Управление товарными запасами на торговом предприятии

     По срокам товарные запасы подразделяют: отчетные; начальные; конечные. Отчетные запасы определяются на конкретную дату (например, на 1 января, 15 февраля). Начальные запасы рассчитывают на основе фактических запасов на последнюю отчетную дату ожидаемого поступления и продажи товаров за последующий период до начала планируемого периода: таким образом, они являются ожидаемыми запасами на конец отчетного периода или на начало планируемого периода. Конечные товарные запасы – это запасы на конец планируемого периода.

     По размерам различают товарные запасы: минимальные; средние; максимальные.

     Минимальные запасы образуются в период перед очередным завозом товаров, максимальные – в период очередного завоза товаров, средние запасы рассчитываются  как средняя арифметическая минимальных и максимальных запасов или как средняя хронологическая величина.

     Классифицируют  товарные запасы и по соответствию нормативу: в пределах норматива, ниже норматива, выше норматива. Норматив товарных                                                                                                                                                                                      товаров в количестве, превышающем платежеспособный спрос, поступлений товаров ненадлежащего ассортимента и качества, нарушений условий хранения товаров, вследствие чего утрачивается их внешний вид, ухудшается качество. [20, с. 259]

Товарные запасы анализируются, планируются и учитываются в абсолютных и относительных показателях.

Абсолютные показатели представляют собой стоимостные (денежные) и натуральные  единицы, удобны и используются при  проведении инвентаризаций в торговых предприятиях.

Более широкое распространение  получили относительные показатели, позволяющие соотнести величину товарного запаса с товарооборотом торгового предприятия:

- уровень товарных запасов – характеризует обеспеченность торгового предприятия запасами на определенную дату и показывает, на какое число дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса;

- товарооборачиваемость – «время обращения среднего товарного запаса за определенный период» (ГОСТ Р 51303 – 99 п. 129 Торговля: термины и определения); позволяет оценить и количественно измерить два параметра, присущие товарным запасам: время и скорость их обращения;

   время товарного обращения, или товарооборачиваемость в днях оборота показывает время, в течение которого товарные запасы находятся в сфере обращения, т.е. число дней, за которое оборачивается средний товарный запас;

   скорость товарного обращения, или товарооборачиваемость в числе оборотов показывает количество оборотов среднего товарного запаса за анализируемый период.

     Между временем и скоростью товарного обращения существует устойчивая обратно пропорциональная зависимость. Уменьшение времени и увеличение скорости товарного обращения позволяют осуществить больший объем товарооборота при меньших размерах товарного запаса, что способствует снижению товарных потерь, уменьшению расходов по хранению товаров, оплате процентов за пользование кредитом и т.п. [17, с. 470]

Ускорение оборачиваемости товаров  свидетельствует об улучшении хозяйственной  деятельности предприятия, а замедление об ухудшении его работы.

Ускорение товарооборачиваемости  позволяет вести хозяйственную  деятельность предприятия с меньшими затратами денежных и материальных средств. Так, сокращение времени обращения на один день позволяет высвободить оборотные средства, вложенные в товарные запасы, равные однодневному товарообороту.

При ускорении оборачиваемости, средства высвобождаются из оборота, принося  дополнительный эффект в виде выручки. При замедлении оборачиваемости  средства накапливаются в запасах, происходит затоваривание, что приводит к потере выручки, росту издержкоемкости товаров и издержек обращения.

     На товарооборачиваемость  оказывает влияние множество внешних и внутренних факторов.

     Внешние факторы –  соотношение товарного предложения  и платежеспособного спроса на рынке; территориальное размещение производства товара; уровень цен на товары; излишки и недостатки товарной массы на рынке сверх нормальной потребности; соотношение запасов товаров в опте и в рознице; степень развития оптовой торговли и т.д.

     Внутренние факторы – сложность ассортимента, физико-химические свойства товара; организация товародвижения; ритмичность, частота и комплектность поставок товара; размер торгового предприятия; организация торгового процесса; реклама и т.д.

     Особое влияние на товарооборачиваемость оказывают влияние три основных фактора: изменение товарооборота, изменение средних товарных запасов, изменение структуры товарооборота.

     Увеличение товарооборота  ускоряет оборачиваемость. Увеличение  средних товарных запасов при прочих равных условиях замедляет время нахождения товаров в виде запаса, т.е. снижает оборачиваемость. Ведь чем меньше запас товаров, тем быстрее он будет продан. При этом не следует забывать, что чрезмерное сокращение запасов (ниже норматива) снизит оборот, уменьшит выручку.

     Изменение структуры  изменяет соотношение товаров,  пользующихся различным спросом,  товаров с быстрой и медленной  оборачиваемостью, поэтому увеличение  в структуре быстрореализуемых  товаров ускоряет оборачиваемость,  уменьшение – снижает. [20, с. 269]

     Управление запасами представляет сложный комплекс мероприятий, цель которого при минимальных товарных запасах обеспечить магазину бесперебойную торговлю всеми товарами в ассортименте в соответствии с ожидаемым покупательским спросом.

     Управлять  запасами – значит планировать их объем и структуру, постоянно контролировать и пополнять их по мере необходимости, используя продуманную и эффективную систему товароснабжения. Чтобы достигнуть высоких результатов в управлении запасами, необходимо в любой момент времени знать точный их уровень по всем ассортиментным позициям магазина; этого можно достигнуть только при переходе магазина на автоматизированную систему управления (АСУ).

     Эффективное управление запасами достигается за счет разработки и реализации специальной политики управления товарными запасами.

     Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления оборотными активами предприятия, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечению эффективного контроля за их движением.

     Разработка политики  управления товарными запасами  охватывает ряд последовательно  выполняемых этапов работ, основными  из которых являются [1, с. 319]:

1) Анализ запасов в предшествующем периоде. Основная задача этого анализа – выявление уровня обеспеченности реализации товаров соответствующими запасами в предшествующем периоде и оценка эффективности и использования.

2) Определение целей формирования  запасов (обеспечение текущей сбытовой деятельности, накопление сезонных запасов и др.).    

3) Оптимизация размера  основных групп текущих запасов.  Для этого используется ряд  моделей, среди которых наибольшее  распространение получила «Модель  экономически обоснованного размера заказа» (Economic ordering quantity – EOQ model). Расчетный механизм модели EOQ основан на минимизации совокупных операционных затрат по закупке и хранению товарных запасов на предприятии. Эти операционные затраты предварительно разделяются на две группы: а) сумма затрат по размещению заказов (включающих расходы по транспортированию и приемке товаров); б) сумма затрат по хранению товаров на складе.

     Существует три основных типа управления запасами, которые отличаются принципами пополнения запасов и способами обработки информации:  

- система с фиксированным  размером заказа – его величина  постоянная, а интервал доставки  – переменный; заказ подается  при снижении запаса по данному  товару до критического уровня  – точки запаса; размер заказа (партии) выбирается таким, чтобы общие издержки обращения были минимальными;

- модель с постоянным  уровнем запасов базируется на постоянной величине запаса, а размер заказа является величиной переменной и рассчитывается как разница между предельным уровнем запаса и фактическим; предельный уровень запаса учитывает время доставки товара и наличие резервного запаса;

-  модель с двумя уровнями запасов (двухбункерная) предусматривает минимальный и максимальный запасы товаров; заказ делается при достижении фактическим запасом уровня минимального, величина его должна обеспечить уровень второго бункера, т.е. максимального запаса; объем первого бункера в этой модели играет роль страхового запаса, который обеспечивает устойчивость системы. [6, с. 171]

     Основные  системы управления запасами базируются на фиксации одного из двух возможных параметров – размера заказа или интервала времени между заказами. При значительных колебаниях спроса основные системы управления запасами не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение потребителя без значительного завышения объема запасов. В таких случаях проектируются иные системы управления запасами:[10, с. 250]

- система с установленной  периодичностью пополнения запасов  до постоянного уровня – в  отличие от основных систем  управления запасами учитывает возможность как задержки поставки, так и изменения темпов потребления от запланированных; решение связано с объединением идей использования порогового уровня и фиксированного интервала между заказами, что повышает чувствительность системы к возможным колебаниям интенсивности потребления;

     пороговый  уровень запаса определяет уровень  запаса, при достижении которого  производится очередной заказ;  величина порогового уровня рассчитывается  исходя из ожидаемого потребления  таким образом, что поступления заказа происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня;

- система «максимум-минимум»  ориентирована на ситуацию, когда  затраты на учет запасов на  складе и издержки на оформление  заказа настолько значительны,  что становятся соизмеримы с потерями от дефицита. Это единственная из рассмотренных систем, допускающая дефицит запасов по экономическим соображениям, тем не менее, эта система учитывает возможность задержки поставки через параметр гарантийного запаса;

- система «точно в срок» (ТВС) – это система заказа, производства и поставки товара необходимого качества в минимально необходимом количестве в торговое предприятие к моменту продажи; отличие данной системы: глубина хозяйственных отношений участников, надежность участников процесса товароснабжения, организация контроля качества в системе, объем единовременного завоза и др. [11, с. 229]

4) Оптимизация общей суммы запасов.  Расчет осуществляется по формуле:

Зп = (Нтх х Оодн) + Зсх + Зцн,

где Зп – оптимальная сумма запасов  на конец рассматриваемого периода;

      Нтх – норматив  запасов текущего хранения в  днях оборота;

     Оодн – однодневный  объем реализации в предстоящем  периоде;

     Зсх – планируемая  сумма запасов сезонного хранения;

     Зцн – планируемая  сумма запасов целевого назначения других видов. 

5) Построение эффективных систем  контроля за движением запасов  на предприятии. Основная задача  на этом этапе – своевременное  размещение заказов на пополнение  запасов и вовлечение в оборот  излишне сформированных их видов.  Среди систем контроля за движением запасов широкое распространение получила «Система АВС» - контроль запасов концентрируется на наиболее важной их категории с позиции обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов.

6) Реальное отражение  в финансовом  учете стоимости запасов в  условиях инфляции. В условиях  инфляционной экономики цены, по  которым сформированы запасы, требуют  соответствующей корректировки  к моменту реализации этих  активов, в противном случае реальная стоимость запасов будет занижаться, а соответственно будет занижаться реальный размер инвестированного в них капитала. Для этого может быть использован метод ЛИФО (LIFO), который основан на использовании в учете последней цены их приобретения по принципу «последний ушел – первый пришел». Этот метод позволяет получить реальную оценку этих активов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

     Затраты на хранение запасов включают в себя не только затраты на содержание запасов на складе, издержки вследствие порчи товаров и морального износа, но и упущенную выгоду, т.е. норму прибыли, которую можно было бы получить, используя другие возможности инвестирования при эквивалентном риске.

     Управление запасами – это очень важный и ответственный участок работы. От оптимальности запасов зависят все конечные результаты деятельности предприятия. Эффективное управление запасами позволяет ускорить оборачиваемость капитала и повысить его доходность, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть капитала, реинвестируя его в другие активы.

     Согласно  статистическим данным около  20% активов (30-40% оборотных средств)  усредненной компании выражено  в дебиторской задолженности, а еще около 20% - в ее запасах, поэтому эффективное управление такими активами будет способствовать прибыльности компании, ее успешной деятельности. [22, с. 148]