Виды документов

     Информация  об исполнителе пишется в самом  конце письма после подписи. Кегль  его шрифта должен быть на одну или  две единицы меньше шрифта основного  текста письма.

     Приложения. Если письмо содержит приложения, то они  оформляются на отдельных лисах. При этом нумерация листов может  быть общей для каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного  письма перед подписью. Пример:  
 

     К данному письму прилагается  2 документа  на 3-х листах:

• акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
• счет-фактуры.

     С уважением, главный бухгалтер мебельной  фабрики «Заря»        Никитина Н.К. [10].

                                              РАЗДЕЛ 2

                               ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

     Принято выделять следующие виды деловых  писем:

1. По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие  – используются при подготовке к  заключению коммерческой сделки, а  также при выполнении условий  договоров. К ним относятся следующие  деловые письма:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки 
  , которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков [5, c.21].

Некоммерческие  (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то вопросу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение письмо-сообщение, письмо-уведомление) – предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляю интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-то товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу4
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какие-то мероприятия;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п. [5, c.22].

По  функциональному признаку деловые  письма делятся на:

• письма-ответы – ответы на инициативные письма;
• инициативные письма – составляются по инициативе адресата с определенной целью;
• письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);

По  признаку получателя деловые письма делят на:

• циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
• обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.

По  композиционному признаку деловые  письма бывают:

• одноаспектные – рассматривают один вопрос;
• многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По  структуре выделяют следующие деловые  письма:

• регламентированные – составленные по определенному установленному образцу;
• нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца [5, c.23].

По  форме отправителя деловые письма могут быть:

• конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
• электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
• факсовые – отправленные по факсу.

     2.1. Благодарственное письмо

     Благодарственное  письмо (письмо-благодарность) – вид  некоммерческого делового письма, в  котором выражается благодарность  за выполнение какой-то просьбы, поручения, за сотрудничество. Строгой формы  и четких требований к благодарственному  письму нет, оно составляется в произвольной форме, по мере возможности – на фирменном бланке компании. Благодарственное письмо (письмо-благодарность)

 может  быть инициативным либо ответом  на письмо-приглашение или поздравление.

     Благодарственное  письмо содержит следующие реквизиты:

• шапка (кому выражается благодарность) – указывается по мере необходимости;
• обращение (ФИО человека, если выражается благодарность какому-то конкретному лицу);
• текс письма;
• подпись лица, которое выражает благодарность (должность, ФИО, подпись).

         Благодарственное письмо всегда содержит фразы типа:

         Выражаем глубокую благодарность…

         Выражаем глубокую признательность…

         Компания «Х» выражает искреннюю благодарность …                

и т.п. [7, c.32]. Образец благодарственно письма приведен в Приложении А.

     2.2. Гарантийное письмо

     Гарантийное письмо – это документ, вид некоммерческих писем, который содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказание услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.

     Гарантийное письмо должно быть составлено на фирменном  бланке организации с печатью  и подписью руководителя, иногда и  бухгалтера в т.ч. Его обязательными  реквизитами являются:

• номер и дата исходящего документа;
• название организации и должностного лица, которому оно адресовано;
• наименование документа (Гарантийное письмо);
• текст письма;
• банковские реквизиты, а также размер штрафа в случае нарушения обязательств (в случае гарантии оплаты) [7, c. 33].

     Гарантийное письмо может содержать следующие  формулировки:

     Гарантируем…

     Настоящим письмом гарантируем…

     Компания  «Х» гарантирует…

     Своевременную и полную оплату гарантируем…

     Настоящим гарантируем…

     Характерные черты по составлению гарантийного письма приведены в Приложении Б. 

     2.3. Информационное письмо 

     Одним из видов некоммерческих деловых  писем является информационное письмо, которое содержит в себе сведения официального характера: сообщение, напоминание, предложение, просьбу и прочее. Основная цель информационного письма – проинформировать, известить, прорекламировать, просветит  о дальнейшем сотрудничестве, о сроке  действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции   компании и  т.п.

     Информационное  письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и  увеличения продаж.

     Часто информационное письмо сопровождается приложениями, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также  отдельными положениями законодательных и других правовых             документов [8, c.176].

     Подписывает информационное письмо обычно руководитель компании, иногда его заместитель  или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле. Образец информационного письма указан  в Приложение В.

     2.4. Письмо-запрос

     Письмо-запрос – коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью  получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, наличие товара, сроки доставки, получить прайс-лист, образцы товара и т.п. Письмо-запрос побуждает к  написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения вопроса. 
 
 
 

     Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма:

• реквизиты получателя и отправителя;
• дата документа и исходящий номер (если это письмо-ответ, необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
• реквизиты получателя и отправителя;
• заголовок письма-запроса (должен отражать суть вопроса);
• обращение;
• цель письма;
• суть вопроса;
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подписи отправителя (должность, ФИО, подпись), [8, с.177].

     Письмо-запрос желательно оформлять на фирменном  бланке организации. Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации  либо уполномоченное лицо. Специфические черты письма-запроса  приведены в Приложении Г.

     2.5. Письмо-напоминание

     Письмо-напоминание  содержит побуждение получателя к какому-то еще невыполненному обязательному  действию и меры, которые приняты  в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать  напоминание о долге, о сроке  платежа, может оправляться в  случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.  Письмо-напоминание отправляют в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой. Письмо-напоминание, как правило, состоит из трех частей:

• ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
• просьба выполнить условия контракта;
• основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости) [9].

     Основная  цель письма-напоминания – напомнить  о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать  получателя повторно, если не последовало  ответа. Шаблонными фразами письма-напоминания  являются:

     Напоминаем  Вам…

     Ставим  Вас в известность…

     Обращаем  Ваше внимание…

     Считаем необходимым уведомить  Вас…

     Убедительно/настоятельно просим…

     Требуем от Вас…

     Мы  настаиваем…

     Структура письма-напоминания соответствует  общей структуре делового письма.

     Письмо-напоминание  желательно оформлять на фирменном  бланке организации [9].

     Если  сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме  указываются санкции в случае  невыполнения обязательств. Структура и основные реквизиты письма-напоминания рассмотрены в Приложении Д.

     2.6. Письмо-подтверждение

     Письмо-подтверждение  – это некоммерческое деловое  письмо, в котором подтверждается получение переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее  договоренностей и т.п. Письмо-подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение  является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

     Наиболее  характерными фразами для письма-подтверждения  являются:

          Сообщаем Вам, что мы получили…

          Подтверждаем получение…

         С благодарностью подтверждаем…

         ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

     Структура письма-подтверждения соответствует  общей структуре делового письма [7, c. 185].