Отчет по практике в ОАО «Сбербанк России»

В различных странах и в различных  банках эти роли могут существенно  различаться. Например, во многих странах  руководители службы управления персоналом принимают решения о приеме на работу, подготовке, назначении на должность, переводе на другую должность, продвижении  по служебной лестнице, определении вознаграждения за работу. В других странах это обязанность линейных руководителей или совета директоров. В некоторых странах сотрудники службы управления персоналом играют практически административную роль. Некоторое смещение акцента в распределении обязанностей в управлении развития персонала может изменить результаты всей работы банка.

Успешное  управление банковским персоналом предполагает наличие соответствующих уровней ответственности в организации за результативность работы с кадрами, а также ее ресурсное обеспечение. Достаточно эффективна трехуровневая система управления персоналом. Как показал опыт коммерческих банков, такая система не только оправдала себя, но и принесла ощутимые положительные результаты.

Первый (или высший) уровень управления персоналом — это Правление банка  и его Председатель (мы сознательно разделяем эти два управленческих звена, чтобы отметить особую роль первого руководителя в банке).

Второй  уровень — профессиональные подразделения по работе с персоналом (отдел кадров, сектор материально-технической поддержки, группа психологов, учебный центр, редакция журнала (радио) и возможные другие отделы и службы).

Третий  уровень — работа с персоналом руководителей подразделений банка.

Режим работы банка, где все определяется персональной ответственностью, строгими и точными решениями сотрудников, должен распространяться и на сотрудников всех обслуживающих подразделений, включая кадровые.

Ведущая роль в работе с персоналом принадлежит представителям высшего уровня управления. Председатель Правления банка инициирует разработку целой серии крупных акций кадровой работы (например, системы званий и категорий сотрудников, их материального и морального поощрения, материально-технической поддержки, информационного обеспечения). Практически все основы кадровой работы банка определяются Председателем, а в ряде разработок (например, системы квалификационных требований по званиям и категориям) он может участвовать непосредственно, поскольку от правильно выбранных приоритетов в кадровой работе (особенно в важнейших ее направлениях) зависят уровень профессионализма и авторитет банка. Конкурентоспособность любой коммерческой структуры (особенно банка) зависит от профессионализма сотрудников. Опыт показывает, что, помимо должностных инструкций и положений по каждому отделу, требуется разработка технологии работы буквально каждого сотрудника банка, включая управленческий персонал. Правление банка много внимания в текущей работе должно уделять совершенствованию самой структуры банка — оценке деятельности подразделений, повышению их эффективности, текущей реорганизации, кадровым управлениям.

    В стратегию кадровой работы  входит внедрение принципов работы сотрудников банка по установленным нормативам и стандартам, т.е. каждый сотрудник должен уметь работать в жестко установленных рамках и по определенной технологической карте. Творчество возможно только в рамках отведенной роли и служебного места. К тому же некоторые банковские профессии (кассир, инкассатор) имеют свои особенности коллективного взаимодействия, т.е. ограничения в отборе и определении на должность с учетом личностных черт и особенностей характера. Все это ставит одновременно и проблему отбора людей в банк, сказывается на политике кадровой работы.

Раздел 2.  Организация  документооборота безналичных расчетов

                   Тема 2.1 Организация первичного документооборота

 Понятие  документооборота

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации (фирме).

Организация документооборота - это правила, в  соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот  рассматривается как функция  коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Прием, обработка и распределение  поступающих документов

 Прием  и первичная обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной  структуры и формы работы с  документами, принятой технологии обработки  документов. Работа с документами  состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение  и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций  для этого предусматривают создание специализированного участка-экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации  по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами  времени, так как централизация  этих операций позволяет быстрее  доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку  документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка  документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем  передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложении об этом сообщают  отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату. Однако в некоторых  организациях количество документов  может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная  обработка поступивших документов  предусматривает учет их поступления,  дата и учетный номер проставляются  на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки-адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая  документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием  исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими  каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как  правило, оперативную информацию, поступает  в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все  эти способы доставки могут создать  мощные документопотоки, содержащие необходимую  для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Кузнецов СЛ. Применение современных технологий в работе с документами.//Секретарское дело. -- 1996. -- № 1(3), с.48. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно  рекомендациям Основных положений  ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения  и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных  лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками  в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные  подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших  документов. Курьеры совершают два-три  обхода здания (территории) по заранее  разработанным маршрутам в установленные  часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших  документов: в адрес руководства  организации, руководства структурных  подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации  документов.