Дәрістік сабақтарының конспектілері

Мысал ретінде  тәуекелдік жағдайдың басталу мүмкіндігі жайлы ескерту механизмін келтіруге болады, ол жоба тәуекелдерін басқарудың аса тиімді құралы болып табылады. Ол бақылау графиктерінің әдісін қолдануға негізделген. Олрадың көмегімен бақыланатын үрдіске әсер ететін белгісіз факторларды айқындау процедурасы жүзеге асырылады. Бұл үшін үрдістің негізгі кезендерін бақылауды ұйымдастырады, олардың мәні қалыпты жағдайда нақты интервалда болуы қажет. Егер бақыланатын мәндер қалыпты мәндерінен алшақта немесе осы шектерге жақындаудың тұрақты тендециясына нұсқаса, онда теріс факторларды нейтралдау мақсатымен бақылантын үрдіске енгізу жайлы шешім қабылданады.

 

Ұсынылатын әдебиеттер

Негізгі әдебиеттер: 22 нег.(1-12), 23 нег. (8-14)

Қосымша әдебиеттер: 6 қос. (1-7)

Бақылау сұрақтары:

1) Жоба тәуекелдерін не тудырады және тәуекелдердің қандай түрлері бар?

2) «Тәуекелдерді  басқару» ұғымына анықтама беріңіз.

3) Жоба тәуекелдерін  басқаруда орындалатын процедураларды  атаңыз және мәнін және түсіндіріңіз.

4) Қандай  «антитәуекелдік» шарларды сіз  білесіз?

5) Ойда болмаған шығындар мен басқарушылық резерв бюджеті не үшін құрылады және қалай қолданылады?

6) Жобаны  уақытында орындаудың ықтималдығын  жоғарылатудың қандай әдістерін білесіз?

 

№12 дәріс тақырыбы. Жоба командасын қалыптастыру мен басқару.

Ресейде және шетелдегі жоба менеджерлерінің  арасындағы сауалнамалар, жобалардың 80% сәттілігі жобалық команданың жөнге салынған жұмысымен байланысты екенін куіландырады, ал ол өз кезегінде  жоба қатысушыларының арасында рөлдері  дұрыс бөлумен қамтамасыз етіледі.

Жобалық команда  мүшелерінің арасындағы ашық және әділ қарыс-қатынастар тиімді жобалық қызметтің  қажетті шарты болып табылады. Команда қатысушылардан таңдауда еркін  іс-әрекетерге және жоба орындаушыларының психологиялық сыйысушылығына көп көңіл бөлу қажет.

Тұлғаны бағалаудың түрлі тестілері осы бығытта  аса пайдалы болады, олардың көмегімен  команда қатысушыларының бір-бірімен  әрекет етуін алдын-ала бағалауға  болады. Сонымен қатар олардың  жоба бойынша бірлескен іс-әрекеті  үрдісіндегі рөлдеріне көңіл  бөлу қажет. Бқл техникалық жоспардағы рөлдер болуы мүмкін, олар команда  қатысушыларының кәсіби мамандануын айқындайды. Мысалы деректер базасын жобалушылар, компьютерлік үшін жоба қатысушылары іс-әрекетінің психологиялық аспектілері аса маңызды болады, оларды жобалық команданы қалыптастыруды есепке алмаса болмайды.

Жобалық команда  қатысушыларының барлық рөлдерін іріленген  түрде 3 топқа бөлуге болады:

1. Команданың алдында қойылған мәселелерді шешуге бағытталған рөлдер;
2. Команда жұмысын құру мен қолдануға бағытталған рөлдер;
3. Команда қатысушыларының жеке рөлдері.

Команданың  тиімді жұмысын қамтамасыз ету үшін бірінші және екінші топтың рөлдері  бірдей маңызды, ал үшінші топтың рөлдері, командалық әрекеттестікті ұйымдастырудың көзқарасынан, жобаны орындаудың барлық үрдісіне теріс әсерін тигізеді.

Команда мәселелерін  орындауды бағытталған рөлдер: команда  мүшесі проблеманы айқындайды, ақпаратты  іздейді, ақпаратты ұсынады, пікір  іздейді, өз пікірін айтады, мақсаттылық  тексереді және т.с.с.

Команда жұмысын  құру мен қолдауға бағытталған рөлдер: команда мүшесі үйлестіреді, бейімдейді, қолдайды, дем береді, сүйемелдейді және т.с.с.

Жеке рөлдер: команда қатысушыларының рөлдеріне  классикалық мысал доктор Р.М. Белминбен (R.M. Belbin) ұсынылған рөлдер болып табылады.

Төраға (chaiman) команданың қойылған мақсаттарға жетудің  жолын таңдайды; қолдағы қорлардың  дұрыс пайдалануын қамтамасыз етеді; команданың күшті және әлсіз жақтарын айқындауға қабілетті және жоба командасының әрбір мүшесінің көбінесе толық  ашылуын қамтамасыз етеді. Мұндай адамға негізінде жобаның ресми басшысы  жатады. Бірақ жеке басқарылатын командаларда ол кез-келген қатысушы болуы мүмкін.

Рәсімдеуші (shaper) – команда әрекеттеріне және қабылданған шешімдерге аяқталған  пішін береді, топтық талқылаулар  мен команда мүшелерінің біріккен қызметінің нәтижелеріне нақты шектеулер  қояды.

Пікірлер  генераторы (plant) – жобалық команданың проблемаларын шешудің түпкілікті жаңа пікірлері мен стратегисларын ұсынады.

Сын айтушы (monitor – evaluator) – проблемаларды олардың  мүмкін шешілуі көзқарасынан талдайды, түсетін пікірлер мен ұсыныстарды  жан жақты бағалайды, олардағы мүмкін ұателер мен кемшліктерді іздейді  де, осы арқылы баланстанған шешімдерді қабылдаудың негізін құрайды.

Жұмыс арасы (company worker) – жоспарлар мен концепциялар тәжірибиелік жұмыс процедураларына  айналдырады, өз мойынына алған міндеттемелерді  жүйелі және тиімді түрде орындайды. Мұндай адамдардың ой өрісі аса кең  емес, бірақ оларды қарапайым қатардағы  жұмыстарды орындауда ешкімен алмастыра  алмайсыз.

Команда тірегі (team worker) – жоба қатысушыларында  сттілікке жету сенімін қолдайды, қиын жағдайларда оларға көмек көрсетеді, олардың арасындағы өзара қарым-қатынасты  жақсартуға тырысады, команда «рухын»  көтеру мен кұшейтуге жағдай жасайды.

Табушы (resource investigator) – жобалық командадан тыс  жатқан жаңа идеяларды, жұмыстарды және қорларды табады, олар туралы команда  мүшелерін ақпараттайды, пайдалы  сыртқы келіссөздер жүргізеді де, негізінде командаға қажетті  қорларды беруге қолы жетеді.

Аяқтаушы (completer) – командада қойылған мақсатқа жетудің  ұмтылысын қолдайды, мүмкін болса  команданың оның қызметімен немесе әрекет етпеуімен байланысты мүмікн қателерінен  құтылуға тырысады.

Жобалық команда  мүшелерінің басқаша бөлінуін Рик  Баррера (Ricr Barrera)ұсынды, ол РМІ мүшесі, жобаны басұару саласындағы маман, ол жоба командасының қатысушыларын  олардың іс-құлағына байланысты 4 негізгі  категорияға бөледі. Олар басшылар (directors), «жалпы достар» (socializers), «жеке  достар» (relaters)  және ойшылар (thinkers).

Басшылар  жоғары жұмысқа қабілеттілігімен ерекшеленеді, жобаны орындаудың сәттілігіне бағытталған  және өз ісін аяғына дейін жеткізеді. «Жалпы достар» ақпаратты жинаумен және ұжымдастармен қатынаста болумен  айналысады. Тек осыдан кейін олар жұмысты орындауға кіріседі. Команданың басқа мүшелерімен қатынсата  болуды «Жеке достар» да жүргізеді, бірақ олар оны көзбе-көз істейді. Ойшылар түгел жұмысты жалғыз өзі істеуді қажет етеді. Олар оларға түсетін ақпаратты талдайды және түсінеді, барлық жұмысты аяқтағаннан  кейін алынған нәтижелер жайында  хабарлайды.

Жобалық команда  құрамында жұмыс істейтін үміткерлерді дұрыс нәтижесіне жету үшін, әрбір  категорияның рөлдер өкілдерінің бірдей ара-қатысына ұмтылу керек және біреуінің  де үстем болуын болдырмау қажет.

Өкінішке  орай жобалық командадағы әрбір  рөлге сәйкес үміткердің болуы, сонымен  қатар олардың жақсы психологиялық  сәйкестінгі, жиналған команда жөнмен, қандай-да қақтығысуларсыз істейтініне 100% кепілдеме бермейді.

Жоба басшысына  жоба қатысушыларының арасындағы қарым-қатынастарды жөнге келтіретін әдеттегі нұсқаулар  келесідей:

1. Өз хабарларыңызды мәнділігін, құндылығын қамтамасыз етіңіз.
2. Өз хабарларыңызды қысқартыңыз және қарапайым тілмен түсіндіріңіз.

3. Өз хабарлаңызды қарапайым бөліктер тізбегі ретінде құрыңыз.
4. Өз хабарларыңыздың негізгі кезеңдерін әрдайым қайталаңыз.
5. Қарым-қатынастағы бөгеттерді жойыңыз.

Жоба басшылары  үшін ең жақсы оқытушылар оның жеке тәжірибиесі мен жеке дамуы болып  табылады. Ол команда қатысушыларының  күшті жақтары максималды ашылып, олар команданың әлсіз жақтарына  айналмауына жағдай жасап, орындаушыларда командалық рух пен тиімді коммуникацияның  дағдысын дамытуы қажет.

Командалық  жұмыстың тиімділігін жоғарлатуға  келесі факторлар әсер етеді: жұмысқа  кәсіби қызығушылықтың болуы, жеткен нәтижелерді  мойындау, жақсы тұлға аралық қарым-қатынастар, техникалық қамсыздандыру, команданы  дұрыс басқару, қызметкерлердің  жоғары біліктілігі, кәсіби өсім мүмкіндігі.

Командалық  жұмыстың тиімділігін келесі кедергілер қысқартады: жобаның айқын емесе  мақсаттары мен оны жүзеге асыру  бағыттары, жеткіліксіз қорлар, билік  үшін күрес пен дау-жанжалдар, ұйымының жоғары басшылығының жобаға қызықпаушылығы, еңбек қауіпсіздігінің төмен  деңгейі, мақсаттар мен проиритеттердің  өзгеруі.

Қарым-қатынас  үрдісінде жобалық команда қатысушыларында  түрлі проблемалар тууы мүмкін. Олардың  көбінесе таралған себептері: хабарларды бұрмалаған қабылдау, ақпараттың сенімсіз көздері және ақпаратты тасымалдаудың  қателігі. Басқа қиындықтар әр түрлі  жастағы, түрлі тәжірибиесі бар  адамдар және түрлі мәдениеттегі өкілдер арасында пайда болуы  мүмкін.

Барлық осы  факторлар жобалық команданы  қалыптастыру мен басқаруда міндетті түрде ескерілуі керек.

Соңғы уақытта  топтық жұмысты тиіммді ұйымдастыруды  талап ететін аса маңызды және күрделі жобаларды орындауда, функцияаралық  топтарды (ФАТ) белсенді пайдалана бастады. Командалық жұмысты ұйымдастырудың осы түрінің негізгі артықшылығы: жобалық мәселелерді шешудің  жоғары жылдамдығы, оларды шешудің  кешенділігі, клиентке бейімдеу, ұйымдастырушылық білім, бұл – жоба бойынша толық  ақпарат алудың түйісу нүктесі.

Жоба сәттілігі  көбінесе команда мүшелерін ынталандырумен айқындалады. Оның аса маңызды аспектілері  келесі дәрісте қарастырылады.

Ұсынылатын әдебиеттер

Негізгі әдебиеттер: 7 нег. (272-404), 20 нег. (1-7)

Қосымша әдебиеттер: 7 қос. (1-15), 8 қос. (1-6), 9 қос (1-10), 10 қос. (1-7)

Бақылау сұрақтары:

1. Жоба қатысушылармен орындалатын рөлдер қандай ірі топтарға?
2. Доктор Р.М. Белбинмен үсынылған жоба қатысушыларының рөлдерін атаңыз.
3. Рику Баррера бойынша қатысушылар рөлдерін бөлу жайлы айтып беріңіз.
4. Жобалық команданың сәтті жұмысын неге толық кепілдеуге болмайды? Осы жүмыс үшін қандай факторлар жағдай жасайды, ал қандайлар тосқауыл болады?
5. Жоба қатысушыларында проблемалардың пайда болуын қандай себептер тудырады?
6. Функцияаралық топтар қайда және қашан қолданылады және жобалық қызметті ұйымдастырудың осындай түрінің артықшылығы неде?

 

№ 13 дәріс тақырыбы. Жоба командасын ынталандыру.

Ынталандыру кез-келген жұмысты сапалы орындау  үшін қажет. Бірақ ол жобаларды жүзеге асыруда аса маңызды. Бұл кез-келген жобаның уақытпен шектелгендігімен түсіндіріледі. Сондықтан оны кідірту жоба орындалуының мерзіміне тәуелді құрылымдардың жұмысына теріс әсерін тигізеді. Жоба қатысушыларын ынталандырудың жеткіліксіздігі үлкен және күрделі жобаларда мәнді – қаржылық, еңбектік және материалды қорларды тиімсіз пайдалануға алып келуі мүмкін. Сонымен қатар ұйымда орындалатын жобалар оның стратегиясын сәтті жүзеге асыруды қамтамасыз ететін есепке алу қажет. Ал егер бұл болмаса, оның себебі негізінде жобалық командалардың мүшелерін нашар ынталандырумен түсіндіріледі.

Команда мүшелерін  дұрыс ынталандыру үшін жоба басшысы  іс-жүзінде белгілі ынталандыру  теорияларын – әділеттілік, күту, мадақтау, мақсатты қалыптастыру,бақылау  және т.б. білу және қолдану қажет. Жобаның  түрлі кезеідерінде жобалыұ командалардың  мүшелерін ынталандыру мәселелерін  әр-түрлі шешу қажет. Жобаның басталу  кезеңінде оның басшысы әрбір  қатысушыға жобаның мақсатын түсіндіріп, пайда болған сұрақтарды талқылап, орындаушыларға нақты тапсырмалар  беруі қажет. Жобаны жүзеге асыру  кезеңінде команда мүшелерінің  қысқа мерзімді мақсаттарда жеткен жетістіктерін мойындау және марапаттау жолымен жұмыстық күйін қолдау қажет. Жобаны аяқтау кезеңінде, жоба қатысушыларында  шаршағандық пен ашушандық жиналғанда, олардың мақсаттылығы мен жоғары жұмысқа қабілеттілігін қолдау қажет.

Жобалық бейімделген  компанияларда Инталандыру программалары  жасаллып, жүзеге асырылуы қажет, оларға уақыттың нақты аралығында орындалатын  және қызметкерлердің нақты топтарын нақты іс-құлыққа бағыттау шаралары кіреді.

Ынталандыру программалары нақты уақыт кезеңінде  жасалынады және қолданылады. Мұнда  келесі қадамдар орындалады:

1. Бағалау. Қызметкерлерді анкеттеу арқылы олардың әрекет ететін ынталандыру программасымен қанағаттандыру дәрежесі анықталады, олардың ұысыныстары жиналады, ақпараттың басқа көздері талданады. Осы жолмен қызметкерлерге жағдай жасаудың көбінесе болашақты механизмдері айқындалады және ынталандыру программасын одан әрі жетілдірудің бағыты анықталады.
2. Жасап шығару. Жаңа ынталандыру программасының әрекет ету мерзімі, оның бюджеті мен жағдай жасау механизмдері анықталады.
3. Презентация. Ынталандыру программасы қызметкерлерге оны талқылау үшін ұсынылады, олардың ескертулері мен ұсыныстары жиналады жіне талданады. Қажет болса, программа одан әрі жетілдіріледі және қайтадан қызметкерлердің қарауына ұсынылады.
4. Бекіту. Ынталандыру программасы басшылықпен бекітеледі, одан кейін оны жүзеге асыру кезеңі басталады.
5. Орындау. Ынталандыру программасы оның белгіленген әрекет ету мерзімі бойында жүзеге асарылады, оның аяқталуынан кейін оны жаңа бағалау жүзеге асырылады.