Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Вибуття у відрядження із зарубіжної країни до України і повернення того самого дня до цієї країни вважається одним  днем відрядження.

З дозволу керівника може братися  до уваги вимушена затримка у відрядженні ( в разі захворювання, відсутності  транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або  з інших причин, не залежних від  працівника ) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Рішення про подовження терміну відрядження  керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної  роботи на підставі його доповідної записки, яке необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням ) керівника підприємства.

За  час затримки у відрядженні без  поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються  добові витрати, витрати на наймання жилого приміщення та інші витрати.

Не  дозволяються витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми " чайових ", за винятком випадків, коли суми таких " чайових " включаються до рахунка  згідно із законами країни перебування.

У разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також додаються завіренні відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження ( у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим ).

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах  відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на санітарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він за станом здоров'я не може приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я  повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За  період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Особливості направлення у відрядження військовослужбовців  визначаються за погодженням з Міністерством оборони, Міністерством внутрішніх справ, Службою безпеки, Державним комітетом у справах охорони державного кордону,

Головним  управлінням командуючого Національною гвардією, Управлінням державної  охорони, Міністерством з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, а військовослужбовців Державної фельд’єгерської служби при Державному комітеті зв’язку та інформатизації – також Державним комітетом зв’язку та інформатизації.

Розмір  добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності ( крім підприємств, установ  та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних  коштів), не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 року № 977.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим  працівником квитка на потяг, літак  або інший транспортний засіб  можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.

2.2 Організація синтетичного та  аналітичного обліку розрахунків  зпідзвітними особами

 

Бухгалтерський  облік розрахунків з підзвітними  особами ведеться на рахунку 37 " Розрахунки з різними дебіторами " субрахунка 372 " Розрахунки з підзвітними  особами " . Це активно-пасивний рахунок. Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань підприємства.

Аналітичний облік витрат по розрахунках з  підзвітними особами ведуть окремо по кожній авансовій видачі позиційним способом.

По  дебету рахунка 37 субрахунка 372 " Розрахунки з підзвітними особами" відображаються суми, видані (переховані) під звіт, а також , відшкодування перевитрат ,тобто погашення кредиторської  заборгованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ордерів, кредитуючи рахунок 30 "Каса".

По  кредиту субрахунка 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися  шляхом повернення грошей в касу, віднесення на витрати виробництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. Через підзвітних осіб здійснюються найрізноманітніші платежі, тому витрачені підзвітні суми, списані з кредиту субрахунка 372 знайдуть відображення по дебету відповідних рахунків:

20 " Виробничі витрати"

21 " Тварини на вирощуванні та  відгодівлі" ,

22 " Малоцінні та швидкозношувані  предмети" – з придбання запасів  ;

15 "Капітальні інвестиції" ,

23 " Виробництво" ,

24 " Брак у виробництві",

91 " Загальновиробничі витрати" ,

92 " Адміністративні витрати" ,

94 " Інші витрати операційної  діяльності",

30 " Каса" ,

31 " Рахунки в банках" – з  повернення підзвітних сум до  каси підприємства і на рахунки  в банках ;

33 – " Інші кошти" – з  придбання різних грошових документів (марки, путівки та ін.),

66 " Розрахунки з оплати праці"  – з утримання перевитрат авансів понад установлені норми і неповернутого залишку коштів ;

63 " Розрахунки з постачальниками  та підрядниками" ,

68 " Розрахунки за іншими операціями "– з оплати різних послуг  грошовими коштами і чеками  постачальникам та іншим організаціям ;

99 " Надзвичайні витрати" – з виплат, пов’язаних із запобіганням або ліквідацією стихійного лиха, техногенних катастроф і аварій.

Для відображення розрахунків з підзвітними  особами в реєстрах журнально - ордерної форми обліку призначено журнал –  ордер № 7 с.- г.

У ньому поєднано синтетичний і  аналітичний облік . Запис роблять  за кожною виданою в підзвіт сумою  лінійно-позиційним методом, тобто  проти кожної суми по рядку відображають інформацію згідно з авансовими звітами  та визначають залишок на кінець місяця. Таким чином, журнал ордер № 7 с.-г. побудований за формою оборотної відомості, в якій зазначаються вступний і кінцевий залишки, та обороти за дебетом і кредитом , що розшифровуються по кореспондуючих рахунках.

При відкритті журналу-ордера з попереднього реєстру записують перехідні залишки на початок місяця із зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.

При записах операцій поточного місяця на окремому рядку відображають дату і суму виданого авансу, відшкодування  перевитрат проти виданого авансу відшкодовану або утриману суму невикористаного авансу і суми витрат по поданому і затвердженому авансовому звіті.

У випадках, коли підзвітній особі, що перебуває  у тривалому відрядженні, направляють  додатковий аванс, або один й той  самий працівник повторно за місяць одержує аванс, то суму і дату видачі (перерахування) авансу відображають у вільних графах.

При поданні одним працівником за поточний місяць двох або більше авансових  звітів відповідні суми відображають записом в одній графі по одному й тому ж рядку.

З метою одержання підсумкових (синтетичних) даних по субрахунку 372 суми витрат по авансових звітах і повернення невикористаних коштів показують в  журналі ордері № 7 с. –г. в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Якщо  підзвітна особа відповідає за реалізацію продукції або матеріалів, то отриману від реалізації виручку, відображають по дебету субрахунка 372.

Після закінчення записів всіх операцій по розрахунках з підзвітними особами  за звітний місяць у журналі-ордері № 7 с.-г. підраховують підсумки по всіх графах і кредитові обороти переносять у Головну книгу.

Записи  в реєстрах по обліку розрахунків  з підзвітними особами виглядають таким чином:

 

(2.2. Схема 1)

До  журналу-ордера № 7 с. –г. використовують вкладні листи за потребою, що залежить від кількості операцій.

 

Кореспонденція  рахунків по відображенню розрахунків  з підзвітними особами по ТОВ "Велетень"

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		дебет	кредит
1	Видача підзвітних сум  готівкою	372	301
2	Перерахування авансу підзвітним особам, які перебувають у відрядженні за межами підприємства тривалий час і не мають можливості прибувати за авансом	372	311
3	Надходження виручки від  реалізації продукції на ринку	372	701
4	Видача під звіт чекових  книжок	372	377
5	Видача підзвітним особам із каси грошових документів (марки та ін.)	372	331
6	Придбання підзвітними  особами матеріальних цінностей : без ПДВ на суму податку на додану вартість	20,21,22 641	372 372
7	Придбання підзвітними  особами основних засобів, які не потребують монтажу: без ПДВ на суму податку на додану вартість	152 641	372 372
8	Використання коштів підзвітними  особами на виробничі і господарські потреби в межах встановлених норм	23, 91, 92	372
9	Повернення невикористаних підзвітних сум: в касу на поточний рахунок в національній валюті на поточний рахунок в  іноземній валюті	301 311 312	372 372 372
10	Утримання підзвітних сум  з оплати праці працівників	661	372
11	Здача виручки за реалізовану  продукцію на ринку	301	372
12	Надходження виручки за продукцію, реалізовану на ринку	311	372
13	Списання вартості відпущених блюд та виробів їдальні по талонах  та витрат по невикористаних чеках	377	372
14	Оплата підзвітними особами  придбаних різних грошових документів ( марки, путівки)	331	372
15	Оплата підзвітними особами підприємствам і організаціям за різні послуги розрахунковими чеками	377	372
16	Списання безнадійної  заборгованості підзвітних осіб	949	372

3. НАПРЯМИ УДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ  РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

 

Записи  у бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів. У ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні " записано: "Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первині документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первині документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення

Кожна господарська операція оформляється документом. Первині документи становлять основу бухгалтерського обліку. Як правило, уже в перший день своєї роботи бухгалтер має справу з документами. Бухгалтерський облік починається з оформлення первинного документа. Тільки він є підставою для наступних записів на рахунках бухгалтерського обліку.

Первині документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації на їх проведення.

Господарські  операції – це факти підприємницької  та іншої діяльності, що впливають  на стан майна, капіталу, зобов’язань  або фінансових результатів. Порядок документального оформлення господарських операцій визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. №88, та іншими інструктивними матеріалами.

Документація  господарських операцій має економічне і юридичне значення. Перше полягає  в тому, що за допомогою документів здійснюються контроль і аналіз господарських  операцій; друге – документ є  письмовим доказом здійснення операції і підтверджує її законність.

Від якості первинних документів залежить якість всього бухгалтерського обліку. Їх складання займає більше половини всіх робіт по веденню бухгалтерського  обліку. Бухгалтерські документи  виконують функції розпорядчого і виконавчого характеру. Документ, підписаний керівником підприємства, є розпорядчим. Цей же документ після здійснення операцій відображає і виправдовує її. Економіка доцільність та законність господарської операції аналізується під час оформлення її документам. Отже, документація забезпечує попередній контроль за проведенням операції.

Заповнення  в документі всіх його реквізитів називається складанням документа, а проставлення дозволяючих надписів, резолюцій, від, печаток штампів  на цьому документі – оформленням.

Первині документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Форма бланка документа показує, що в ньому повинне бути записане.