Дәрістік сабақтарының конспектілері

          Жобалық  командалардың белсенді жұмысы  компанияның ұйымдастырушылық мәдениетінде  өз ізін қалдырды да, былай  айтқанда триггерлі әсер пайда   болады. Басқарудың дәстүрлік бюрократтық   құрылымдары икемді және жетілгендерге  ауыстырылады. Дербес бөлімшелер  көбірек ықылас  білдіреді және  бір-бірімен  жақсырақ әрекет  етеді, сонымен қатар клиенттермен, жеткізушілермен, басқа да қызығушылық  танытқан тұлғалармен жақсырақ  әрекет етеді. Ескірген идеяларды  жаңамен алмастыру тенденциясы  пайда болады, өзгерістерге кедергі  әлсірейді, ұжымның игілігіне  айналатын кәсіби білімдер жинақталады,  персоналдың  шығармашылық және  инновациялық белсенділігі күшейеді. Компанияның  жобалары сәтті  жүзеге асырылған сайын,  оның  бәсекелік  артықшылығы күшейеді.

           Егер  ұйым іс- әрекеті  көптеген  мүмкін жобалардан нақтысын жүзеге  асырумен байланысты болса, тиімді  жобалардан  негізделгенін таңдау  үшін жобаларды ранжирлеу мәселесін  шешеу қажет. Мұнда жобаны бағалаудың  түрлі  критерилері пайдаланыла  алады. Негізінде мұнда келесі  көрсеткіштер қолданылды: жоба шығындары,  күтілетін пайда, инвестицияны  қайтару мерзімдері, олардың тиімділігі  және т.б. Сонымен қатар жобалардың  бизнеске әсерінің дәрежесі, компеанияның  қабылданған  стратегиясына сәйкестігі, тәуекел дәрежесі және т.б.  есепке алынады. 

            Таңдалған критерилердің  жиынтығын   есепке ала отырып, олар бойынша  жобаларды бағалаудың  сәйкес  шкаласы,  бағалаудың сәйкес принцптері  мен таңдалған критерилерінің  коэффициенттері жасалынады.

            Осының негізінде жобаларды ранжирлеу   жолымен оларды  шоғырланған бағалау  жүзеге асырылады. Осындай түрде  ұйымның стратегиясын орындауға   таңдалған жобалар аоқылы тиімді  жүзеге  асыру қамтамасыз етіледі.

Ұсынылатын әдебиеттер

     

        Негізгі әдебиеттер: 7 нег.(27-28,43-58), 14 нег.(1-10), 15 нег.(5-8), 16нег.(1-7),

         Қосымша  әдебиеттер: 13 қос.(3-57), 14 қос.(60-86)

         Бақылау  сұрақтары:

         1) Жобаны  басқару жүйесі қандай мақсатпен   және қандай ұйымдарда құрылады?

         2) Қандай басқарушылық  шешімдер  стратегиялыққа жатады?

         3) Жоба стратегиясы  мен жобаны стратегиялық  басқарудың  құраушыларын атаңыз.

         4) Стратегиялық жоспар  және негізгі кезнңдер  бойынша жоспар дегеніміз не және олар қандай мақсаттармен құрылады?

         5) Жобаларды стратегиялық  басқарудың карталары  қандай мақсаттармен  жасалады және оның  құраушылары қандай?

         6) Ұйымда жобаларды басқару жүйесімен  құрылатын триггерлік әсер дегеніміз не?

         7) Ұйымда орындалатын жобаларды ранжирлеу қалай жүргізіледі?

 

        №6  дәріс тақырыбы. Жобаларды басқару  үрдістері. 

        Жобаларды  басқару өзара байланысқан үрдістердің  көбісін  қосатын  интегралданған  үрліс болып табылады,оларға басқарудың  нақты функцияларын  жүзеге асыру  мен қойылған мақсаттарға   жетуді қамтамасыз  ететін іс-әрекеттер   мен процедуралар  жатады.

        Барлық жоба үрдістері  екі топқа бөлінеді: жобаларды басқару үрдістері мен өнімге бейімделген үрдістер. Бірінші топқа кіретін үрдістер жобаның ұйымдастырылуы мен жүмыстарына жатады,ал екіншісіне- өнімді өндіру үрдістеріне жатады . Сондықтан өнімді өндіру үшін қажетті жұмыстардың кешенін айқындайтын жоба мақсаттарын және жоба өнімінің қасиеттері мен функцияларын айқындайтын жоба мақсаттарын айыра білген жөн.  Жобаларды басқару үрдістерін тәптіштеп градациялау     1-кестеде көрсетілген.

        1-кесте – Жобаларды басқару үрдістері

 

№	Үрдістің аталуы	Үрдіс нәтижесі
1	Иницияциялау	Жобаны орындауды бастау жайлы  шешім қабылдау.
2	Жоспарлау	Жоба мақсаттарын, оның сәттілігінің критерилерінің және оларға жету әдістерін  нақты айқындау.
3	Орындау	Жасалған жоспарды жүзеге асыруға  бағытталған жоба қатысушыларының  үйлестірілген іс-әрекеті.
4	Талдау	Жоба орындалуының іс-жүзіндегі нәтижелерінің  қойылған  мақсаттарға және сәттілік критерийлеріне сәйкес келуін  тексеру  нәтижелері. Түзетулер енгізудің  қажеттілігі жайлы шешеім қабылдау.
5	Өзгертулер	Қажетті түзетушілік әрекеттерді  айқындау, оларды жүзеге асыру жайлы  келісу, бекіту мен қолдану.
6	Аяқтау	Жобаны оның аяқталуына жеткізу. Орындалған жобаның нәтижелерін қарастыру.

 

      Кестеде көрсетілген  үрдістер бірінен кейін бірі  орындалады, әр түрлі белсенділікпен  орындалады және жобаны орындаудың  түрлі кезеңдерінде  бір-бірімен  өзара байланысты болады. Бір  үрдістің нәтижесі басқасы үшін  бастапқы  ақпарат болып табылады.

        Үрдістің өзара  байланыстылығы олардың кірістері (оларға сәйкес үрдіс орындалатын құжаттар  немесе құжатталған көрсеткіштер) мен шығыстары (үрдіс нәтижесі  болып табылатын құжаттар немесе  құжатталған көрсеткіштер) арқылы жүзеге асырылады. Ал кірістің шығысқа айналатын механизмдері  сәйкес әдістемелер мен құралдарды  біріктіреді.

          Жоғарыда  айтылған үрдістер топтарын тәптіштеп  қарастырайық.

         Инициациялау үрдістері жоба идеясын  авторластыру  мүмкіндігін және жобаның  келесі фазасына өту шешімін  қабылдауды қамтамасыз етеді.

         Жобаны жоспарлау үрдістері өте көп  түрлі және олар негізгі және көмекші деп бөлінеді (2-және 3-кесте).

2-кесте - Жобаны жоспарлаудың негізгі үрдістері

 

№	Үрдістің аталуы	Үрдіс нәтижесі
1	Мақсаттарды жоспарлау	Мәселелерді қою (жобалық негіздеу, негізгі  кезеңдері мен жоба мақсаттары)
2	Мақсаттарды декомпозициялау	Көбінесе  әрекетті  бақылауды  қамтамасыз ету үшін жоба мақсаттарын  кішігірім  құраушыларға (кішігірім  мақсаттарға)бөлу
3	Жоба операцияларының (жұмысының) құрамын  анықтау	Жобаның түрлі кезеңдерін қамтамасыз  ететін  операциялар тізімі
4	Операциялардың өзара байланыстылығын  анықтау	Жоба операцияларының  технологиялық  өзара байланыстылығын құжаттамалық көрсету
5	Жұмыстардың ұзақтылығы немесе  көлемдерін бағалау	Жобаның әрбір  операциясын анықтау  үшін қажетті уақыт шамасы немесе жұмыс көлемінің шамасы
6	Жоба қорларын анықтау	Жобаның барлық қорларының  жалпы  саны мен сипаттамасы
7	Қорларды тағайындау	Жобаның жеке операцияларын орындауға  қажетті қорлардың көлемі
8	Құндарды бағалау	Жоба операцияларының құрамдық құндары  мен оларды  әрбір операция, қорлар үшін бағалау
9	Жұмыстарды орындаудың кестесін құру	Жоба жұмыстарын  орындаудың, операция ұзақтылығының тізбектілігі, қойылған шектеулер мен өзара  байланыстылықтарды  есепке алғанда қорлар мен шығындарға қажеттілікті  уақыт бойында бөлу
10	Бюджетті бағалау	Жоба құнын толығымен, кезеңдер,фазалар  мен мерзімдер бойынша бағалау
11	Жобаны орындаудың жоспарын құру	Жобаның барлық үрдістерінің интеграция нәтижелерін сипаттайтын жобаның  толық жоспары
12	Жоба сәттілігінің критерийлерін анықтау	Жоба сәттілігі критерийлерінің тізімі

 

3 - кесте – Жобаны жоспарлаудың көмекші үрдістері

 

№	Үрдістің аталуы	Үрдіс нәтижесі
1	Сапаны жоспарлау	Жобада қолданылатын сапа стандарттары, оларды орындау әдістері
2	Ұйымдастыруды жоспарлау	Ұйымда рөлдерді,  өзара қарым-қатынастарды,  жауапкершіліктерді  және есеп беруді тағайындауды құжаттамалық рәсімдеу
3	Персоналды тағайындау	Адам қорларын жобаның нақты жұмыстарын орындауға  бағыттау
4	Өзара әрекеттестікті жоспарлау	Ақпараттар ағындары мен жоба қатысушыларының  өзара әрекет ету әдістері
5	Тәуекелді идентификациялау	Жобаға әсер ете алатын тәуікелдер түрлерін құжаттамалық  рәсімдеу
6	Тәуеклді бағалау	Тәуекелдік жағдайлардың  басталу  ықтималдығы. Олардың жобаға  әсер ету дәрежесін бағалаудың нәтижелері.
7	Жауап қайтаруды жасап шығару	Тәуекелдердің алдын алудағы  мен  оларға  жауп қайтарудағы қажетті  әрекеттер
8	Жеткізулерді  жоспарлау	Жобаны орындауға қажетті қорлардың,  жұмыстардың және қызметтердің  құрамы мен көлемдері
9	Жеткізу шарттарын дайындау	Жеткізуге  талаптар мен потенциалды  жеткізушілерді анықтау

 

      Орындау мен жоба жоспарын жүзеге асыруды бақылау үрдістері  жоспарлау үрдістері сияқты  негізгі және көмекші  деп бөлінеді (4-кесте).

 

          4-кесте - Орындау мен жоба жоспарын жүзеге асыруды бақылау үрдістері

 

№	Үрдістің аталуы	Үрдіс нәтижесі
		Негізгі үрдіс
1	Жобаны орындау	Жоба қатысушыларының  жобаны сәтті  жүзеге асыруға  бағытталған  үйлестірілген  іс-әрекеттері.
		Көмекші үрдістер
1	Орындауды есепке алу	Жоба қалысушыларына  қажетті ақпараты бар жоба орындалуының  есебі
2	Сапаны мақұлдау	Қабылданған сапа  стандарттарына сәйкес жоба орындалуын  бағалаудың нәтижелері
3	Ұсыныстарды дайындау	Нұсқаулар, пікірлер, ұсыныстар, мәлімдемелер жіне т,б,
4	Жеткізушілерді таңдау	Жеткізушілер мен подрячиктердің  ұсыныстарын бағалау мен таңдау, келісім-шарттарға тұру
5	Келісім-шарттарды бақылау	Жеткізушілер мен подрячиктердің   келісім-шарттарының орындалуын  бақылаудың нәтижелері
6	Жоба командасын дамыту	Жоба командасы қатысушыларының  біліктілігін жоғарылату

 

        Талдау үрдістері жоспарды талдау үрдістері мен жобаның  орындалуын  талдау үрдістеріне бөлінеді.

         Жоспарды талдау үрдістері  жасалған жоспардың қойылатын талаптарға  және жоба қатысушыларының  үмітіне сәйкестігін  тексеруге негізделген. Бұл талдаудың нәтижесі- жоспарға нақты өзгертулерді енгізудің  мақсаттылығы және оның жаңа нұсқасын құрастыру  жайлы шешім болуы мүмкін. Егер бұл болмаса, онда жоспардың жасалған нұсқасы  жобаның негізгі  жоспары ретінде  алынады және жоспар орындауының  нәтижелерін  өлшеудің негізі болады.

          Жоба жоспарының орындалуын  талдау үрдістері  орындау жағдайын     белгілеуге бағытталған, сонымен қатар қабылданған крийтерилер мен шектеулерге сәйкес оның сәттілігі  не сәтсіздігін болжауға бағытталған.  Егер жобаның сәтсіздігі болжалса, онда өзгерістерді басқару үрдісін жүзеге асыруда түзетушілік әрекеттерді жүзкгк асыру  жайлы  шешім қабылданады.

          Орындауды талдау үрдістері де  негізгі және көмекші болып  бөлінеді.Біріншілері тікелей жоба  мақсаттарымен және жоба орындалуының  сәттілігін сипаттайтын көрсеткіштермен  байланысты,  ал екіншілері жоба  сәттілігінің мақсаттары  мен  критерийлеріне  әсер ететін факторларды  талдауға арналған.  Осы үрдістерді  жүзеге асырудың  тиімді нәтижелері  5-кестеде  келтіріледі.

 

       5-кесте – Жоба жоспарының орындалуының  талдау үрдістері 

 

№	Үрдістің аталуы	Үрдіс нәтижесі
Негізгі үрдістер
1	Мерзімдерді талдау	Жоба операциялары орындалуының  іс-жүзіндегі және болжамды мерзімдерінің жоспарланған мерзімдерге сәйкестігін тексеру нәтижелері.
2	Құнды талдау	Жоба операциялары мен фазаларының іс-жүзіндегі және  болжамды құнның  жоспарланған құнға сәйкестігін  тексеру нәтижелері.
3	Сапаны талдау	Жобаны қабылданған сапа стандарттарына  сәйкестігін тексеру нәтижелері. Жоба сапасының қажетсіз төмендеуінің  себептерін жою  жолдарын анықтау.
4	Жоба мақсаттарын  мақұлдау	Жоба қатысушыларының жоба  нәтижелерін  формальды  қабылдауының нәтижелері.
Көмекші үрдіс
1	Орындауды бағалау	Жобалық команда жұмысын талдаудың  нәтижелері. Жоба қатысушыларының бөлінген қорларды  пайдалану жайлы  деректермен  қамсыздандыру.
2	Қорларды талдау	Іс-жүзіндегі және божамдық  жүктеудің  және қорлардың  өнімділігінің  жоспарланғанмен  сәйкестігін  тексерудің  нәтижелері.