Защита информации в системах электронного делопроизводства

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем делопроизводства, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система делопроизводства и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

 

1.3 Типовые требования  к СЭД

 

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного делопроизводства, можно описать следующим образом.

Система электронного делопроизводства должна:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
• поддерживать технологию HSM;
• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
• поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

• кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
• территориально распределенные организации;
• алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
• цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

• наличие выделенного сервера приложений;
• наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
• многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

• интеграция со средствами потокового ввода документов;
• интеграция с офисными приложениями;
• интеграция с электронной почтой;
• наличие развитого программного интерфейса (API);
• интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
• возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
• возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Рис. 4 - Компонентная архитектура системы электронного делопроизводства

 

Глава 2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

 

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting» выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM- систем в 2010 г.

 

2.1 Отраслевое распределение  по количеству внедрений

 

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

 

Диаграмма 1 - Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

 

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе – 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Далее рассмотрим распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

 

Диаграмма 2 - Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

 

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

«Directum» , Директум;

«DocsVision», ДоксВижн;

«1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД

 

2.2 DIRECTUM

 

Directum - система  электронного документооборота  и управления взаимодействием, нацеленная  на повышение эффективности работы  всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

• работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
• высшее руководство работает с документами из системы;
• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
• создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Архитектура системы. Состав системы:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

 

Рис. 5 - Модульный состав СЭД «DIRECTUM»

 

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM – это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.