Дәрістік сабақтарының конспектілері

1. Жобалардың өзара тәуелділігі. Жобаларды орындаудың тізбектілігіне қандай да бір технологиялық шектеулер болмаған жағдайда жобалар бір-бірінсн толық тәуелсіз болады, ал мұндай шектеулер болса, бір-біріне тәуелді болады.
2. Портфелъдің белгілі болуы. Жобалар портфелі алдын-ала қалыптасуы мүмкін жэне N көптігіне сай келеді немесе оны табу қажет, яғни QCN жобалар көптігін анықтау керек.
3. Шешілетін мәселе. Бұл қорларды бөлу және/немесе жобалы жүзеге асыру кезеңін аныктау мәселесі болуы мүмкін.

Берілген негіздемелер бойынша  қиыстыру нәтижесінде жобалар портфелін  баскарудың 13 мүмкін вариантын алуға болады.

Ранц  жайлы мәселе. Қордың шектеулігі шарттарында ұтымдылықтың берілген критерийін максимилизациялайтыи тәуекелсіз жобалардын көптігін анықтау қажет. Бүл мәселені шешу үшін динамикалық жэне булеволық программалау әдістері қолданылады.

Қорларды желілер бойынша бөлу мәселесі. Жоба операцилларында қор шамасын өзгерте отырып, осы операциялардың және толық жобаның орындалу ұзақтылығына әсер етуге болады деген үйғарымды есепке алады. Жоба операциялары бойынша қорларды ұтымды бөлу есебінен, бсрілген қорлық шектеулерде оның ұзақтылыгын минимизациялауга болады немесе жобаны берілген мерзімде орындау шартында қорлардың шығынын минимизадиялауга болады.

Жоба операцияларын бастаудың уақыт кезеңін таңдау мәселесі. Бұл мәселенің мәні - берілген көптеген жобаларды орындаудың басталу кезеңінің тізбектілігін анықтау болып табылады.Бүл   мәселенің   екі   мүмкін   қойылымы   бар:   пайдалана   алмаған   түсімді минимизациялау мәселесі мен өзін-өзі қаржыландыру мәселесі.

ІІайдалана алмаған түсімді минимизициялау мәселесі. Берілген қорлық шектеулерде әрбір жобаны оның директивті мерзімінен тыс (аса) уақытта аяқтаудан болатын пайдалана алмаған түсімді минимизациялайтын, жобаларды жүзеге асырудың ұтымды тізбектілігін табу қажет.

Өзін-өзі қаржыландыру мәселесі.Жүзеге асырылған жобалардан алынған табыс жаңа жобаларды жүзеге асыру бағытталғандық шартында, тартылған қаражаттардың сомасы минимизацияланатын жобаны жүзеге асыруды бастаудың  ұтымды кезеңін аныктау қажет.

Жобалар портфельдерін басқару мәселесін шешудің әдістері олардың барлық мүмкін қойылымдары үшін жасалмаған.

Ұсынылатын әдебиеттер

         Негізгі әдебиеттер: 3 нег.(45-51, 79-84), 4 нег. (38-156)

         Қосымша әдебиеттер:

         Бақылау сұрақтары.

1. Жобаларды басқару офисі концепциясын дайындау мен қолданудың қажеттілігі қандай?
2. Жобаларды басқарудың түрлі иерархиялық деңгейлерінде қандай мәселелер шсшіледі?

         Жобалар портфельдерін басқаруда қандай ұйымдық басқару механизмдері қолданылады?

3. Жобалар портфельдерін қалыптастыру жайлы шешім қабылдау қандай тізбектілікпен орындалады?

4) Жобалар портфельдерін қалыптастырудың мәселелері, үлгілері мен әдістері қандай 
негіздемелермен классификацияланады?

5) Жобалар портфельдерін ұтымдылаудың қандай мәселелері бар және олардың мәні неде?

 

№ 15 дәріс тақырыбы. Жобаны басқарудағы ақпараттық технологиялар.

Әлемдік тәжірибеде жеке жобаларды басқарудан жобаларды басқарудың интсгралданған жүйелерін құруға өту тенденциясы  байқалуда, олар компанияда орыналатын барлық жобалардың, жалпы технологиялық, қорлық және өндірістік негіздері, үзіліссіз  байланыстылығын және тұрақты сүйемелдеуін қамтамасыз етеді. Компанияның жобалық қызметін жүйелік ұйымдастырудың нәтижесінде ол едәуір сезілетін қосымша әсер алады.

Жобаларды басқарудың қазіргі интегралданған жүйелерін программалық қамсыздандыру  көп түрлі программалық өнімдермен келтірілген, олардың көмегімен миллион жұмыстан және мыңдаған қорлардан құралатын аса күрделі жобаларды жүзеге асыруға және бақылауға болады.

Жобалық қызметті ақпараттандырудың  тәжірибесіне сүйенсе, жобаларды басқаруда  қазіргі инструмснталды құралдарды енгізу нәтижесінде жобаларды орындау  ұзақтылығы 15-20%-ға, ал жоспарлау шығындары 25%-ға қысқаратынын көруге болады. Сонымен қатар қосымша әсер қорларды ұтымдылау мен компанияның ішінде де, сыртында да болатын өзгерістерге тез жауап қайтарудан алынады.

Төменде шетелдерде және посткеңестік кеңістікте жобаларды басқару бойыша: қолданылатын бірнеше программалық өнімдер қарастырылған.

Welcomе программалық өнімдер жиынтығынаа келесі жүйелер кіреді: 
          Open Plan - жеке жобаларды және күрделі жобалық проіраммаларды басқаруға арналған күнтізбелік жоспарлау мен бақылау жүйесі;

Cobra - жоба бюджетін басқару жүйесі, ол игерілген көлем көрсеткіші негізінде жобаны жүзеге асыру құнын жоспарлау мен бақылауга, жобаның орындалуын талдау мен болжауға мүмкіндік береді;

         WelcomHome жобаның виртуалды офисін құруға арналган Web- бейімделген құрал, жобада бірігіп жұмыс істейтін команданың мүшелерінің арасында коммуникаңия сапасын сдәуір жоғарылатуға мүмкіндік береді.

Айтылған  программалық өнімдердің ерекшелігі - олардың өзара тығыз интеграциясы. ашық архитектурасы мен басқа  қолданбалармен деректер алмасу бойынша  бай мүмкіндіктері. Осының көмегімен  ақпараттык инфрақұрылым қалыптасқан  компанияларда жобаларды басқарудың тиімді жүйесін құрудың мүмкіндігі пайда болады.

Open Plan жүйесі екі нұсқаумен шығарылады: кәсіби - Open Plan Professional жэне столға қоятын - Open Plan Desktop. Екі нұсқау да жоба деректерінің бірдей базасымен жұмыс істейді, ұқсас функционалдығы мен интерфейсі бар. Олардың көмегімен күнтізбелік жоспарлаудың келесі мәселелері шешіледі: жоба жұмыстарын құрылымдық декомпозицялау мен желілік графиктерді жасап шығару; қорларға шектеулікті есепке ала отырып күнтізбелік жоспарларды сссптеу мен ұтымдылау; жобаның қорларға қажетгілігі графигін жасап шығару; жұмыстардың орындалуын бақылау және ағынды жағдайды берілген жоспармен салыстыру; жоба бойынша есеп беруді қалыптастыру. Кәсіби нұсқауы столга қоятыннан онда мультижобалық жоспарлау мен бақылау функциясының бар болуымен, және де арнайы кұралдардың бар болуымен ерекшеленеді. Open Plan столдық және кәсіби нұсқауы да орыс тіліне аударылған.

Cobra программалық кестесі жоба бюджеті мен программаларды басқару бойынша мәселелердің жеке бағытын ұсынатын компанияларға ыңғайлы құрал болып табылады. Оның көмегімен жоба шығындарын басқаруға, ақша-қаражаттарының қозғалысын талдауға. игерілген көлем әдістемесін қолдана отырып жоба кұнының болжамдарын үлгілеуге жэне қаржылық есеп беруді генерациялауға болады. Жеткізу комплектісінде интеграциялаудың арнайы модулі бар. Ол тікелей Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project-тен деректер алуга мүмкіндік береді. Бұл күнтізбелік график пен жоба шығындарын басқарудың интегралдангал жүйесін құруға мүмкіндік береді.

WelcomHome программалық кестесі жобаның жалпы порталы арқылы команда мүшелерінің арасындағы коммуникацияны қолдауды қамтамасыз етеді. Бұл - топтык жұмыстың ыңғайлы құралы, ол Web-технологияларға негізделген жэне жобаларды біртұтас Web-интерфейс негізінде жүргізуге арналған.

Жобалық менджерлердің арасында программалық өнімдер нұсқауларының аса танымалдары  Primavera Systems компаниясының Primavera Project Planner, Primavera Enterprise, Primavera Expedition, PrimeContract және SureTrak.

Олардың негізі Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе) программалық онімі болып табылады, ол күнтізбелік жоспарлау мен жоба орындалуын бақылау, жоба жұмыстарының арасында қорларды бөлу, жоба құнын анықтау мен орындаушыларды жүктеу функцияларының орьндалуын қамтамасыз етеді.

Primavera Enterprise өнімі жобаны басқарудың корпоративті жүйесін құруға мүмкіндік береді және оның деректердің бірыңғай базасымен жұмыс істейтін функционалды жүйелері бар.

Primavera Expedition программалық өнімі жоба катысушыларының келісімдік міндеттемелерін басқаруға, жобалық-сметалық жэне рұқсаттық құжаттамаларды жасап шыгаруга, сонымен катар жобалар бойынша келіссөздік үрдістерді ақпараттық қолдауға арналған.

PrimeContract онімі жобалар бойынша қорларды жеткізуді бақылау мүмкіндігін қамтамасыз етеді.

Portfolio Analyst арнайы модуль көмегімен қажетті аналитика қалыптасады, берілген көрсеткіштер бойынша жеке жобалар немесе жобалар портфельдерінің орындалуын бакылау жүзеге асырылады.

Аймақтық бөлінген жобаларды келісілген басқару үшін Internet-қолданбасы (Progress Reporter) қолданылады, ал бұл техникалық күрделі болса, ақпарат басьшда қалталық компьютерге   (Primavera   Mobile),   кейіннен   одан   жалпы   базаға   беріледі.   Жоба қатысушыларының арасындағы оперативті байланыс Primavision онім көмегімен жүзеге асырылады. Сонымен қатар жоба сайты (Project Website) қалыптасады, онда заказ берушілер мем инвесторларға қажетті жоба бойынша есептік ақпарат бейнеленеді.

Primavera программалык өнімдерінде иерархиялық құрылымдар колданылады, мұнда түрлі жұмыстар бойынша қорларға қажеттілік және олардың орындалуы үшін жауапкершілік деңгейі тәптіштеліп бейнеленеді. WBS жобасы бойынша жұмыстарды декомпозициялау құрылымдарының көмегімем әрбір жұмыс дестесіне жауапкер менеджер қойылады OBS ұйымдық құрылымы жоба бойынша орындаушылардың жауапкершілік пен бағынушылык дсңгейін анықтайды. RBS қорлар құрылымы біліктілік деңгейі мен жоба бойынша қажеттіліктерге сәйкес орындаушылардың жеткіліктігін есепке алады және т.б.

Жобаларды басқаруға арналған Microsoft компаниясының программамық өнімдері. Microsoft Project Standard 2002, Microsoft Project Professional 2002, Microsoft Project Server 2002. Сонымен қатар клиенттерге Client Access License (CAL) лицензиясы беріледі,ол компания серверінде басылып шықкан жобаларға қатынау құқығын мақұлдау үшін қажет. Берілген программалық өнімдер жеке пайдаланушыларға, жұмыс топтарына, сонымен қатар жобаларды корпоративті басқару жүйесінің шеңберіндер жобалық  шешімдер қабылдауға мүмкіндік береді.

Бүкіл әлемде осы өнімдердің 8 млн. көшірмесі  сатылған. Барлығы дерлік орыс тіліне аударылған және посткеңестік кеңістікте таралған.

Microsoft Project Standard 2002 жеке пайдалану жайлы шешім кабылданғаннан кейін, жобаны басқару саласында профессионал емес менеджерлер де кішігірім жобаларды орындап, олардың орындалуы әз тіерсоналды компьютерлерінен бақылай алады. Смарт-теги (SmartTags) көмектесудін енгізілген жүйесі оларға жобаларды басқару саласында түрлі проблемаларды шешуге көмек береді. Консультант программалық құралы қадамдық нұскаулар мен басқару әлементтерін көрсетеді, олар жұмыс орындалуының күнтізбелік графиктерін құруға, шығындары есепке алу, жобаның орындалуын бақылау мен талдауға, есеп беруді құрастыру мен электронды пошта арқылы жобалық топ мүшелері арасында өзара әрекетгі ұйымдастыруга мүмкіндік береді.

Жұмыс топтарына арналған шешімге Microsoft Project Standard 2002, Microsoft Project Server 2002 жэне CAL лицензиясы кіреді. Жоба қатысушылары жобаларга қатынауды Microsoft Project Web Access веб-порталы арқылы алады. Microsoft Project Standard 2002 комегімсн жоба менеджерлері жобаларды құрады және оларды Microsoft Project Server 2002 серверіне шығарады. Бұл ақпаратқа қатынау құқығы CAL лицензиясы және Microsoft Internet Explorer қолданбасы бар барлық қызығушылық танытқан тұлғаларда бар.

Жобаларды корпоративті басқаруға  арналған шешімдердің құрамына Microsoft Project Professional 2002, Microsoft Project Server 2002 және CAL лицензиясы кіреді. Бүл программалық өнімдер түрлі ұйымдарда жүзеге асырылатын өзара байланысты жобалардың тобын басқаруда тиімді, мұнда жобалар бойынша жүздеген және мыңдаған түрлі қорлар мен шығындарды бөлу тізбектілігін орнатқан жөн.

Microsoft компаниясының айтылған программалық өнімдерді дамыту бойынша одан арғы жұмысы сол нұсқаудың одан әрі жетілгенін кұруға алып келді - Microsoft Office Project 2003, оның интерфейсі Microsoft Office 2003 бірдей.

Spider Project deemed жобаларды басқарудагы бірінші кәсібін деңгейдегі ресейлік жүйе болып табылады, ол Ресейде өте танымал және де ең беделді жобаларды басқаруда ірі корпорациялармен қолданылады. Ол Ресейде қабылданған жобаларды басқару технологиясына негізделген және де шетел дестелерінен айырмашылығы бар.

Негізгі артықшылықтары - Ресейде  қорларды пайдалануды ұтымдылау мәселелеріне I және жобаланатын объектілердің адекватты математикалық үлгілерін құруға көп көңіл бөлінеді. Бұл десте пайдаланушыларға келесі мүмкіндіктерді береді:

     - жұмыстардың және қорлар өнімділігінің берілген физикалық көлемдері негізінде жоба кестесін құрастыру;

- жоба мен қаржыландыру үлгісіне жеткізу жоспарын қосу және оларды есепке ала отырып кестені есептеу;

- қорлық күйреу жолы мен қорлар резервтерін есептеу және пайдалану;

- жобаларда  барлық мүмкін деректер базаларын  интенсивті пайдалану;

- жұмыстардың  және жоба қорларының көптік  иерархиялық құрылымдары пайдалану;

- тәуекелдерді  үлгілеудің өзіндік әдістері;

- графикалық  есеп берудің қосымша формалары.

       Spider Project дестесі тек Ресейде ғана  емес, Голландияда да сәтті қолданылады,  бұл оның тек ресей компаниялары  үшін ғана емес, шетел компаниялары  үшін де тартымды болатынын  түсінуге мүмкіндік береді.

       Spider Project дестесі көмегімен шешілетін  мәселелер:

- қорлардың  шектеулігін есепке алмай жобаның  орындалу кестесін жасап шығару;

- қорлардың  шектеулігін есепке ала отырып  жобаның орындалу кестесін жасап  шығару;

- жоба  операциялары орындалуының күйреушілік  жолы мен уақыт қорын анықтау;

- уақыттың  кез-келген кезеңінде жобаның  қаржыландыруға, материалдарға және  құрал-жабдықтарға қажеттілігін  анықтау;

- қайта  жанданған қорларды уақыт бойында  жүктеуді анықтау;

- тәуекелдерді  талдау, тәуекелдерді есепке ала  отырып кестені және жобаның  басқа да сипаттамаларын жоспарлау;