Автоматизированные системы управления финансами и АРМ

Необходимость в частичной реорганизации  структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению  системы автоматизации на предприятии  обычно необходимо произвести частичную  реорганизацию его структуры  и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта  внедрения, является полное и достоверное  обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое  количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить  производственные и логистические  издержки, а также существенно  сократить время исполнения различных  этапов основных бизнес-процессов.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов  ведения бизнеса. Эффективно построенная  информационная система не может  не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого  учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение  может быть определено как центр  финансового учета с соответствующим  уровнем финансовой ответственности  его руководителя. Это в свою очередь  повышает ответственность каждого  из таких руководителей и предоставляет  в руки высших менеджеров эффективный  инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии  информационной системы руководитель способен получать актуальную и достоверную  информацию обо всех срезах деятельности компании без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

Внедрение системы  автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается  автоматически на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости  вносят изменения в позиции построенных  системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который  должен быть исполнен к определенному  числу месяца. Заказ вводится в  систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ  направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного  вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в  модуле закупок системой создаются  заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом  оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно  к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому  каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным  за него кругом сотрудников, которые  в случае необходимости должны создать  управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий  или уменьшить их.

Не стоит полагать, что  работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность  и рентабельность предприятия в  целом, а все это требует большей  собранности, компетенции и ответственности  исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться  с новым потоком заказов, и  в нее тоже нужно будет вносить  организационные и технологические  реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников  предприятия. При внедрении корпоративных  информационных систем в большинстве  случаев возникает активное сопротивление  сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов  и вполне способно сорвать или  существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

• создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
• наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;
• всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений. Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:
• повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
• принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной  группы внедрения и сопровождения  системы, руководителя группы. Внедрение  большинства крупных систем автоматизации  управления производится по следующей  технологии: на предприятии формируется  небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем  на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы  и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно  важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых  компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области  ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при  внедрении систем такую роль, как  правило, играет начальник отдела АСУ  или ему аналогичного. Основными  правилами организации рабочей  группы являются следующие принципы:

• специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;
• с особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
• возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
• после определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Все вышеперечисленные  задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными  и, естественно, каждое предприятие  имеет свою уникальную организационную  специфику, и при внедрении могут  возникать различные нюансы, которые  требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Собственно для этого и существуют профессиональные бизнес-консультанты.

 

 

2.4 АРМ: характеристика основных элементов

С целью обеспечения  возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать  в рамках АСУ так называемое АРМ  – автоматизированное рабочее место. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

• возможность ввода информации в ЭВМ;
• возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер или другие устройства вывода (в настоящее время этот перечень достаточно широк – графопостроители, и т.п.).

Так называемые интеллектуальные АРМ в свою очередь  также содержат в своем составе  ЭВМ, тем или иным способом подсоединенную к центральной ЭВМ (ВК) АСУ. Устройства ввода также должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной  или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и  т.д.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили  цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами  вплоть до возможности создания и  воспроизведения речевых сигналов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. Схема автоматизированного рабочего места

 

АРМ   должен отвечать следующим требованиям:

• своевременное     удовлетворение    информационной и вычислительной потребности специалиста;
• минимальное  время  ответа  на  запросы пользователя;
• адаптация  к  уровню  подготовки  пользователя  и его профессиональным запросам;
• простота освоения приемов  работы  на  АРМ  и легкость общения, надежность и простота обслуживания;
• терпимость по отношению к пользователю;
• возможность  быстрого  обучения пользователя;

возможность  работы  в  составе  вычислительной сети. 3. АРМ аналитика

1 Назначение. Статистическая и аналитическая  обработка финансовых и системных  данных, событий, происходящих в  подсистеме.

2 Перечень  решаемых подзадач.

Формирование  статистических и/или аналитических  таблиц по заданному алгоритму.

Сохранение  разработанных алгоритмов построения статистических и/или аналитических  таблиц.

Формирование  статистических и/или аналитических  таблиц по сохраненным алгоритмам.

Расчет финансово-экономической  эффективности функционирования подсистемы.

Графическое представление результатов статистической и/или аналитической обработки  данных.

Вывод документов на печать.

Допускается совмещение нескольких АРМов на одном  клиентском месте. Интерфейсы пользователей  выполнены в виде графических  окон в соответствии со стандартом GUI.

Целевая система  реализована на базе СУБД Oracle с использованием технологий интернет/интранет. В качестве интеллектуального ядра системы  использованы средства автоматического  анализа текста, выпускаемые «Гарант-Парк-Интернет»  под торговой маркой RCO. Для использования  в ИАС “Кибер-Аналитик” библиотека RCO Semantic Network была портирована на Linux, а ее функционал, поддерживаемый программным  интерфейсом, подвергся расширению.

Дополнительно на базе технологии RCO TopNet была реализована  подсистема визуализации семантических  сетей, которая обеспечивает навигацию  по сети в графическом интерфейсе и удобный просмотр требуемых  фрагментов сети, благодаря чему существенно  повышается эффективность работы аналитика.

RCO КАОТ представляет  базовое решение для организации  автоматизированного рабочего места  аналитика и включает в себя  передовые технологии обработки  текста, лингвистические и математические  алгоритмы, которые могут быть  использованы для решения широкого  класса задач: от контекстного  поиска документов с учетом  всех словоформ, синонимов и  опечаток до поддержки принятия  экспертных решений на основе  анализа информационных массивов  с применением искусственного  интеллекта. Все программные компоненты, вошедшие в состав RCO КАОТ, уже  более года активно используются  в силовых ведомствах России.

RCO КАОТ обеспечивает  автоматический анализ содержания  полнотекстовых документов и  поддержку рабочего места аналитика  с возможностью работы в локальной сети по протоколам tcp-ip и http. Серверная часть комплекса работает под управлением ОС Windows NT/2000 Server, используя в качестве сервера приложений Internet Information Server. На клиентской машине должен быть установлен Web-броузер Internet Explorer. В базовой поставке RCO КАОТ работает с документами, хранящимися в папках файловой системы, однако предполагает адаптацию к используемым хранилищам документов при необходимости. В состав RCO КАОТ входит набор программных модулей, часть из которых может поставляться или адаптироваться к нуждам заказчика независимо от других.

В полной поставке комплекс содержит следующие модули: