Защита информации в системах электронного делопроизводства

Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

 

2.3 DocsVision

 

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота – создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision – регистрация входящих/исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

• просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;
• просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;
• поиск карточек по заданным критериям;
• создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов – карточки документов – могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

DocsVision обеспечивает интеграцию  всех приложений, созданных на  базе платформы, в единое пространство  управления документами и процессами  в организации.

Основные функции DocsVision:

• Автоматизация управления предприятием.
• Поддержка процессного подхода в организации управления.
• Автоматизация систем менеджмента качества.
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.
• Средства контроля исполнения документов и заданий.
• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.
• Управление процессами обработки документов.
• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.
• Создание электронного архива документов.
• Архитектура системы

В основу архитектуры платформы DocsVision положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision – интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений.

 

Рис. 6 - Архитектура системы «DocsVision»

 

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.

В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

Единые механизмы хранения и представления информации.

Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.

Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.

Общую структуру справочников.

Общие средства поиска и извлечения знаний.

Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.

Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.

Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.

Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

DocsVision позволит  обеспечивать работу со следующими  сущностями:

• Электронными документами, содержащие большие объемы данных.
• Большими количествами документов, хранящимися на сервере.
• Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

 

2.4 1С:Документооборот

 

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики  и может эффективно использоваться  как в бюджетном секторе, так  и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая  структура с большим количеством  пользователей или небольшое  предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть  настроена и адаптирована под  специфику конкретной организации.

Краткое описание системы:

"1С:Документооборот 8" позволяет реализовать следующие  возможности:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе "1С:Предприятие 8" и обеспечивает выполнение следующих операций:

• хранение любых документов;
• ограничение прав доступа к документам;
• коллективная работа с документами;
• хранение и контроль версий;
• выдача и контроль поручений;
• отчетность;
• работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи  автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля  и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

ГОСТ Р 6.30-2003,

ГОСТ Р 51141-98,

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

Требования ГСДОУ,

Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую  работу в локальной сети или  через Интернет, в том числе  и через веб-браузеры. Логическая  структура "1С:Документооборот 8" представлена на следующих рисунках.

 

Рис. 7 - Модульный состав СЭД «1С:Документооборот 8»

 

Рис. 8 - Функциональные блоки СЭД «1С:Документооборот 8»

 

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

 

Рис. 9 - Схема развертывания СЭД «1С:Документооборот 8»

 

Преимущества системы

«1С:Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД.

Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

 

Заключение

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

невозможность установления истории работы с документами;

непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;