Защита информации в системах электронного делопроизводства

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №34

 

 

Утверждаю_____________

Председатель ПЦК «Информационные технологии»

Щукина О.А.

«___»________________2014 г.

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по профессиональному модулю ПМ.02. «Организация и технология работы с конфиденциальными документами »

 

Специальность   090905 «Организация и технология защиты информации»

Тема «Защита информации в системах электронного делопроизводства»

 

           Студента  группы № 03-8ОИ                            Кочеткова А.М.

           Руководитель работы                                    Щукина О.А.

 

 

Защитил (а) «___»_______________2014 г.

Оценка

 

 

 

Москва 2014 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение		3
1.	Основные понятия и определения. Принципы организации делопроизводства управленческой деятельности	4
1.1	Понятие делопроизводства	4
1.2	Системы электронного делопроизводства	8
1.3	Типовые требования к СЭД	11
2.	Обзор ключевых систем электронного документооборота	14
2.1	Отраслевое распределение по количеству внедрений	14
2.2	DIRECTUM	16
2.3	DocsVision	19
2.4	1С:Документооборот	23
Заключение		27
Список использованной литературы		29

 

Введение

 

Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.

Когда речь заходит об автоматизации делопроизводства, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного делопроизводства. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы делопроизводства, является чрезвычайно важной задачей. Отсутствие оптимально структурированного делопроизводства и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.

Актуальность курсовой работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации. 
Глава 1. Основные понятия и определения. Принципы организации делопроизводства управленческой деятельности

 

1.1 Понятие делопроизводства

 

Под делопроизводством организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - делопроизводство - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Виды делопроизводства

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды делопроизводства:

1. Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;
2. Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;
3. Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.
4. Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
5. Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Существуют следующие способы учета документации:

1. Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.
2. Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.
3. Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

Электронный делопроизводство (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного делопроизводства:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам делопроизводства и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому делопроизводство рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный делопроизводство, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа делопроизводства, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов делопроизводства с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционное делопроизводство сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Современное делопроизводство организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 1

 

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 2

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 3

 

1.2 Системы электронного делопроизводства

 

Система электронного делопроизводства (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного делопроизводства. При этом надо различать термины «делопроизводство» и «делопроизводство». Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы делопроизводства, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства.

Любая система делопроизводства может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного делопроизводства:

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

• стандартный набор функций;

• невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
• низкие временные затраты на приобретение и установку;
• относительно низкая стоимость;
• необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

• максимально персонифицированная система;
• большие временные затраты;
• высокая стоимость разработки;
• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3. Комбинированные СЭДО:

• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
• полное соответствие нуждам предприятия;
• небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
• стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
• передача заказчику прав на продукт;
• простота освоения и использования;
• полная русификация;
• удобный интерфейс;
• взаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы делопроизводства, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.