Автоматизированные системы управления финансами и АРМ

Важным качеством ERP-систем является то, что они не только обеспечивают ведение бухгалтерского учета в соответствии с национальным законодательством, но и позволяют  составлять отчетность в соответствии с международными стандартами –  МСФО (IAS) и GAAP.

Кроме того, ERP-система позволяет автоматизировать бухгалтерский документооборот  и отчетность. Это касается таких  функций, как выставление счетов на оплату (в том числе на разных языках, в зависимости от контрагента), расчеты с поставщиками и заказчиками (в том числе в иностранной  валюте), обработка документарных  операций (инкассо, аккредитивы, чеки, векселя), отчетность по срокам платежей, выверка операций по банковским счетам и другие. Эти функции являются общепринятыми, поэтому их использование  в отечественной практике не вызывает серьезных проблем. Некоторые специфические  особенности (например, 20-значные номера банковских счетов) учитываются при  локализации ERP-систем.

Управленческий  учет

Управленческий  учет (Managerial Accounting) ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей информации, включая руководителей компании. При этом, если правила финансового учета и финансовой отчетности определяются законодательством, то методология управленческого учета является прерогативой самого предприятия.

Инструментарий  управленческого учета чрезвычайно  разнообразен: достаточно вспомнить  метод полного поглощения косвенных  затрат и маржинальный метод, позаказный и попроцессный способы учета, учет по центрам затрат, функционально-стоимостной  учет, а также различные методы оценки материальных запасов и определения  себестоимости. Однако, несмотря на разнообразие, все методы учета имеют одну общую  черту – они теснейшим образом  связаны с производственными  процессами и, соответственно, с производственной плоскостью ERP-системы.

С точки зрения типичной ERP-системы считается, что  предприятие состоит из некоторого числа производственных цехов, каждый из которых, в свою очередь, включает в себя несколько рабочих центров. Каждый рабочий центр может выполнять  несколько технологических операций, причем одна и та же операция может  выполняться в одном или нескольких рабочих центрах.

Прямые материальные затраты (сырье, материалы, комплектующие  и т.д.) учитываются на основе спецификации изделия. Прямые затраты на оплату труда  производственного персонала также  непосредственно относятся на выпускаемую  продукцию, на основе почасовых ставок. Что касается накладных расходов, то они не могут быть отнесены на себестоимость выпускаемой продукции  напрямую и (при использовании метода полного поглощения) подлежат распределению  между производимыми изделиями  на основе баз распределения и  ставок поглощения.

Каждый раз, когда через рабочий центр  проходит некоторая единица продукции, эта единица «поглощает» часть  накладных расходов, а объем поглощения определяется произведением ставки поглощения на долю активности рабочего центра, приходящуюся на данное изделие. В качестве базы распределения чаще всего выступают: труд (количество трудочасов, израсходованных рабочим центром), оборудование (количество затраченных  часов машинного времени) или  материалы (количество или стоимость  обработанных материалов). Для обеспечения  таких расчетов в ERP-системе имеется  соответствующая функциональность.

Современные ERP-системы также способны поддерживать маржинальный метод учета косвенных  затрат и метод функционально-стоимостного учета.

Финансовый  менеджмент

Одна из основных задач финансового менеджера  – обеспечить ликвидность предприятия, чтобы предприятие в любой  момент было способно выполнить свои финансовые обязательства. Возможности ERP-системы в части регулирования  денежных потоков основаны на том, что  в системе заложена вся необходимая  для этого информация, включая  детали расчетов с поставщиками, заказчиками  и персоналом. Все это позволяет  автоматизировать составление графика  платежей и поступлений (платежного календаря).

С другой стороны, финансист не должен допускать неоправданного избытка денежной наличности, которая, как известно не приносит дохода. Избыток  денежных средств следует либо инвестировать  в более доходные активы, либо направить  на уменьшение привлеченных средств (тем  самым, сэкономив на процентных расходах). Все эти операции производятся на основе расчетов, а необходимая информация поступает из ERP-системы.

Финансовые  модули ERP-систем также содержат функции, поддерживающие процесс бюджетирования (включая формирование финансового  плана и контроль его исполнения), а также функции оперативного финансового планирования (ведение  платежного календаря)

Система управления финансами, автоматизация управленческой отчетности

Управление финансами предприятия  – один из основных бизнес-процессов. Независимо от направления деятельности именно затраты, доходы и прибыль  являются реальным критерием эффективности  работы. Рациональное управление финансами  предприятия, автоматизация управленческой отчетности, возможность оперативно отслеживать движение и целевое  использование денежных средств  позволяют планировать и прогнозировать развитие компании, принимать обоснованные управленческие решения. 

Возможности и функции

Управление финансами в рамках ERP-системы охватывает все направления финансовой деятельности предприятия – бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, поддержка всех принятых российских и международных стандартов (IAS, GAAP), автоматизация финансовой и управленческой отчетности. Такой подход к управлению финансами позволяет топ-менеджменту и владельцам компании повысить прозрачность бизнеса и эффективность корпоративного управления.  
 
Система управления финансами предприятия позволяет полностью автоматизировать ведение бухгалтерского учета.

ERP-система в рамках единого  информационного пространства формирует  параллельную отчетность, учитывающую  параллельные планы счетов, соотношения  финансового и календарного годов,  многовалютность учета, настраиваемые  версии баланса и отчета о  прибылях и убытках. Развитые  средства консолидации позволяют  объединять данные и формировать  отчетность по различным заданным  параметрам. В частности, ведение учета основных средств и их амортизации возможно сразу в двух аспектах – учет для сторонних организаций и внутренний учет для управленческого звена. Для внешних организаций учет производится в соответствии с нормативами эксплуатации основных средств, для руководителей предприятия система позволяет вести реальные данные, учитывающие моральный износ и реальную выработку оборудования.

Возможности системы управления финансами  позволяют автоматизировать большое  число трудоемких расчетов. Так система  предоставляет возможность рассчитывать себестоимость производимой продукции, автоматически сверяя нормативную  и реальную себестоимость и производя  необходимые проводки. Кроме того, система управления финансами обеспечивает корректировку стоимости списанной  продукции, обновляя в конце месяца сумму списания в соответствии со средней стоимостью списанных товаров  на конец месяца.

Решение предоставляет полную функциональность по ведению налогового учета на предприятии. ERP-система автоматически выполняет сложные расчеты по налогу на прибыль. Также возможности системы позволяют автоматизировать учет НДС, УСН, НДФЛ, ЕСН и др.

Формирование внутренней управленческой отчетности необходимо для планирования, контроля и управления деятельностью компании. Автоматизация учета позволяет получать управленческую отчетность не просто быстрее бухгалтерской, но и обеспечивает ежедневное представление информации. При этом ERP-система позволяет использовать финансовые данные, отражающие реальное состояние дел на предприятии. Функциональность системы управления финансами предоставляет возможность вести учет по местам возникновения прибыли, затрат и внутренним заказам, учет по проектам, планировать доходы и затраты, рассчитывать плановую стоимость продукции. При этом инструментарий системы позволяет оперативно контролировать затраты на продукт и результаты работы компании.

Внутренний контроль над деятельностью предприятия, проведение внешнего и внутреннего аудита также учитываются в системе управления финансами. Для поддержки высокого качества корпоративного управления финансами система предоставляет инструменты управления внутренними средствами контроля, в частности, возможность проверки бухгалтерской и финансовой отчетности, выявления дефицитов и недостач, а также отслеживания эффективности самих процедур внутреннего контроля.

Информационная система аудита позволяет внутренним и внешним аудиторам повысить эффективность работы за счет предварительно настроенных для аудиторской деятельности отчетов, отражающих ситуацию на предприятии.

Система обеспечивает комплексную  поддержку финансового менеджмента, предоставляя полную функциональность для комплексного управления финансово-экономической деятельностью компании. Для эффективного управления финансовыми ресурсами система предлагает инструменты учета и контроля затрат и результатов, а также инструменты прогнозирования будущих затрат, план-фактного анализа, и, что самое главное, возможность выявления причин отклонений.

Функциональные возможности системы  позволяют не только управлять финансовыми  ресурсами, но и моделировать финансовую устойчивость предприятия на основе коэффициентов ликвидности, устойчивости и деловой активности. Функциональность по ведению сделок в системе позволяет  прослеживать происходящие изменения  на каждом этапе – от стадии трейдинга  до отражения сделки в финансовом учете. Оценка и контроль рисков позволяет компаниям максимально обезопасить себя от ошибок в финансовой деятельности. В результате ERP-система предоставляет руководству компании полную информацию о финансовой деятельности, на основании которой топ-менеджмент имеет возможность принимать взвешенные управленческие решения.

Использование erp систем дает:

• Повышение прозрачности финансово-экономической деятельности компании
• Повышение качества и скорости принятия решений
• Оптимизация управления денежным потоком
• Ведение всех видов учета в едином информационном пространстве
• Повышение эффективности корпоративного управления
• Ежедневное получение управленческой отчетности, основанной на точных и актуальных данных
• Сокращение затрат на организацию управления финансовой деятельностью
• Повышение прибыльности за счет четкого контроля и прогнозирования затрат

Самые распространенные в использовании по СНГ, в том числе и в Казахстане, в классе платформ ERP-вендоры 1С и SAP.

Также используются продукты Oracle, Cognos, Microsoft.  

 

 

Заключение

Эффективная деятельность предприятий и хозяйственных  организаций, стабильные темпы их работы и конкурентоспособность в современных  экономических условиях в значительной степени определяются качеством  управления финансами. Оно включает в себя финансовое планирование и  прогнозирование с такими обязательными  элементами, как бюджетирование и  бизнес планирование, разработка инвестиционных проектов, организация управленческого  учета, регулярный комплексный финансовый анализ и на его основе решение  проблем платежеспособности, финансовой устойчивости, преодоление возможного банкротства предприятия. 

Автоматизированные  системы управления обладают множеством достоинств. Однако при их внедрении  не стоит забывать и про недостатки. Чтобы АСУ принесли максимум плюсов и минимум минусов, необходимо:

• Перед тем, как осуществлять проект внедрения нужно максимально формализовать его цели;
• Никогда не стоит жертвовать стадией предпроектного анализа. Необходимо привлекать профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Затраты непременно окупятся. Но стараться иметь дело при этом с солидными компаниями, так как, к сожалению, кроме консультантов, существуют еще и псевдо-консультанты;
• Нужно старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения, так как ошибки дорого обходятся; стараться посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;
• Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
• Нужно создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

Необходимо  помнить, что внедрение системы  как ремонт – его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что  внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия. 

Список  использованной литературы

1. Общая теория финансов. /Под ред. Дробозиной Л.А. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.

2. Финансы. /Под ред. Ковалевой А.М. Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 1996.

3. Информационные системы и технологии в экономике./Под ред. В.И. Лойко, 2-е издание, М.: Финансы и статистика, 2005

4. Автоматизированные информационные технологии в экономике./под ред. проф. Г.А. Титоренко, ЮНИТИ, 1999

5. Финансы./ Под ред. Ли В.Д., Мельников…

6. http://sergeeva-i.narod.ru/opp/page24.htm

7. http://www.microtest.ru/software/erp/1258/

 

 

 

Приложение 1

Отзыв о проведении проекта «Внедрение автоматизированной системы управления финансами в АО «Республиканская Телерадиокорпорация «КАЗАХСТАН»