Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків  готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не стосуються розрахунків  підприємств (підприємців) з фізичними  особами, бюджетами та державними цільовими  фондами, малих і середніх підприємств  при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, вилучену органами державної податкової служби готівку, на розрахунки за спожиту електроенергію ,а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену  граничну суму кошти в розмірі перевищення вставленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати авансовий звіт про здійснені витрати. До нього прикладають рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Авансовий звіт підписує підзвітна особа. Готівка, має бути повернена до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження, а видана на всі інші цілі – один робочий день з дня видачі її під звіт.

Подані  авансові звіти перевіряють в  бухгалтерії в частині обґрунтованості  здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена  керівником підприємства. Після затвердження авансового звіту бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за авансовим звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси. У випадках неповернення підзвітних сум вони мають бути утримані із оплати праці.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. Порядок відшкодування  витрат по них визначено постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999р № 663 "Про норми  відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" ( зі змінами від 6 вересня 2000 р.) та діючою інструкцією.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом по підприємству, а відрядженому видають посвідчення про відрядження  за встановленою формою.

Термін  відрядження не може перевищувати в межах України – 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.

Фактичний час перебування у відрядженні  визначається за відмітками у посвідченні  про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчуються в посвідченні тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи.

На  підприємстві ведуть журнал реєстрації посвідчень про відрядження за встановленою формою.(додаток 2)

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений.

Відрядженому  працівнику згідно з авансовим звітом відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення та проїздом до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачуються добові.

За  кожний день перебування працівника у відрядження, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі до 18 гривень за добу при відрядженнях у межах України, 231 гривня – для відряджень за кордон. Зменшувати розмір добових не дозволяється.

У разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 14, 40 грн. ,дворазове харчування – 10,80 грн., триразове харчування - 7,20 грн.; при відрядженнях за кордон – 185,00 ; 128,00 ; 81,00 грн. відповідно .

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати на наймання житлового приміщення згідно з поданими документами.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в  м’якому вагоні, в каютах, що оплачуються  за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно в поданими проїзними документами.

Перед від’їздом у відрядження працівникові видають грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження. Після повернення з відрядження протягом трьох днів працівники забов’язані подати авансовий звіт про фактичні витрати на відрядження.

До  авансового звіту додається посвідчення  про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат , пов'язаних з відрядженням.

У разі, коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження ( в дорозі ), добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків – при дворазовому, 35 відсотків – триразовому харчуванні.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до"Постанови про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"

У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються  у розмірі 50 відсотків зазначених норм.

Граничні  норми добових витрат для працівників  підприємств, установ та організацій  всіх форм власності ( крім державних  службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження  підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів) у разі відрядження за межі України переглядаються за поданням Міністерства фінансів після прийняття закону про Державний бюджет України на наступний рік, якщо прогнозний середньорічний курс гривні до долара США відповідно до Основних напрямів грошово-кредитної політики України на новий бюджетний рік відрізняється від встановленого на попередній рік курсу більш як на 10 відсотків.

Норми добових витрат і граничні норми  відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, у разі відрядження за межі України переглядаються, якщо виникла така потреба, за поданням Міністерства фінансів на підставі обґрунтованих пропозицій Міністерства закордонних справ.

Підприємства, установи та організації, що направляють  працівників у відрядження за кордон, зобов’язані забезпечити  їх коштами у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами

Працівникам, які направляються у відрядження  підприємствами, установами та організаціями  всіх форм власності ( крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства, установи та організації у грошових одиницях, в яких було видано аванс , але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування пластикових корпоративних карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а з дозволу керівника ( з поважних причин ) – 20 робочих днів. Якщо працівник не повернув залишку коштів до каси підприємства, установи та організації, відповідна сума стягується бухгалтерією в установленому законодавством порядку.

Термін  відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах  України 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів.

Термін  відрядження працівників, які направляються  для виконання у межах України  монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду будівництва об’єктів.

Рішення про службові відрядження керівників центральних і місцевих органів  виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів  України від 27.06 96. № 682 "Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади".

Фактичний час перебування у відрядженні  визначається за відмітками в посвідченні  про відрядження щодо вибуття  з місця постійної роботи й  прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й вибуття проставляються у кожному пункті.

Відмітки  в посвідченні про відрядження  щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

На  час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток  зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи та й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляють ся між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

Термін  відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі  перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні  та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів.

Витрати на проїзд державних службовців, а  також інших осіб, які направляються  у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних  коштів, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1 – 4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кілограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні  матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу  та затвердженого маршруту.

Відрядженому працівнику понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїзді постільними речами та наймання житлового приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

У разі, коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими  валютними коштами у вигляді  компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення  і назад та на наймання житлового приміщення ) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

Працівнику  підприємства, направленому на роботу в зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, який отримує в період перебування  за кордоном заробітну плату в іноземній валюті , у разі відрядження у межах країни перебування до інших країн добові витрати відшкодовуються в іноземній валюті у сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком на день складання кошторису витрат на відрядження, не перевищує граничних норм добових витрат.

При цьому працівнику підприємства, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних  коштів, у разі потреби в авансуванні  коштами в національній валюті країни відрядження, перерахунок граничної норми, встановленої у доларах США, у валюту країни відрядження, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти країни перебування до валюти країни відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.

У разі вибуття у відрядження до України з країни, з якою встановлено  повний прикордонний митний контроль, за час проїзду по території іноземних  країн витрати на відрядження  відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон, а за дні перетину кордону України та дні перебування в Україні - у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

При вибутті у відрядження до України з країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, якщо працівник у дорозі має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території іноземної країни, то за час проїзду територією іноземних країн витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон. При цьому день останньої пересадки на інший транспортний засіб ( вибуття з готелю, іншого житлового приміщення) на території іноземної країни при поверненні з України та дні перебування в Україні – відшкодовується у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами встановленими для службових відряджень у межах України.