Автоматизированные системы управления финансами и АРМ

-RCO TopSearch Win –  расширенные возможности поиска. Контекстный поиск с применением  морфологического анализа и тезауруса  русского языка обеспечивает  эффективный поиск документов  по содержащимся в них словам  и фразам. Нечеткий поиск позволяет  отыскать требуемую информацию  при наличии орфографических  ошибок в документе или в  запросе. Тематический поиск позволяет  находить темы, связанные в тексте  по смыслу с запросом, а также  искать документы по темам. 

-RCO TopTree Win –  построение иерархических рубрикаторов  для оперативного мониторинга  и маршрутизации информационных  потоков, а также систематизация  результатов контекстного поиска.

-RCO TopNet Win –  построение и визуализация семантических  сетей для навигации в информационном  пространстве с опорой на ключевые  объекты документов и их взаимосвязи.  Позволяет исследовать смысловое  окружение интересующих объектов, выявлять цепочки и области  связности объектов в коллекции  документов.

-RCO TopSOM Win –  представление содержания коллекции  документов на плоскости в  форме тематической карты, визуализация  распределения результатов поиска  на карте. 

-RCO TopLine Win - визуализация  изменений тематики потока документов. Позволяет исследовать смену  ракурсов, в которых фигурирует  целевая проблема, во времени.

Формирование  автоматизированного рабочего места  аналитика, включающего как обязательные фиксированные периодические формы  представления результатов, так  и режим работы с нерегламентированными  запросами.

 

 

3. Сущность информационных технологий и создание информационных систем

 

В научно-технической литературе часто  используются термины «система», «система управления», «автоматизированная  система управления», «автоматизированные  информационные системы».

   Управление — важнейшая  функция, без которой немыслима  целенаправленная деятельность  любой социально-экономической,  организационно-производственной системы  (предприятия, организации, территории).

   Систему, реализующую функции  управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

   Управление связано с  обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

   Таким образом, любой  системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

   Экономическая информационная  система — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

   Информационная система  является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

  Современный уровень информатизации  общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

    Автоматизированная информационная  система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение  автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование  автоматизированных информационных систем позволяет:

• оптимизировать планы работы,
• быстро вырабатывать решения,
• четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов  информатизации, являются:

• активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
• интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
• наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;
• создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;
• формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;
• постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная  информационная технология - системно организованная для решения задач  управления совокупность методов и  средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств  вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью  которых информация предлагается клиентам.

 

Автоматизированная система управления финансами является частью действующей системы управления финансами, неотъемлемым элементом структуры финансовых органов и других структур управления финансами. Без АСУФ невозможно совершенствование финансового механизма и его составных частей, особенно в период перехода к рыночной экономике, вызвавшего существенные изменения в объеме экономической информации и ее характере: во-первых, возрос поток информации (объем), во-вторых, изменилось содержание информации (раньше она носила командный характер, теперь все более и более становится информационной). Обработать информацию старыми методами и старыми техническими средствами невозможно, а следовательно, нет возможности своевременно выработать научно обоснованные управленческие решения и быстро провести их в жизнь. В свою очередь при принятии управленческих решений встают вопросы по совершенствованию форм финансовых отношений, т. е. вопросы достоверности информации об управляемом объекте, тенденциях его развития, а также влиянии принимаемого решения на перспективу развития управляемого объекта и на этой базе — на результаты хозяйствования в целом. 
 
Под АСУ финансами понимается совокупность административных, экономических и математических методов управления; электронной вычислительной, организационной техники и современных средств связи, позволяющих научно управлять финансами. 
 
В создании АСУФ используются теоретические положения финансовой кибернетики, которая представляет собой учение о процессе управления финансами, организации обмена финансовой и экономической информацией между управляющими и управляемыми подсистемами. 
 
АСУ финансами является в свою очередь подсистемой общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования, прогнозирования и управления экономикой государства. 
 
Важное место в автоматизированной системе управления финансами занимает автоматизированная система финансовых расчетов (АСФР), которая является подсистемой АСУФ. В результате создания и внедрения этой системы повысилась эффективность управления финансами, поскольку сократилась трудоемкость сбора, обработки и анализа информации, появилась возможность производить на базе ЭВМ многовариантные расчеты основного финансового плана страны и его исполнения на всех уровнях. В подсистемах АСФР решается комплекс задач по сводным расчетам бюджета, доходам и налогам, расходам бюджетных учреждений, финансам отраслей народного хозяйства. АСФР применяется не только в области планирования, но и при исполнении бюджета (составление росписи бюджета, внесение изменений в бюджетные показатели, учет исполнения бюджета по доходам и расходам и др.)- АСФР позволяет установить рациональную структуру аппарата финансовых органов. Кроме того, применение АСФР требует совершенствования системы финансовых показателей, разработки новых методов выявления и мобилизации доходов формирования финансовых резервов, рационального расходования финансовых ресурсов. 
 
В современных условиях в финансовой системе государства все большее развитие получают местные финансы. Отсюда важной задачей становится внедрение автоматизации финансовых расчетов в работу областных, районных и городских управлений (отделов) исполнительных комитетов. Первоначальной стадией АСФР в низовых звеньях является внедрение в них автоматизированных рабочих мест (АРМ) с использованием микро-ЭВМ персонального пользования, а также создание информационно-вычислительных центров. Особенно это актуально для работников налоговых инспекций, имеющих дело с многочисленными, постоянно меняющимися данными. Появление в структуре местных финорганов ИВЦ и АРМов ведет к изменению труда их работников, поскольку ручной способ сбора и бумажная технология обработки информации сменяется безбумажной в виде машинных носителей информации. 
 
Совершенствование финансовых отношений в страховом деле в современных условиях невозможно без автоматизированной системы управления в страховании. Здесь используется математическое моделирование расчетов по определению размеров страховых платежей, страховых возмещений и др. 
 
При всей важности автоматизированной системы управления финансами нельзя преувеличивать ее возможности. Многие задачи по управлению финансами не поддаются формализации, поскольку требуют опыта работников финансовых органов, традиционных (умственно-аналитических) методов работы. Например, автоматизированная система управления финансами сама по себе не может совершенствовать формы и методы финансовых отношений. Это сфера деятельности специалиста. Но для того чтобы произвести это совершенствование, специалист ставит системе цели, задачи, выдает ей первичную информацию, корректирует ее, осуществляет постоянный контроль за работой системы. Таким образом, специалист по финансам, получив данные на основе АСУФ, делает выбор решения из подготовленных вариантов. 
 
Необходимо отметить, что автоматизированная система управления финансами может успешно функционировать в условиях стабильной экономики. Только в этом случае она даст возможность существенно изменить содержание работы аппарата финансовых органов, поскольку у специалистов высвобождается время для анализа установленных форм и методов финансовых отношений, разработки и решения задач, связанных с их совершенствованием. 

 

 

3.2 ERP (Enterprise Resource Planning – Управление ресурсами предприятия)

Основные  понятия производственного менеджмента (в том числе и термин «ERP») можно  считать вполне устоявшимися. В этой области признанным «стандартом  де-факто» служит терминология Американской ассоциации по управлению запасами и  производством (American Production and Inventory Control Society, APICS). Основные термины и определения приводятся в Словаре APICS, который регулярно обновляется по мере развития теории и практики управления. Именно в этом издании содержится наиболее полное и точное определение ERP-системы.

В соответствии со Словарем APICS, термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning – Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях.

Во-первых, ERP-система  – это информационная система  для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые  необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета  в процессе выполнения клиентских заказов.

Во-вторых (в  более общем контексте), ERP-система  – это методология эффективного планирования и управления всеми  ресурсами предприятия, которые  необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета  при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг.

Таким образом, термин ERP может означать не только информационную систему, но и соответствующую  методологию управления, реализуемую  и поддерживаемую этой информационной системой.

Основные  функции ERP-системы

Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику  возможность выбора и внедрения  лишь тех модулей, которые ему  действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем  не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым  для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:

·        ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);

·        управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;

·        планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;

·        управление запасами и закупочной деятельностью. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;

·        планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;

·        финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;

·        функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.

Учет  и управление финансами

Важность  задач учета и управления финансами  не вызывает сомнений. Поэтому то, что  производственные функции ERP-системы  дополняются финансовыми функциями, выглядит вполне закономерным.

Финансовые  задачи, решаемые при помощи ERP-системы, можно подразделить на три категории: финансовый учет, управленческий учет и финансовый менеджмент.

В соответствии с международной практикой, бухгалтерский  учет (Accounting) включает в себя два направления: финансовый учет (Financial Accounting), ориентированный преимущественно на внешних пользователей финансовой информации и управленческий учет (Managerial Accounting), ориентированный на принятие управленческих решений внутри компании.

Финансовый  учет

Финансовый  учет ведется в соответствии с  действующим законодательством, поэтому  одним из критериев выбора ERP-системы  является степень ее локализации. При  этом под локализацией следует понимать не только русификацию, но и соответствие системы требованиям российского  законодательства, в том числе  в области бухгалтерского учета  и отчетности. Проблема локализации  актуальна не только для России, и то, что ведущие ERP-системы работают в разных странах, подтверждает их адаптируемость к местному законодательству. Локализация ERP-систем, как правило, обеспечивается локальными представительствами компаний-поставщиков.

К сожалению, нормативную базу российского бухгалтерского учета пока трудно назвать стабильной: уже не первый год она находится  в состоянии реформирования. Но все  происходящие изменения законодательства контролируются поставщиками ERP-систем (точнее – их российскими представителями) и находят отражение в функциональности программных продуктов.

В части финансового  учета ERP-система обеспечивает учет операций с дебиторами и кредиторами, материально-производственных запасов, основных средств и нематериальных активов (с начислением амортизации), учет производственных операций и другие функции бухгалтерского учета. Система  также обеспечивает мультивалютность, позволяя вести учет операций в разных валютах.