И. В. Оперативное финансовое планирование на предприятии [Текст] / И. В. Сергеев, А. В. Шипицын. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 287 с.
17. Скряжина, Т. А. Делопроизводство предприятия [Текст] / Т. А. Скряжина. – М.: Экзамен, 2006. – 190 с.
18. Соколов, В. С. Документационное обеспечение управления [Текст] / В. С.Соколов. – М.: ФОРУМ, ИНФРА-М, 2005. – 175 с.
19. Стоянова, М. Финансовый менеджмент: теория и практика [Текст] / М.Стоянова. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 317 с.
20. Татарников, М. А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях [Текст] / М. А. Татарников. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 207 с.
21. Этрилл, Питер. Финансовый менеджмент для неспециалистов. – 3-е издание [Текст] / Питер Этрилл. – М.: Питер, 2008. – 602 с.
22. www.buhgalteria.ru. Управляйте финансами фирмы.
23. www.cognitive.ru. Методика оценки эффективности работы с документами на предприятии [Текст] // Финансовая газета (Экспо). – 2008. –№ 3.
24. www.epam-group.ru. EPAM. Финансовый Документооборот – Функциональность.
25. www.korusconsulting.ru. Финансовый документооборот. Управление финансовой информацией.
26. www.profbuh.ru. Бухгалтерский баланс.
27. www.profbuh.ru. МСФО (IAS) 7 «Отчет о движении денежных средств».
28. www.profbuh.ru. Отчет о прибылях и убытках.
29. http://www.twirpx.com/file/88520/
30. http://www.avacco.ru/page.asp?code=documentooborot_na_predpriyatii