Визитная карточка, ее значение в деловом общение

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Гуманитарный факультет

Специальность 080505 Управление персоналом

ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА, ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ

Реферат по учебной дисциплине

«Этика деловых отношений»

Томск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                   3

1. Визитные карточки: роль, общие правила оформления                                  5

2. Нормы оформления личной, семейной, деловой визитных карточек.

    Комбинированная визитная карточка                                                               9

3. Роль визитных карточек при знакомстве. Правила обмена визитными

    карточками                                                                                                         14

4. Роль визитных карточек при заочном представлении. Основные

    правила                                                                                                               16

Заключение                                                                                                             18

Список литературы                                                                                                20

Введение

Визитные карточки широко применяются в дипломатической практике и деловом общении. Как бы заочно "представляя" своего владельца и "действуя" от его имени, визитная карточка может быть использована для выражения поздравления или соболезнования, передачи благодарности, установления знакомства, препровождения по назначению сувенира, книги и т.п.

До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время этот полезный обычай получает все более широкое распространение.

Визитная карточка – важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может быть, ваши услуги не понадобятся ему еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать, где вас искать. Кроме того, он порекомендует вас другим. Карточка – это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали.

Визитная карточка – одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля.

Цель данной работы – изучить порядок обращения с визитной карточкой и выяснить ее роль в деловом общении.

Задачи данной работы:

1.                  рассмотреть правила оформления визитных карточек дипломатического работника;

2.                  показать правила оформления деловой визитной карточки;

3.                  рассмотреть правила оформления личной и семейной визитных карточек, а также визитных карточек, направляемых в ведомства иностранных дел и другие государственные учреждения;

4.                  рассмотреть такую разновидность деловой и личной визитки, как комбинированная визитная карточка;

5.                  рассмотреть требования к шрифту визитной карточки;

6.                  изучить нормы этикета в применении визитных карточек;

7.                  показать роль визитных карточек при знакомстве – очном или заочном;

8.                  изучить правила обмена визитными карточками;

показать роль визитных карточек при заочном представлении.

1. Визитные карточки: роль, общие правила оформления

Визитные карточки широко применяются в дипломатической практике и деловом общении. Как бы заочно "представляя" своего владельца и "действуя" от его имени, визитная карточка может быть использована для выражения поздравления или соболезнования, передачи благодарности, установления знакомства, препровождения по назначению сувенира, книги и т.п.

Визитные карточки представляют собой лист плотной бумаги высокого качества небольшого (5x9 см) формата; для женщин (супруг) - 4x8 см. Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки большего размера.

На визитной карточке официального лица, в особенности дипломатического работника, печатаются только имя, фамилия и должность (в Российской Федерации - имя, отчество, фамилия и должность), а также название столицы страны пребывания. Номер телефона, домашний и служебные адреса не печатаются.

Кроме таких визитных карточек дипломатические работники имеют для неофициальных случаев карточку (посылается только женщинам), в которой печатаются имя, отчество и фамилия. В Российской практике (в отличие от английской) используются также совместные карточки, где указываются имена, отчества жены и мужа, и их фамилия.

Что касается обычной деловой практики, то на визитных карточках, как правило, обозначены фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, служебный телефон, телекс и телефакс. Цвет таких карточек весьма разнообразен - от розового и голубого до черного, в то время, как согласно строгим протокольным нормам, они должны быть только белыми. На визитной карточке делового человека помимо подробных упомянутых выше реквизитов может присутствовать и его фотоизображение.

Шрифт визитных карточек не регламентируется, и он (равно как и размер) обычно зависит от местной практики и вкуса владельца. Визитная карточка печатается на языке страны пребывания. Если в стране два официальных языка, то целесообразно иметь визитные карточки на том и на другом языке отдельно.

Визитная карточка посылается в случаях, когда посылка личного письма по каким-либо соображениям или в соответствии с местной практикой не предполагается, но выразить свое отношение тому или иному лицу необходимо.

При направлении визитной карточки, в зависимости от конкретного случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом), следующие буквы латинского алфавита (представляют собой сокращенное обозначение соответствующих французских слов):

P.f. (pour feliciter) - выражение поздравления (по любому поводу);

p.f.N.a. (pour feliciter Nouvel An) - поздравление с Новым годом;

р.г. (pour remercier) - выражение благодарности;

р.с. (pour condoleance) - выражение соболезнования;

р.р. (pour presenter) - заочное представление вновь прибывшего дипломатического работника (вместо личного визита). Буквы р.р. пишутся на визитной карточке главы дипломатического представительства, и она посылается соответствующему лицу с визитной карточкой представляемого лица, на которой никаких условных букв не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписи в адрес представляемого лица;

р.р.с. (pour prendre conge) - выражение прощания лица, окончательно уезжающего из страны пребывания (посылается вместо нанесения личного прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо приведенных выше условных букв, пишется (обязательно в третьем лице):

–                    с наилучшими пожеланиями поздравляет с национальным  

          праздником;

–                    благодарит за внимание (в ответ на присланный сувенир и т.п.);

–                    выражает соболезнование по случаю;

–                    с наилучшими пожеланиями посылает альбом на память.

Возможны и другие тексты, которые не подписываются, даты не ставятся.

На визитных карточках, направляемых в ведомства иностранных дел и другие государственные учреждения в одном общем конверте нескольким лицам одновременно, необходимо в верхнем левом углу надписать карандашом фамилию лица, которому карточка конкретно адресована. Посылаемая с курьером (водителем) визитная карточка не загибается; карточка, завозимая лично, загибается с левой или с правой стороны (верх или низ), иногда с правой стороны по всей ширине с учетом местной практики. Если загнутую визитную карточку завозит курьер (водитель), это рассматривается как серьезное нарушение дипломатического протокола. На полученные визитные карточки принято давать ответ визитными же карточками в 24-часовой срок.

Важно иметь в виду и следующие нормы этикета[1]:

1.                  женщины никогда не оставляют свою визитную карточку в доме холостого мужчины;

2.                  после представления женщине мужчина должен как можно скорее (не позднее, чем в течение недели) направить ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если он не был ему представлен;

3.                  всем гостям, присутствующим на завтраке, обеде или вечернем приеме, следует (если они не посылали писем с выражением благодарности) оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки.

В деловом мире визитная карточка может быть использована для приглашения на неофициальный, дружеский прием. В этом случае вверху на визитной карточке пишутся имя и фамилия приглашаемого лица; а внизу указывается наименование приема, место число и время его проведения.

2. Нормы оформления личной, семейной, деловой визитных карточек. Комбинированная визитная карточка

До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время этот полезный обычай получает все более широкое распространение.

История использования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежит простое понимание, что ваша визитная карточка - это то, что остается у вашего знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с вами. Карточка должна не только содержать те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы стремитесь.

В современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце.

Как правило, визитная карточка - это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин - скажем, 90 х 50 мм и 80 х 40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило, 70 х 35 мм. Визитные карточки больших размеров постепенно выходят из практики- с распространением специальных альбомов для их хранения. Следует подумать о том, чтобы и ваша карточка имела стандартный размер, и ее не пришлось подгибать или подрезать.