Дәрістік сабақтарының конспектілері

2.2 Дәрістік сабақтарының конспектілері

№ 1 дәріс тақырыбы. Жобаларды басқаруға кіріспе.

        Адамдар іс-әрекетінің  көп түрлері жобаларды жүзеге  асырумен байланысты, ал жобалаудың  тарихы көптеген мыңжылдықтарды  қамтиды. 

      “Жоба” ұғымы толық негізінде көптүрлі обьектілерге қолданыла алады. Мысалы, жоба ретінде, басқалардан өз миссиясы, масштабы, күрделілігі және т.б. ерекшеленетін, жаңа құрылыс немесе жаңартылып жатқан кәсіпорын бола алады. Жоба дегеніміз қойылған мақсатқа жетудің әдістері бола алады. Жоба дегеніміз нақты тәртібі, шығындары бар нақты мәселелерді шешу үшін жүзеге асырылатын үйлескен іс-әрекеттердің жиынтығы бола алады.

        Кез-келген  жобалар үшін келесі белгілер  ортақ болады: 1 – олар нақты  мақсаттарға жетуге бағытталған, 2 – оларды жүзеге асыру үшін  өзара байланысты іс -  әрекеттердің  кешенін орындау қажет, 3 – олардың  нақты басы және соңы бар,  яғни олардың ұзақтылығы уақыт  бойында шектелген, 4 – олардың  әрқайсысы бірегей және қайталанбас.  Бірнеше рет орындалатын типтік  жобалардың өзі нақты шарттарға  байланысты талап етеді. Бұл  қатынаста да олар бірегей  болып табылады.

        Жобалардың  көптүрлілігі оларды классификациялаудың қажеттілігін тудырады.

        Заттық сипаты бойынша жоба ғылыми – зерттеу, оқу– білімдік, инвестициялық, әлеуметтік, мәдени, аралас және т.б. категорияларына жата алады.

        Іс - әрекеттің негізгі салалары бойынша жобалардың келесі түрлері бар: техникалық, ұйымдық, экономикалық, әлеуметтік және  аралас жобалар.

      Жобалардың  құрамы мен құрылымы бойынша олардың келесі кластары бар: моножобалар, мультижобалар, мегажобалар.

       Масштабы  бойынша жобалар ұсақ, орташа, ірі және аса ірі жобалар, ал күрделілік дәрежесі бойынша – қарапайым, күрделі және аса күрделі болып бөлінеді.

       Жүзеге  асыру кезеңінің ұзақтылығы бойынша жобалар қысқа мерзімді, орта мерзімді және ұзақ мерзімді болады.

      Бизнес саласында  жүзеге  асырылатын жобалар   (бизнес-жоспар) қаржылық есептің  халықаралық стандарттарына сәйкес  болуы керек, оған сәйкес кез  – келген кәсіпорынның қаржылық–  шаруашылық қызметі операциялық,  инвестициялық  және қаржылық  бағыттар бойынша жүргізілуі  қажет. Бұл позициядан операциялық  және инвестициялық жобаларды  айыру, ал соңғысынан инновациялық  және венчурлықты айыру мақсатты. Жобаларды осылайша топтаудың  артықшылығы  – бизнестің қаржылық  нәтижелеріндегі әрбір жобаның  үлесін анықтау ммкіндігі. Ал  бұл бизнес – жобаларды басқарудың  тиімді жүйесін құруға мүмкіндік  береді.

       Әрбір жобаның өмірлік циклы болады: ол жоба идеясы пайда болғанда басталады да, жобаның мақсатына жеткенде немесе оны жалғастырудың қажетсіздігі жайлы шешім қабылданғанда аяқталады. Осы екі жағдайдың – жобаның басталуы мен аяқталуы арасында тлығымен жобаның мазмұнын құрайтын өзара байланысты жұмыстар мен әдістердің жиынтығы орналасады.

      Жобаның өмірлік  циклы үш негізгі сатыдан құрылады: бастапқы, жобаны жүзеге асыру  сатысы және жоба бойынша жұмыстардың  аяқталу сатысы. Бірінші сатыда  екі кезең бар: жобаның қалыптасу  кезеңі мен оны жоспарлау кезеңі.

      Жобаның   қалыптасу кезеңінде оның басталуы,  бейнелеуі мәселелері,  қажеттілік, қаржылық мүміндіктер, тәуекелдер мен басқа факторларды есепке алғандағы баламалы жобалардың ішінен жобаны таңдау мәселелері шешіледі.

     Жобаны жоспарлау оның барлық өмірлік циклының бойында жүзеге асырылады. Басында, жобаның алғашқы (шамаланған) жоспары құрылады, ал оны жүзеге асыру жайлы шешім қабылданғанда, оны толық талдап жоспарлау жүзеге асырылады, бұл жобаның аяқталу кезкңіне дейін жалғасалы. Жобаны тура жоспарлаудың қажеттілігі, оны жүзеге асыру үрдісінде  алғашқы жобалық жұмыстардың орындалуынан мүмкін ауытқулар пайда болумен түсіндіріледі. Сондықтан жасалынатын жоспарларға қажетті түзетулер енгізуге тура келеді.

     Жобаны жүзеге  асыру сатысында жобалық жұмыстардың орындалуы бақыланады. Осы мақсатпен орындалған жұмыстардың көлемі, мерзімі мен құны жайлы деректер жиналады да, жоспарланған мәндермен салыстырады. Егер едәір ауытқулар пайда болса, оларды жоюға бағытталған басқарушылық шешімдер қабылданады.

   Жобаның аяқталу сатысында оны тапсырыс берушіге тапсыруға дайындық жүзеге асырылады, жобада әрекет еткен қорлар босатылады да, басқа жобаларды орындауға жіберіледі, жобаның орындалуы жайлы қорытынды,и есеп беру құралады, ал барлық жобалық құжаттар архивке тапсырылады. Кейбір жағдайларда, мысалы жобаны басқару тоқтатылса, оның толық аяқталуы мүмкін болмайды. Сонымен қатар аяқталмаған шығындар және/немесе жобаны орындау мерзімінің ұзаруы жағдайлары да мүмкін. Сондықтан болашақта мұндай жағдайларды болдырмау мақсатымен жоба сәтсіздіктерін тәптіштеп талдау қажет.

      Жобаларды жүзеге  асыру сапалы, тиімді болуы үшін, белгісіз уақытқа созылмауы үшін  және аса көп ақша қаражаттарын  салуды талап етпеуі үшін, олардың  сапасына қойылатын талаптарды  есепке алу арқылы басқарылуы  қажет және нақты уақыттық  шектеулерге, қорлық шектеулерге  және лимиттерге сай келуі  қажет. 

      Жобаларды басқарудың осы және басқа да күрделі мәселелерін шешу сәйкес әдістемелік және құралдық қамсыздандыруда талап етті. Сондықтан менеджменттің теориясы мен тәжірибесінде жобаларды басқару деген басты бағыт пайда болды, ол бүгінгі күні барлық қаржылық жүйесі дамыған елдерде кеңінен таралған.

      “Жобаларды басқару ” ұғымына жобаны немесе жобаларды басқаруға қабылданған әдісіне, оның масштабы, күрделілігі мен басқа факторлаға тәуелді түрлі анықтама береді. Бұл терминнің көбінесе қолданылыатын синонимдері – “жобаны (жобаларды) басқару”, “жоба (жобалар) менеджменті ”, “жоба – менеджмент ”. Сонымен қатар жобалық менеджмент жайлы басқару ғылымы мен тәжірибесінің қазіргі бағыты деп те айтуға болады. Одан басқа жобаларды қаржыландыруды басқарушылық мәдениеттің немесе кәсіби қызметтің ерекше саласы деп қарастыруға болады, бұл түрлі жобаларды - ғылыми, білім, өндірістік, әлеуметтік, мәдени, әскери және т.б., жасап шығару мен жүзеге асырумен байланысты.

         Жобаны  басқарудың қазіргі технологиясының қалыптасуы мен дамуының тарихы шамамен жарты ғасырға созылған. Өткен ғасырдың 50 – ші жылдардың соңында  “Дюпон” (АҚШ) фирмасында ауыспалы жол әдісі  -  АЖӘ   (Critical Path Method- CPM) жасалды, ол ЭЕМ көмегімен осы фирманың зауыттарын модернизациялау бойынша жұмыстардың күрделі кешендерін орындаудың жоспарларын бақылауға мүмкіндік береді. Сол уақытта “Локхид” компаниясының мамандарымен бағдарламаларды талдау мен бағалау әдісі  – ПЕРТ (Program Evolution and Review Technique - PERT)  жасалды, оның көмегімен  “Поларис ” ракеталық жүйесінің жобасы сәтті жүзеге асырылды. Осыдан кейін бұл әдістерді АҚШ пен әлемдік басқа ірі өнеркәсіптік және құрылыс компаниялары қолдана бастады. Бірақ есептеу машиналарының жоғары құны жобаны басқарудың жаңа және тиімді технологиясының таралуын шектеді.

       Бұл жағдай  80–ші жылдардың ортасында түпкілікті  өзгерді, осы кезде персоналды  компьютерлер пайда болды, олар  арзандылығы мен пайдаланудағы  қарапайымдылығының арқасында көптеген  компаниялар мен ондағы мамндарға  қолайлы болды. Компьютерлік техниканың  осындай артықшылықтарының көмегімен  түрлі масштабтар мен күрделіліктегі  жобаларды басқару мәселелерін  шешу мүмкін болды. 

        Жобаларды  басқарудың қазіргі әдістемесі мен инструментарийі үлкен әмбебаптылығымен ерекшеленеді және түрлі елдерде, салаларда және қызметтің түрлерінде сәтті қолданады.

        Жобалық қызмет  байырғы Кеңес Одағында да  аса дамыған болатын, бірақ  ол жоспарлы әкімшіл - әміршіл  жүйе шарттарында жүзеге асырылып, жалпыодақтық және республикалық  ірі мемлекеттік институттарда  шоғырланды. Бұл институттардың  басты мәселесі  – экономика  салаларының  жоспарлы және  пропорционалды дамуының мемлекеттік  саясатын жүзеге асыру болып  табылды. Бәсекелік заңы ол  шарттарда әсер етпеді, бұл жобалардың сапасы мен құнына теріс әсерін тигізіп, оларды қалыптастыру мен жүзеге асыру мерзімінің тым ұзаруына алып келді.

Ұсынылатын әдебиеттер

             Негізгі әдебиеттер:  1нег. (1-4), 2 нег.(3-25), 3 нег.(5-30), 4нег. 

             Қосымша әдебиеттер:1қос.(10-15), 2 қос.(5-16), 3 қос.(1-5)        

             Бақылау сұрақтары:

1. Жоба дегеніміз не?
2. Түрлі жобалардың қандай жалпы белгілері бар?
3. Жобаларды классификациялау жайлы не білесіз?
4. Жобаның өмірлік циклы қандай кезеңдерден тұрады?
5. Жобаларды басқарудың пайда болуы мен дамуы жайлы баяндаңыз.

№ 2 дәріс тақырыбы. Жобалық қызметтегі стандарттау және сертификациялау.

Жобаны  басқару стандарты нені және қашан, қандай түрде жасау керектігін және нәтижені кімге беру керектігін анықтайды.   Стандарттаудың құралы – жобаны басқару ұғымы, үрдістері мен мәселелерді шешу әдістері болып табылады. Стандарттар көмегімен доба бойынша жұмыстарды бірыңғайлауға, жоба қатысушыларының “өздік әрекетінен” құтылуға, олардың жұмыстарының үйлесімділігін жақсартуға, негізсіз шешімдерді қабылдаудың тәуекелін төмендетуге болады. 

Жобалардың  көптүрлілігі мен оларды басқаруға  ықпалдың айырмашылығы себебінен, осы  уақытқы дейін жобалық менеджмент бойынша халықаралық стандартттардың  біртұтас жүйесі құрылмаған. Сонымен  қатар жобалық менеджменттің  жеке аспектілерін сапа менеджментінің ISO 9000:2000, 10005, 10006,10007 және т.б. халықаралық стандарттарында кездестіруге болады.

Сонымен қатар  техникалық және ақпараттық жүйелерді  басқару СА ласында да халықаралық  стандаттар баршылық, олар жобалаудағы  үрдістерді басқарудың нормалары мен  ережелерін айқындайды, мысалы: ISO/IEC 12207, Inmormation Technology – Software Life Cycle Processes (1995); ISO/IEC TR 15271, Inmormation Technology – Guide for ISO/IEC 12207 (1998); ISO/IEC 15288 CD2, Life Cycle Management – System Life Cycle Processes (2000) және т.б.

Өнеркәсіпті дамыған елдерде жобаларды басқарудың ұлттық стандарттары жасалып, қолданылуда. Оның ішіндегі ең айрықшасы – жобаларды басқарудың Британдық стандарты. Оған 1981жылы үш стандарт кірген: « Жүйелік жоспарлау мен жобалық бағалауды пайдалану бойынша нұсқау», «Қорларды талдау мен шығындарды бақылау бойынша нұсқау» және «Есептеу техникасын пайдалану бойынша нұсқау». 1984ж. төртінші стандарт енгізілді - «Басқару, жоспарлау, бақылау және есеп беру процедураларын пайдалану бойынша нұсқау». Оның негізінде 1987ж жобаларды жүйелік жоспарлауда қолданылатын терминдаер глоссариі жасалынып енгізілді. Жобалық менеджменттің Британдық стандарттарының екінші кезегі 1992ж .пайда болды, ал  2000ж. келесі жаңа үш стандарт жасалды: «Жобалық менеджмент бойынша нұсқау», «Жобалық менеджмент сөздігі» және «Бизнеспен байланысты тәуекелдерді басқару бойынша нұсқау».

Кәсіпорын стандартын жасап шығаруда бар ұлттық немесе халықаралық стандарттарды негізге  алуға болады. Бұл жағдайда кәсіпорын  стандартында ұлттық немесе халықаралық  деңгейдегі жобаларды басқарудың стандарттарына талптар нақтыланады және тәптіштеледі.

Жобаларды басқару  стандартын жасап шығару мен пайдаланудың өзі, кәсіпорындарда басқару үрдістері  нақты жетілу (кемеліне келу) деңгейіне жеткендігін куәландырады. Бұл деңгейді бақылау үшін және компанияны жобалық басқарудың болашақтағы дамуының бағытын анықтау үшін түрлі әдістер қолданылады. Бұл мәселені шешудің мүмкін бір ықпалы  жетілу (кемеліне келу) үлгілерін пайдалану.  

Қарапайым үлгі жетілудің  үш деңгейін пайдалануды ұйғарады жобаны басқарудың концепциясы, әдістемесі мен операциялық стандарты.

Одан күрделі  жобаны басқару үрдістерінің бес  деңгейлі жетілу үлгісінің (PM) – Project Management Process Maturity Model жетілу деңгейлерінің сипаттамалары келесідей.

Жетілудің бірінші деңгейі – бастапқы, клмпанияда жобаларды басқару процедураларының жоқтығын, жобаларды орындаудың жоспарлары жасалмайтын, ал басшылық жобаларды басты мәселелерін түсінбейтін жағдайды сипаттайды. Жобалық жұмыстар мазмұны, көлемі мен құны жағынан шамаланып алынған. Осының салдарынан олар әлсіз бақыланады. Мұндай жағдайда жобалардың сәттілігі жобаны басқару үрдістерін ұйымдастыруға қарағанда, үлкен дәрежеде жұмысшылардың жеке күштеріне тәуелді болады.

Жетілудің екінші деңгейі – жобаларды жеке жоспарлаудың деңгейі, ол жобаларды басқарудың бір – бірімен байланыспаған және формальсіз жеке процедураларын қолдаумен сипатталады. Мұнда әрбір нақты жобаны жоспарлау мен басқару оның басқарушысының  жеке ықпалына тәуелді болады.  

Жетілудің үшінші деңгейі – басқару деңгейі, жобаны басқару үрдісінің бөлшектей формальданғанын, персоналды, жобалық әдістемелерді және сәйкес аспапты құралдарды  іс жүзінде қолдануға дайындықты, ұйымда жобаларды жоспарлау мен басқарудың жүйесін пайдалануды білдіреді.

Жетілудің төртінші деңгейі – интеграция деңгейі, толық формальданғандықты, құжаттануды, стандарттауды және жобаны басқарудың барлық үрдістерін ресми бекітуді білдіреді. Жобаларды басқару үрдістері айқындалған,  сапалы бағаланған, персоналмен түсінілген  және іс жүзінде енгізлген. Сонымен, негізделген шешімдерді қабылдауға, компаниямен орындалатын көптеген жобаларды басқару мен бақылауға сенімді негіз жасалған.

Жетілудің бесінші  деңгейі – жетілдіру деңгейі, компаниядағы жобаларды басқару үрдістері, жобалық бейімделген ұйымдық құрылымдар, ақпараттық технологиялар мен процедуралар көмегімен әрдайым жетілдіріледі. Басқару үрдістерін одан әрі жетілдіру мүмкіндігін анықтау мақсатымен, жобаларды басқару деректерінің мониторингі, оларды талдау мен бағалау, аудит пен сараптау жүргізіледі.