Механизм осуществления финансового документооборота на предприятии

      «EPAM. Финансовый Документооборот – Функциональность Решение EPAM Systems – удобный и прозрачный финансовый документооборот.

      Целью внедрения системы EPAM. Финансовый Документооборот является повышение качества, достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета за счет четкой связи документов с бизнес-объектами ERP, а также создания электронного архива первичных финансово-экономических документов и предоставления сотрудникам оперативного доступа к документам, необходимым им в ходе работы, в соответствии с их статусом и полномочиями.

      Основными объектами автоматизации с EPAM. Финансовый Документооборот являются:

• договорной отдел, осуществляющий регистрацию договоров;
• бухгалтерия, осуществляющая обработку первичных документов ;
• подразделение налогового учета, отвечающее за контроль счетов;
• подразделение, сопровождающие договоры, например, служба закупок или служба сбыта.

      EPAM. Финансовый Документооборот автоматизирует  процесс управления договорами, в частности, его основные подпроцессы: заключение договора (доп. соглашений); контроль договорной деятельности; исполнение договора; закрытие договора (этапа договора); расторжение договора.

      EPAM. Финансовый Документооборот автоматизирует  функции по работе со следующими  видами документов:

• Договоры и приложения к ним:
• документы и их электронные версии, являющиеся неотъемлемой частью договора: договор, техническое задание (приложение к договору), календарный план, протокол согласования цены, дополнительное соглашение к договору, протоколы разногласий и т.п.
• Отчетные документы
• документы и их электронные версии, подтверждающие выполнение договора (этапа договора): технические отчеты, акты испытаний, акты поставки, сдачи-приемки и т.п.
• Бухгалтерские документы
• документы и их электронные версии, которые создаются для бухгалтерского учета выполнения условий договора: платежные поручения, счета-фактуры, доверенности, накладные, товарные чеки и т.п.
• Документы о контрагенте (генподрядчике, подрядчике, исполнителей):
• документы и их электронные версии, которые удостоверяют юридическую, финансовую и профессиональную состоятельность контрагента и подтверждают его способность выполнить работы по договору (учредительные документы, свидетельства, лицензии, разрешения, справки о наличии материальных, финансовых и трудовых ресурсов, отзывы и т.п.)

      EPAM. Финансовый Документооборот обеспечивает  единую точку входа для управления  всеми видами документов:

      Работа  с электронными договорами в системе EPAM. Финансовый документооборот состоит из трех основных компонентов:

      Система учета и хранения договоров:

• создание, хранение, совместная работа и поправки;
• использование, история договора, архивирование.

      Система управления маршрутами документов:

• конструирование маршрутов договоров;
• запуск, мониторинг, контроль и управляющее воздействие;
• аналитика.

      Персональное  рабочее место:

• получение заданий и сроков по финансовому документообороту;
• выполнение заданий прямо с рабочего место;
• мониторинг и аналитика своих заданий;
• внутренняя почта» [25].

      Данная система обеспечивает четкую связь между бизнес-объектами ERP и документами, что является важным условием понимания реальной ситуации дел.

      EPAM. Финансовый Документооборот –  программный продукт, созданный  компанией EPAM Systems на базе технологий SAP, позволяет быстро и удобно согласовывать договоры и платежные документы, своевременно напоминать о новых заданиях, контролировать исполнительскую дисциплину, организовать сбор документов в едином хранилище, доступном каждому участнику процесса согласования, быстро найти нужный документ и принимать своевременные управленческие решения на основе актуальных отчетов и статистических выборок по платежным документам и договорам.

      Внедрение данной системы должно поспособствовать оптимизации работы с первичными документами, а соответственно и обеспечить качественную и доступную информацию для составления финансовых отчетов с целью их последующего анализа и принятия управленческих решений.

      Стоит отметить тот факт, что наличие  информации не всегда гарантирует возможность  принятия правильного решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать, и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.

      Поэтому для принятия управленческих решений  важнейшее значение имеет анализ финансовой отчетности предприятия, которая составляется на основе первичных документов и также относится к финансовой документации предприятия.

3. Обработка и хранение финансовой информации

      «Финансовый анализ – следующая ступень обработки финансовой информации (см. приложение В).

      Содержание  анализа финансового состояния  компании зависит от поставленной цели, которая может подразумевать  комплексный анализ сильных и  слабых сторон деятельности фирмы либо сравнительно простой анализ ее краткосрочной  ликвидности. Поскольку информационной базой подобных расчетов является финансовая отчетность фирмы, рассмотрим основные методы ее анализа. Несмотря на то что финансовое положение фирмы отражает результаты ее деятельности в прошлом, аналитики применяют эти методы анализа и для прогнозных расчетов, особое внимание уделяя динамике основных показателей.

      Финансовый  анализ является существенным элементом  финансового менеджмента и аудита. Разные люди проводят финансовый анализ в разных целях, и соответственно используют информацию по-разному» [11, с. 60].

      Пользователи  финансовой информации более подробно были рассмотрены в первой главе  работы.

      Можно говорить о том, что «финансовая отчетность рассматривается как информационная основа финансового анализа, а финансово-экономический анализ – как база принятия управленческих решений» [7, с. 185].

      Целями  финансового анализа предприятия  являются: текущая оценка финансового  здоровья предприятия; анализ динамики финансового состояния фирмы  прошлых лет; сравнение финансового  состояния предприятия с нормативами (средними по отрасли); прогноз финансового состояния в рамках проекта развития предприятия и контроль.

      «Для достижения этих целей финансовый анализ объекта должен выполнять определенные функции, среди которых:

• объективная оценка финансового состояния, финансовых результатов, эффективности и деловой активности;
• выявление факторов и причин достигнутого состояния и полученных результатов;
• подготовка и обоснование принимаемых управленческих решений в области финансов;
• выявление и мобилизация резервов для улучшения финансового состояния и финансовых результатов, повышения эффективности всей хозяйственной деятельности.

      Методика  финансового анализа включает в  себя три взаимосвязанных блока:

• анализ финансовых результатов деятельности предприятия;
• анализ финансового состояния предприятия;
• анализ эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия» [11, с. 63].

      Такая методика нужна для обоснования  выбора делового партнера, определения  степени устойчивости предприятия, оценки деловой активности и эффективности предпринимательской деятельности.

      Анализ  финансового положения имеет  небезграничные возможности, но, будучи использован осторожно и обдуманно, может создать надежную картину финансового состояния фирмы, и соответственно базу для принятия управленческих решений.

      Выше  рассмотрена такая составляющая документооборота как анализ информации, которая имеет немаловажное значение в управлении финансами организации.

      Это актуальный момент для организации, потому что на основе первичных документов достаточно сложно принимать управленческие решения, соответственно неотъемлемой частью финансового документооборота является обработка первичной информации, которая ведется посредством финансового анализа, который проводится комплексно и позволяет принимать управленческие решения опираясь на информационную базу.

      Процесс документооборота на предприятии это  комплексная система, которая также  включает в себя хранение информации. Рассмотрим данный процесс в организации, после анализа первичных документов.

      Итак, «хранение бухгалтерских документов осуществляется согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98 г. № 34н (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. № 31н), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

      Известно, что к некоторым первичным  документам и учетным регистрам  приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, во время документальной налоговой проверки или ревизии).

      Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27.06.96 г.

      Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей.

      Для хранения однородных документов заводятся  дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.

        Рассмотрим принципы формирования дел бухгалтерского архива:

• первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
• каждая партия первичных документов за текущий месяц относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;

      кассовые  документы, авансовые отчеты, выписки  банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены» [5, с. 228-229].