Отчет по практике в ОАО «Сбербанк России»

Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том  числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового  отправления и сдачу в отделение  связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно  экспедицией, участком канцелярии или  секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция  принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба  делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных  в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации  и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На  заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись  рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются  к отправке в упаковке, соответствующей  техническим требованиям, при наличии  сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном  порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Тема 2.2 Организация внутреннего контроля первичного документооборота

Внутренний контроль безналичных расчетов

Задачи и  организация проведения внутреннего контроля

Банки подвергаются внешнему, внутреннему  аудиту и внутрибанковскому контролю.

Основная  цель внешнего аудита – дать оценку о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности во всех существенных отношениях и соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Порядок проведения внутреннего контроля безналичных  расчетов и пути устранения выявленных недостатков

Одним из основных вопросов, связанных с  осуществлением внутреннего контроля, является проверка осуществление безналичных расчетов.

При этом необходимо проверить соблюдение порядка открытия счетов, заключения договоров банковского счета  и оформление юридических дел  клиентов.

Для проверки использовались следующие документы:

- Положение о порядке открытия  и закрытия счетов в рублях  и иностранной валюте юридическим  лицам - резидентам, индивидуальным  предпринимателям

- юридические дела клиентов;

- карточки с образцами подписей;

- книга регистрации счетов;

- доверенности представителей клиентов  на получение выписок по счетам.

Была  проведена проверка открытия и закрытия счетов в рублях юридическим лицам - резидентам в соответствии с действующим  законодательством и Положением о порядке открытия и закрытия счетов в рублях юридическими лицами - резидентами и индивидуальным предпринимателям.

Открытие  счетов производится в соответствии с порядком отнесения на балансовые счета, согласно, Плана счетов в зависимости от форм собственности.

Со  всеми клиентами заключены договоры банковского счета с приложением  тарифов на расчетно - кассовое обслуживание. Даты и номера договоров банковского счета в книге регистрации счетов проставляются, даты сообщений в налоговые органы имеются, сроки направления сообщений соблюдаются.

Договоры  банковского счета регистрируются в книге регистрации договоров  банковского счета, в которой  указываются: дата регистрации и  номер договора банковского счета, открытого клиенту, его ИНН, фамилия, имя, отчество и должность руководителя, юридический адрес клиента.

Открытие  расчетных, текущих иных счетов осуществляется после представления клиентом документов, согласно перечню, определенного Положением о порядке открытия и закрытия счетов в рублях и иностранной  валюте юридическим лицам - резидентам и индивидуальным предпринимателям.

Оформление  карточек с образцами подписей и  оттиском печати ведется в соответствии с указанием ЦБ РФ №.

В ходе проверки используются следующие  документы:

- внутренние положения о безналичных расчетах;

- договоры корреспондентских отношений;

- лицевые счета по операциям  с клиентами и мемориальные документы;

- аналитический учет по балансовым  счетам № 30102, 30223, 47416, 40911

- аналитический учет по внебалансовым счетам № 90901, 90902.

Проверка  порядка осуществления расчетов и соблюдение расчетной дисциплины рассматривает следующие вопросы:

- регистрация в журнале платежных  требований и инкассовых поручений;

- регистрация в журнале расчетных  документов принятых, но не исполненных;

- регистрация в журнале расчетных  документов возвращенных клиенту;

- оформление на оборотной стороне  первого экземпляра расчетного  документа о частичной оплате;

- оформление на оборотной стороне  первого экземпляра расчетного  документа о дате направления извещения клиенту;

- своевременность списания и зачисления  средств на расчетные счета клиентов.

Тема  2.3 Организация работы с клиентами

Что необходимо знать и иметь на руках для  открытия счета физического лица?

Во-первых, чтобы открыть вклад  или счет в банке, потребуется паспорт и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН – не обязательно). И конечно определенная сумма денег, без которой открытие банковского вклада невозможно. Если Вам необходимо открыть срочный пенсионный вклад или вклад для перечисления на него пенсии или пособия, то потребуется еще и пенсионное удостоверение или его дальнейшее представление после оформления пенсии. 
Кроме этого, нужно иметь ввиду ещё два нюанса по требованиям при открытии счета физического лица в банке:

 

1. Минимальный возраст физического лица, с какого ему допускается открытие вклада или счета в банке - с 14 лет, т.е. с момента получения несовершеннолетним ребенком паспорта. Более подробный материал об этом можно посмотреть в статье "Вклады несовершеннолетних граждан РФ: законодательство, порядок открытия банковского вклада (счета) несовершеннолетним гражданам"
2. Для открытия счёта иностранцу (гражданам других государств, временно проживающим в России) необходимо предъявить банку следующие документы – это паспорт и документы, подтверждающие право пребывания (проживания) в Российской Федерации и миграционную карту.

Во-вторых, определиться, для какой цели Вы хотите открыть вклад или текущий счет. Если только для получения доходов – то Вам лучше будет открыть в банке срочный вклад, т.е. вклад на определенный период времени, по которому, как правило, приходные и расходные операции не предусмотрены или осуществляются в ограниченном варианте. Если - для зачисления пенсии, зарплаты или пособий и постоянного снятия со счета этих средств, то Вам предложат открыть текущий счет в банке с дебетовой карточкой или открыть вклад, с приходными и расходными операциями (вклад до востребования).    

Открытие  вклада (счета) физическому лицу –  это одна из самых простейших банковских операций для вкладчика, хотя почему-то, когда задаешь вопросы о перечне  необходимых документов, люди теряются. Так, читая курс лекций “О банках и  банковской деятельности” для студентов-заочников  филиала Московской Академии международного бизнеса я задала студентам два  вопроса: «Какие документы необходимо взять с собой в банк, чтобы  открыть вклад или текущий  счет физического лица, и какие  документы вы получите на руки после  оформления вклада?» Ответ оказался удручающим. Из 40 присутствующих на лекции бизнесменов, только 2 человека смогли дать хоть и не обстоятельные, но вразумительные ответы на вопросы, связанные с тем, как открыть вклад в банке.

Как происходит открытие вклада при посещении банка?

Вы  идете в банк уже с конкретной целью – открыть конкретный вклад  или счет данного банка.

Если  Вы еще не выбрали вид вклада, то определяетесь по ходу. Открытие вклада начинается с выбора устраивающего  вас вида депозита (вклада) на основе предлагаемых условий по доходности, срокам и т.д. Обратите внимание на то, как производится начисление процентов  – лучше выбрать вклад с  капитализацией и желательно - с ежемесячной. Если вам нужен вклад «до востребования» или текущий счет, то думать, особо не о чем. Затем подходите к окошку (иногда к столу), где операционный работник обслуживает клиентов по открытию вкладов или оформлению счетов в банке.

Объясняете  работнику банка, какой вклад  или счет вы хотели бы открыть - на какой  срок, в какой сумме, в какой  валюте. Подаете паспорт для визуальной сверки и заполнения паспортных данных в договор. Вы можете задать работнику  банка все интересующие вас вопросы  по выбранному вкладу, и получить дополнительные пояснения по отличительным условиям выбранного Вами вклада (счета).

Затем распечатают и выдадут Вам  один экземпляр проекта “типового  договора” на данный вид вклада и предложат с ним ознакомиться и расписаться, а если в банке  старая техника, и заполнить бланк. Образцы заполнения договора в зале должны быть. Внимательно ознакомьтесь с условиями, изложенными в проекте  договора, и если они вас устраивают, то заполните, и подпишите договор. Если условия не устраивают – выбирайте другой вид вклада или другой банк! И все сначала.

При заполнении договора вам обязательно  потребуются паспортные данные и  возможно ИНН. Кроме договора, работник банка предложит вам в специальной  карточке оставить свой образец подписи. Все дальнейшие ваши подписи на банковских документах, в том числе и на самом договоре, связанные с работой  открытого вклада (счета), должны соответствовать  этому образцу подписи. Образец  подписи будет храниться в  картотеке банка до закрытия вклада или счета.

Договор оформлен, приходные ордера вами подписаны  и настало время передать банку  на хранение ваши деньги. Деньги принимаются  тем же работником банка, который  оформлял открытие вклада или счета. Но в некоторых банках прием средств  осуществляет работник кассы. Тогда  Вам возвращается паспорт и выдается жетон для работы с кассой. Вы переходите к кассовому окну или  в кассовую кабинку, подаете жетон, деньги и снова паспорт. После  приема и пересчета средств Вам  должны вернуть ваш экземпляр  депозитного договора, сберегательную книжку (если ее оформляли по просьбе  и то не во всех банках), приходный  кассовый ордер, Ваш паспорт. Многие банки сегодня к вкладу оформляют  дебетовую карту, которую Вам  выдадут чуть позже.

 

Тема 2.4 Организация архива

Экспертиза  ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим  долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы  по личному составу; постановления и др.);

• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

• личные дела;

• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

• тарификационные ведомости;

• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для  выплаты надбавки за выслугу лет;

• протоколы заседаний, постановления  аттестационных, квалификационных комиссий;

• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки  из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации  к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию;

• штатные расстановки;

• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок  хранения указанных документов в  соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных  с производством – хранятся 45 лет;

• тарификационные ведомости – 25 лет;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для  выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

• протоколы заседаний, постановления  аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При  этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.