Механизм осуществления финансового документооборота на предприятии

      Государственные органы нуждаются в финансовой информации, поступающей с микроуровня, т.е. непосредственно от хозяйствующих субъектов для статистических обобщений. Наконец, финансовая отчетность важна и для персонала самой – организации. На её основании работники могут судить о перспективах стабильной занятости и заработной плате. Поскольку финансовая отчетность должна  удовлетворять  информационные запросы не только внутренних, но и внешних пользователей информации, она является объектом государственного регулирования и к её составу и порядку представления предъявляются определенные требования» [10, с13].

      Информация, которая формируется бухгалтерской отчетностью предприятия, должна отвечать определенным требованиям. Можно говорить о системе унификации бухгалтерской отчетности.

      Далее подробнее рассмотрим общие требования к бухгалтерской отчетности. Требования к информации, формируемой в бухгалтерской отчетности

      Требования  к информации, формируемой в бухгалтерской  отчетности, определены Законом о  бухгалтерском учете, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и Положением «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

      Эти требования следующие: «достоверность и полнота, нейтральность, последовательность, сопоставимость, соблюдение отчетного периода, правильность оформления. Они являются дополнительными по отношению к допущениям и требованиям, раскрытым в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» (ПБУ 1/98)» [2].

      Требование  достоверности и полноты означает, что бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, а также о финансовых результатах ее деятельности. При этом достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная и составленная исходя из правил, установленных нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.

      Если  при составлении бухгалтерской  отчетности выявляется недостаточность  данных для формирования полного  представления о финансовом положении  организации и ее финансовых результатах, то в бухгалтерскую отчетность включают соответствующие дополнительные показатели и пояснения.

      Для достижения достоверного и полного отражения финансовых результатов и финансового положения организации при составлении отчетности в исключительных случаях (например, при национализации имущества) допускается отступление от правил, установленных ПБУ/4.

      Требование  нейтральности означает, что при формировании бухгалтерской отчетности должна быть обеспечена нейтральность информации, т.е. исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими.

      Требование  целостности означает необходимость  включения в бухгалтерскую отчетность данных обо всех хозяйственных операциях, осуществленных как организацией в целом, так и ее филиалами, представительствами и иными подразделениями, в том числе выделенными на отдельные балансы.

      Требование  последовательности означает необходимость соблюдения постоянства в содержании и формах бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и пояснений к ним от одного отчетного года к другому.

      В соответствии с требованием сопоставимости в бухгалтерской отчетности должны содержаться данные, позволяющие  осуществить их сравнение с аналогичными данными за годы, предшествовавшие отчетному. В Положении оговорено, что если они не сопоставимы по ряду причин, то данные предшествующих периодов подлежат корректировке по установленным правилам.

      Требование  соблюдения отчетного периода означает, что в качестве отчетного года в России принят период с 1 января по 31 декабря включительно, т.е. отчетный год совпадает с календарным.

      Для составления бухгалтерской отчетности отчетной датой считается последний  календарный день отчетного периода.

      Требование  правильного оформления связано  с соблюдением формальных принципов  отчетности: составление ее на русском языке, в валюте Российской Федерации (в рублях), подписание руководителем организации и специалистом, ведущим бухгалтерский учет (главным бухгалтером и т.п.).

2.   Документы, включаемые в финансовую отчетность предприятия

      К отчетности относятся две формы – баланс и отчет о прибылях и убытках. Любые другие документы, отчеты и разделы, включаемые в годовой отчет, являются составной частью отчета, но не отчетности, к которой они тем не менее могут иметь определенное отношение, представляя собой ее пояснения, дополнения, расшифровки, подтверждения и др. Одним из таких документов является бухгалтерский баланс предприятия, который представляет собой документ бухгалтерского учета, представляющий совокупность показателей, характеризующих финансовое и хозяйственное состояние фирмы на определенную дату, чаще всего на конец или начало календарного периода.

      «По своему строению бухгалтерский баланс – двухсторонняя таблица, где левая сторона (актив) отражает состав и размещение хозяйственных средств, а правая – (пассив) отражает источники образования хозяйственных средств и их целевое назначение. В бухгалтерском балансе должно присутствовать обязательное равенство актива и пассива.

      Значение  баланса как основной отчетной формы  исключительно велико, поскольку этот документ позволяет получить достаточно наглядное и непредвзятое представление об имущественном и финансовом положении предприятия. В балансе отражается состояние средств предприятия в денежной оценке на определенную дату в двух разрезах: а) по составу (виду), б) по источникам формирования. Иными словами, одна и та же сумма средств, которые находятся в распоряжении предприятия, показывается двояко, что дает возможность получить представление о том, куда вложены финансовые ресурсы предприятия (актив баланса) и каковы источники их происхождения (пассив баланса).

      Основным  элементом бухгалтерского баланса  является балансовая статья, которая  соответствует конкретному виду имущества, обязательств, источников формирования имущества.

      Балансовые  статьи объединяются в группы (разделы баланса). Объединение балансовых статей в группы или разделы осуществляется исходя из их экономического содержания. Каждая строка (статья) баланса имеет свой порядковый номер, что облегчает ее нахождение, и ссылки на отдельные статьи. Для отражения состояния средств бухгалтерский баланс предусматривает две графы для цифровых показателей: на начало и на конец отчетного периода. Во второй графе показывается состояние средств и их источников на дату составления баланса» [27].

      Бухгалтерский баланс может быть брутто и нетто, на практике чаще всего применяется последний. Существуют различные виды бухгалтерского баланса, которые классифицируют по различным признакам. По времени составления бухгалтерские балансы могут быть вступительные, периодические и годовые, ликвидационные, разделительные, объединительные. Периодические (текущие) балансы составляют периодически в течение всего времени существования предприятия.

      По  источникам составления бухгалтерские  балансы подразделяются на инвентарные, книжные и генеральные. Инвентарные балансы составляют только на основании инвентаризации. Книжный бухгалтерский баланс - только на основании книжных записей без предварительной проверки их путем инвентаризации. Генеральный баланс основывается на учетных записях и данных инвентаризации. По объему информации балансы подразделяются на единые и сводные. Единый бухгалтерский баланс отражает деятельность только одного предприятия. По формам собственности различают балансы государственных, муниципальных, смешанных и совместных, частных предприятий, а также общественных организаций. По объекту отражения бухгалтерские балансы делятся на самостоятельные и отдельные.

      Бухгалтерский баланс должен отвечать следующим требованиям: правдивость, реальность, единство, преемственность, ясность. Условие правдивости баланса – обоснование его показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами и инвентаризацией. Под реальностью баланса понимают соответствие оценок его статей объективной действительности. Единство баланса заключается в построении его на единых принципах учета и оценки. Это означает применение во всех структурных подразделениях предприятия единой номенклатуры счетов бухгалтерского баланса, одинаковое содержание счетов, их корреспонденции и т.п. Преемственность баланса на предприятии, существующем несколько лет, выражается в том, что каждый последующий баланс должен вытекать из баланса предыдущего.

      Следующим документом является отчет о прибылях и убытках (форма N 2) содержит следующие сведения за отчетный и предыдущий периоды:

• «раздел I – о прибыли (убытках) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (из выручки нетто вычитают себестоимость продажи товаров, продукции, работ, услуг, расходы на продажу и управленческие расходы, если они по учетной политике выделяются из производственной себестоимости и списываются на счета реализаций);
• раздел II – об операционных доходах и расходах с выделением процентов к получению и уплате (сумм процентов по ценным бумагам и сумм, причитающихся от банков за пользование ими остатками средств на счетах организации), доходах от участия в других организациях и прочих операционных доходах и расходах;
• раздел III – о внереализационных доходах и расходах, прибыли (убытках) до налогообложения, налоге на прибыль и иных аналогичных платежах, о прибыли (убытках) от обычной деятельности;
• раздел IV – о чрезвычайных доходах и расходах и чистой (нераспределенной) прибыли (убытках) отчетного периода, которую получают прибавлением к прибыли от обычной деятельности чрезвычайных доходов и вычитанием из полученной суммы чрезвычайных расходов» [29].

      Справочно в отчете приводятся данные за отчетный и предшествующий периоды о дивидендах, приходящихся на одну привилегированную  и обычную акции, и о предполагаемых в следующем году доходах на одну привилегированную и обычную акции.

      В расшифровке отдельных прибылей и убытков приводятся данные за отчетный и предшествующий периоды об отдельных  видах прибылей и убытков (штрафах, пени, неустойках; прибыли (убытках) прошлых  лет; курсовых разницах по операциям в иностранной валюте и др.).

      Отчет о прибылях и убытках составляется в основном по данным счетов 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы".

      В соответствии с ПБУ 9/99 выручка, операционные и внереализационные доходы, составляющие 5% и более от общей суммы доходов организации за отчетный период, показываются по каждому виду в отдельности.

      «Операционные и внереализационные доходы могут отражаться в отчете о прибылях и убытках за вычетом расходов, относящихся к этим доходам, когда:

      а) соответствующие правила бухгалтерского учета предусматривают или не запрещают такое отражение доходов;

      б) доходы и связанные с ними расходы, возникающие в результате одного и того же или аналогичного по характеру  факта хозяйственной деятельности, не являются существенными для характеристики финансового положения организации» [22, с. 135].

      Еще одним важным документом финансовой отчетности является отчет о движении денежных средств, известный иначе как кэш-фло, дополняет балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. И если балансовый отчет отражает финансовое положение компании на определенный момент времени, а именно на конец учетного периода, то отчет о движении денежных средств конкретизирует изменения, произошедшие с одним из компонентов финансовой отчетности – денежными средствами от одной даты балансового отчета до другой, в то время как отчет о прибылях и убытках отражает результаты деятельности компании за период; и эта деятельность является основным фактором, который изменяет состояние денежных средств, отражаемых в отчете о движении денежных средств. Информация о движении денежных средств предприятия полезна тем, что она предоставляет пользователям финансовой отчетности базу для оценки способности предприятия привлекать и использовать денежные средства и их эквиваленты.

      Помимо  этого отчет о движении денежных средств содержит информацию, которая полезна при оценке финансовой гибкости фирмы. Финансовая гибкость – это способность фирмы генерировать значительные суммы денежных средств с тем, чтобы своевременно реагировать на неожиданно возникающие потребности и возможности. Информация о движении денежных средств за прошлые периоды, особенно о движении денежных средств от основной деятельности, помогает оценить финансовую гибкость. Оценка способности фирмы пережить, например, неожиданное падение спроса может включать в себя анализ движения денежных средств от основной деятельности за прошлые периоды. Чем значительнее потоки денежных средств, тем выше окажется способность фирмы выдержать неблагоприятные изменения экономических условий.